電子商務環境下商務電子郵件的寫作

時間：2024-09-25 14:57:53 學人智庫我要投稿

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電子商務環境下商務電子郵件的寫作

　　商務英語寫作課程的教學目標就是要提高學生的應用寫作水平，讓學生寫出高質量的商務電子郵件，在將來的涉外商務交流中給對方留下美好的第一印象。下面是CN人才網為大家整理的電子商務畢業論文范文，歡迎參考~

電子商務環境下商務電子郵件的寫作

　　電子商務環境下商務電子郵件的寫作

　　論文導讀：為了使貿易雙方達到預期的溝通目的，增強郵件的有效性，電子郵件的寫作和信函的寫作一樣，要遵循七個C原則，即簡潔(Conciseness)、清晰(Clearness)、禮貌(Courtesy)、完整(Completeness)、具體(Concreteness)、正確(Correctness)和體諒(Consideration)。商務英語寫作課程的教學目標就是要提高學生的應用寫作水平，讓學生寫出高質量的商務電子郵件，在將來的涉外商務交流中給對方留下美好的第一印象。

　　關鍵詞：商務英語寫作，電子郵件，寫作方法

　　1.國際商務電子郵件與傳統的函電結構對比分析

　　傳統的國際商務信函一般由信頭、日期、封內地址、稱呼、信文、結尾敬語、簽名七個基本成分構成。論文參考網。與傳統的商務函電相比，商務電子郵件的結構趨向于更加簡單明了且重點突出。原商務信函中的信頭和封內地址演變為發件人和收件人的電子郵箱地址，而發信日期則由系統自動生成，不需另外添加。主題欄的作用得到強化，其位置不再位于稱呼的下面，而是被提到了收件人的電子郵箱下面，顯得更加突出和重要。論文參考網。國際商務電子郵件一般仍然采用較正式的稱呼, 如：“Dear

　　Ms. Johnson”, “Dear Mr. Smith”。但如果對方是多年的業務合作伙伴或老客戶，則可以省去“Dear”, 直呼對方的名字, 如：“Hello,Victor”, “Hi, Jenny”。若不能確定具體的收件人,仍可以用“Dear Sirs”或“Ladies and Gentlemen”來稱呼對方。在郵件的結尾部分，傳統的結尾敬語如“Yours faithfully”，“Sincerely yours”等已很少用，現在人們多用bye, best regards，cheers等來作結束語，反映出網絡時代人際溝通輕松隨意的特點。署名可以使用郵件程序中的自動簽名功能，把發信人的簽名、公司名、電話和傳真號碼或其他聯絡方式自動添加到郵件的結尾處。

　　2.國際商務電子郵件的寫作原則

　　為了使貿易雙方達到預期的溝通目的，增強郵件的有效性，電子郵件的寫作和信函的寫作一樣，要遵循七個C原則，即簡潔(Conciseness)、清晰(Clearness)、禮貌(Courtesy)、完整(Completeness)、具體(Concreteness)、正確(Correctness)和體諒(Consideration)。

　　2.1簡潔(Conciseness)

　　簡潔被認為是郵件寫作最重要的原則。一封郵件應精辟清楚地表達發件人想要表達的觀點和內容。因此，在書寫電子郵件時，應長話短說，盡量使用常用的詞匯、短語、結構簡單的短句，避免使用難詞和陳詞濫調，不用長句或從句。

　　2.2清晰(Clearness)

　　清晰是郵件的主要語言特點之一。清晰是指作者思路清晰，行文明了，郵件內容不會被對方誤解。要清楚地表達郵件的要義，必須避免使用意義上模棱兩可的詞語和句子，注意修飾語的位置、語義的連貫性和郵件全文的邏輯性。例如：“The steamer is sailing directly from Shanghai to Los Angelesbimonthly.”在此句中，“bimonthly”這個詞就要避免使用，因為它既有“兩個月一次”的含義，又表示“一個月兩次”。

　　2.3禮貌(Courtesy)

　　禮貌是指發件人在措辭和表達方式上通過使用虛擬語氣，委婉語氣等方法及運用一些語用策略，婉轉、迂回、和緩地表達觀點，提出要求，從而給收件人留下有知識、有修養、素質高的印象，使對方容易接受一些請求并愿意進行合作。例如：句子“We did request that you send us by registered mail.”就比“You forgot to send us the report by registered mail.”要更加禮貌。

　　2.4完整(Completeness)

　　完整是指發件人要對收件人提供其需要的所有信息，答復其提出的所有問題并爭取滿足其提出的一切要求。同時，還要注意在格式上郵件的基本組成部分缺一不可。例如買方在表示接受賣方的報盤時，要詳細說明接受條件并引述受盤的依據，如報價單，產品目錄、宣傳冊或某日的郵件內容等。

　　2.5具體(Concreteness)

　　每一封郵件都應有一個具體、明確的主題，盡量避免含糊、籠統、抽象的表述。必須強調具體的事實、數據和時間，以使收件人閱件后采取具體的行動，解決具體的問題。例如對某一商品報盤時，必須詳細地說明品名、價格、數量、包裝方式、支付條件、裝運時間、裝運港等具體的交易條件和發盤的有效時限。

　　例如：

　　Hi,Johnson:

　　Wehave received your mail of April 6 and now we are in a position to offer youwoolen blankets as follows:

　　Quantity:“Peacock” Brand Woolen Blanket

　　Size:66 x 78inches

　　Weight:6 lbs

　　Color:Red and Brown

　　Quantity:5000 pcs

　　Price:US $ 30 each piece CIF Montreal

　　Shipment:During August to September

　　Termsof Payment: Draft at 30 days under irrevocable L/C

　　Thisoffer is firm subject to your immediate reply reaching us not late than the endof this month.

　　Bestregards,

　　Linda

　　Director

　　2.6正確(Correctness)

　　由于商務電子郵件涉及到商務活動雙方的權利和義務關系，因此，其準確性對雙方的溝通至關重要。具體而言，不僅電郵的內容要敘述準確，其格式、語法、標點符號和拼寫也要做到準確無誤，以免引起誤會，造成糾紛。校對很關鍵，尤其是日期、數字和收件人的信箱不能弄錯。

　　2.7體諒(Consideration)

　　起草郵件時，一定要設身處地為收件人著想，考慮他們的感情、希望、要求和利益等，給收件人留下好感和深刻的印象，從而極大地提高郵件的有效性。應盡量以積極的態度，從“對方角度”來進行表達。例如：“We feel sure that you will be entirely satisfied.” 就比 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 態度上要顯得更積極;“You earn a 3% discount when you pay cash.” 要比 “ We allow you a 3% discount for cash payment.” 顯得更易被接受且更富有人情味。

　　3.商務電子郵件的寫作注意事項

　　3.1設置電子郵箱時，最好包含發件人的具體姓名，方便收件人辨認信件的來源，把重要的或正期待的郵件與垃圾郵件區分開來。

　　3.2郵件的標題應當簡潔明了。郵件的標題是郵件主要內容的濃縮, 簡明的標題可起到內容索引的作用, 決定了收件人瀏覽郵箱時是否閱讀郵件，便于收件人在大量的郵件中去尋找需要的信息，可以極大地提高收件人處理郵件的效率。因此, 為了確保收件人能及時閱讀郵件, 郵件的標題一定要引人注目并爭取用最精練的語言概括出郵件的要旨，以滿足收件人對郵件的合理預期。標題通常用名詞短語或動名詞短語來表示，這是為了使郵件信息清晰具體、一目了然，例如：“Your Meeting in New York”, “Your Order No. 933”, “Complaints about PoorPacking” 等。

　　3.3郵件內容的主流書寫格式是平頭式(或叫齊頭式)。平頭式是指郵件內容的各部分都從每行的最左邊開始, 不需空格。由于商務人士每天要處理大量的郵件，采用這種格式寫作，便于提高打字速度和辦公效率。

　　3.4正文的寫作。正文是電子郵件的核心部分, 通常由兩三個或三四個簡短的段落構成。每個段落只表達一個主題。表述內容時一定要完整清楚，得體自然，盡量多用英語主動語態，少用被動語態。另外，可以適時、適量地使用商貿行業常用的縮略語。例如，S/C(銷售合同)、 B/L (提單)、 ASAP(盡快)、C/O(原產地證)、LCL (拼箱)等。在內容較為嚴肅或是文體較為正式的電子郵件中，應避免使用表情符號。

　　3.5附件的應用。由于篇幅的原因，難以在正文中包含的內容最好放在附件中來發送。用于附件的文檔應該選用WORD、EXCEL等廣泛使用且功能強大的文字或圖表處理軟件，避免收件人在軟件兼容方面出現問題。

　　3.6郵件的回復。論文參考網。由于人們交流頻繁，每天可能會處理數十封乃至上百封郵件，不可能清楚記得所有郵件的內容。回復郵件時，發件人應利用“回復”功能將對方發來的郵件附上，方便對方回憶相關郵件的內容，從而節省時間，提高效率。

　　4.結語

　　商務英語寫作課程的教學目標就是要提高學生的應用寫作水平，讓學生寫出高質量的商務電子郵件，在將來的涉外商務交流中給對方留下美好的第一印象。商務郵件的寫作要遵循七個C的原則。得體、規范的電子郵件，有助于交易雙方建立和鞏固良好的國際商務合作關系，對最終取得交易的成功將起到重要的推動作用。

　　參考文獻

　　[1]廖瑛,莫再樹. 國際商務英語語言與翻譯研究[M].北京：機械工業出版社，2005：21-53.

　　[2]李波, 溫建平.國際商務電子郵件的寫作[J].國際商務研究, 2000,(3):59-61.

　　[3]常玉田.英語商務信函寫作[M]. 北京：對外經濟貿易大學出版社, 2006:106-109.

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