信息技術下的檔案管理

信息技術下的檔案管理

　　　　［內容摘要］

　　因為，檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠較好地了解過去，把握現在，預見未來；借助檔案，促進各項工作順利開展。

　　隨著信息技術在幼兒園的應用，《信息技術在幼兒園檔案管理的實驗研究》作為幼兒園總課題的子課題，探索研究運用信息技術管理檔案的辦法。在專家的幫助下，我園最早開發出了檔案管理平臺，工作也應借助信息技術管理檔案，使其更加規范、合理、科學。

　　［關鍵詞］多媒體技術 檔案管理

　　隨著科學技術日新月異的發展，電腦、多媒體逐漸走進幼兒園，成為幼兒園各項工作中不可或缺的好助手。我園獨立承擔的省級“十五”立項科研課題《將信息技術運用于幼兒園教學與管理的實驗研究》，歷時三年，經過我們不懈努力的實驗研究，開發并建立了適合幼兒園各項工作的辦公平臺和管理軟件。隨著信息技術在幼兒園的應用，《信息技術在幼兒園檔案管理的實驗研究》作為幼兒園總課題的子課題，探索研究運用信息技術管理檔案的辦法。在專家的幫助下，我園最早開發出了檔案管理平臺，工作也應借助信息技術管理檔案，使其更加規范、合理、科學。因為，檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠較好地了解過去，把握現在，預見未來；借助檔案，促進各項工作順利開展。

　　一、借助辦公平臺的宣傳，提高檔案的利用率及效果

　　檔案是一個單位保留下來有參考、借鑒價值的、有幫助單位順利、開展各項工作作用、給以后的工作提供啟示、開闊思路的可利用的重要資料。為了使這些有利用價值、靜態的資料變為可活動的、為我們所用的資料，借助幼兒園辦公平臺進行大力宣傳檔案的作用，利用的好處，老師們只要進入辦公平臺就能接收到有關宣傳檔案的信息，即省時、省力、又能提高工作效率。

　　比如開學初和學期末，各教學班班長借閱班級工作計劃總結做參考，為開展工作開闊了思路。特別是對新當選的年輕的教學班班長起到了典型引路的作用，就象年輕的新當選的班長老師在“檔案利用效果反饋”中這樣寫到：我是一名新教師當選了班長，即是高興的事情，又是發愁的事情。因為班長要全盤考慮班級各項工作，撰寫班級工作計劃、總結，作為一名年輕的教師，初次當班長，哪有這種經驗，向別人請教呢，這時，人人都很忙，也不可能向你說得很仔細。在我躊躇滿志時，看到辦公平臺上檔案員老師對檔案作用的宣傳后，借閱了最新的一卷班級計劃檔案，如獲家珍的細讀，當時茅塞頓開，第一次寫的班級計劃就受到領導的好評。老師們通過辦公平臺，了解檔案的作用與好處后，紛紛借閱檔案資料。根據各工作崗位的不同，所借閱檔案的類別也就不同。教研組長借閱教研檔案、財會人員借閱財務檔案、保健員借閱衛生保健檔案等等。有效的幫助了各個崗位的人員順利開展創新工作，真正發揮檔案所應有的作用。當老師們在工作中遇到困難時，都會想到檔案這位“助人為樂”的好朋友。

　　二、借助多媒體，提高檔案案卷的質量

　　檔案管理從某種程度上講可以體現一個單位的管理水平，展示一個單位風貌的窗口。所以，檔案的質量至關重要。檔案要體現出它最大價值，發揮出它最大的、所擁有的作用，質量是關鍵。利用多媒體技術實現了這一點。

　　首先，利用多媒體技術，使歸檔資料格式統一、紙張統一、字體統一，避免了手寫體的字體、筆的色跡不統一；格式也會有差別；紙張雖能保證統一，但不能保證它的規整。統一打印的檔案資料字跡清晰、規整，便于借閱，給人有賞心悅目之感。

　　其次，在檔案管理工作中，自主探索、實踐，利用多媒體技術打印卷皮，充分體現辦公自動化，實現無紙化辦公。根據卷皮的大小、固有的格式、設計打印格式。根據卷皮題目內容、起止年月、保管期限、件數、頁數及案卷號等所在卷皮的位置，進行細致的調整，使打印的內容正好是所在卷皮的位置，這樣卷皮上沒有手寫字，為整個案卷又增添了色彩。

　　如在我園省級“十五”重點研究課題結題檔案整理中，充分運用多媒體技術，對所有的案卷材料統一一個格式打印，卷皮全部打印，整個檔案材料清晰、規整，得到與會專家、領導、老師們的廣泛贊譽，特別是案卷皮的打印，更是得到充分認可，同行紛紛咨詢卷皮的打印方法。區教科室的領導老師還要去了打印格式。檔案為課題結題發揮了極大的作用，也起到了骨干輻射作用，兄弟園所也逐步開始實施案卷皮的打印。也為2004年檔案升級考核順利通過奠定了基礎。

　　利用多媒體技術對檔案進行修飾、整理，提高了檔案的質量，為更好的保存檔案提供了有力的保證；為檔案利用效果提供了有利的的保證；為實現檔案的價值、發揮檔案的作用提供了有利的保證。

　　三、借助網絡，促進電子檔案機讀目錄的進一步完善

　　我們幼兒園是全區最早開發檔案管理平臺的，也是最早使用計算機管理檔案的單位，即電子檔案機讀目錄。開始，把檔案的分類標準輸入電子檔案，然后在各類的保管期限下是各類的案卷目錄。但是，卷內文件目錄就沒有了，這樣就不能實現網上查找檔案的愿望。經過區電教站齊魯網校的領導老師精心研究開發，開發出了更科學、更合理、更實用的能根據類別、保管期限輸入案卷目錄和卷內文件目錄。這樣，全區統一使用這一個、只有檔案管理員才能有權限進入的檔案管理軟件，由區辦公平臺統一管理使用。我園借助網絡的優勢，把所有室藏檔案已逐步輸入市中區辦公平臺的檔案管理平臺，實現了電子檔案機讀目錄，還可以把原始材料保存到管理軟件中。要查找檔案，按類別、保管期限就可找到要查閱的案卷及卷內文件內容目錄，根據它的卷號很快找到實際的案卷材料，即省時、省力、省物，又便于保存、查找。

　　四、借助信息技術，幼兒園檔案管理工作逐年升級

　　2002年幼兒園檔案管理平臺建立，隨之幼兒園檔案機讀目錄也應運而生。但是檔案案卷質量還是以往的面貌：卷皮中的單位名稱、類別、保管期限是印章字，用墨不均勻，使字跡時而一片黑，時而不清晰；案卷題名、起止時間、頁數等是手寫字，再好的硬筆書法，寫在案卷皮上也不顯整齊。整個案卷給人第一感覺就是從卷皮上反映，不清晰、不美觀，再加上由于種種原因卷皮有些改動，更顯齷齪。卷內文件雖然采用了打印，但對文章格式、字體、字號沒有統一要求，使之五花八門，翻看一卷材料還是有零亂之感，所以，這時的檔案管理在考核中勉強達到合格等級。

　　2004年通過競崗雙向選擇，我競選上檔案管理崗位，開始圍繞《信息技術在幼兒園檔案管理的實驗研究》課題不斷深入的研究、探索，探索出了使檔案管理更規范、更科學、更合理、更美觀工作方法：設計出卷皮打印格式、存檔材料統一格式。對2000年以后的全部案卷皮進行修改打印，對這時以后的存檔材料都有我一人經手，嚴格格式要求打印。所以，案卷質量迅速提高，并把幼兒園所有室藏檔案輸入市中區教育局統一管理的檔案管理平臺，實現真正意義上的電子檔案機讀目錄，因為他較之幼兒園檔案管理平臺更完善、更實用、更清晰，在年終檔案升級考核中獲得了省二級的最高分89.5分。當時，考核祖的領導在反饋意見時說：“根據申報等級不能越級升級，所以只能打分89.5分”。

　　2005年根據考核組給我們提出的改進意見，對照考核書目標逐一修改完善，各項制度、辦法、責任書重新修訂、簽定，根據制度增設了“幼兒園重大活動（會議）記錄表”、“檔案鑒定、銷毀登記簿”，并根據幼兒園當年舉行的重大活動或召開的重大會議，做了文字記錄說明，在2005年升級考核中，幼兒園檔案達到了省一級水平，而且是省一級的最高分97分，實現了幼兒園檔案管理最高目標。

　　總之，在高科技、信息技術迅猛發展的今天，對人的綜合素質要求就越來越高。隨著信息技術不斷迅速的提高，檔案管理的要求也就會更高，對檔案管理人員的要求也會越來越高。為管理好檔案，就要不斷提高操作、探索、掌握信息技術。運用多媒體信息技術管理檔案，不僅提高檔案的質量，而且能提高檔案的利用率，使它真正成為檔案管理的有效工具，實現它的最大效能。這就是信息技術下的檔案管理。

　　［作者簡介］

　　李曉瑩、女，小教高級教師，從教26年，撰寫的各種論文參加省市區論文評比一、二、三等獎

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