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構建高職高專院校教學檔案分類實體的思考論文
高職高專院校的教學檔案，是學校教學經驗、技術資源儲備的形式，是學校教師集體勞動成果和智慧的結晶，是衡量學院管理水平和教學質量的重要依據，是學院檔案的主體、核心和重點。凡在教學管理和教學活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像和實物等不同形式的歷史記錄，都是教學檔案。
上個世紀九十年代，國家教委相繼頒布了《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》，經過十幾年來的實踐，各高校對它分類范疇的界定，客觀上保證了分類體系的連續性這一優勢有了進一步的認識。隨著高等教育事業的發展，特別是高職高專院校人才培養工作自身特點的需要，我們也發現，原來確定的歸檔范圍和保管期限，已不能適應當前教學改革和發展的需要，給當前的檔案管理工作造成了一些困擾。因此，筆者認為，高職高專院校應在繼續保持《實體分類法》和《工作規范》特點優勢的前提下，適應當前人才培養工作水平評估的需要，進行必要的修訂工作，以期適應檔案現代化管理發展的需要。本文就此作一些探討，以求同行賜教。
一、教學檔案實體分類構建的原則
以教育部高職高專人才培養工作水平評估體系為標準，以《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》為參照，結合高職高專院校辦學方向和人才培養目標的正確定位，結合學校教學工作和檔案工作的自身特點，與時俱進、開拓創新、求真務實，科學地界定歸檔范圍和保管期限，構建符合高等職業技術教育發展需要的教學檔案分類實體。
1、嚴格地遵循教學工作的規律。高等職業教育辦學的一個明顯特點和人才培養目標，就是培養技能型、應用型人才，由人才培養目標決定了它的一切必須按教學規律辦學，教學檔案同樣應遵循教學規律。
2、鮮明地體現教學檔案的特點。黨群類、行政類、基建類、設備類等類別的檔案，其內涵具有普遍性，唯有教學檔案它的內涵更為豐富，它的實體更是豐滿，教學檔案是高職高專院校檔案的主體。
3、科學地保持教學檔案的內在聯系。從教學類檔案的構建來看，其縱向脈絡是比較清晰、相對獨立的，而其橫向聯系卻是非常緊密的，如；招生、學籍、畢業生之間；專業建設、課程建設、實習教學、實驗教學之間；師資、課務、考務、質量評價、學風建設之間等，整個教學過程的每個環節始終是相互聯系、不可分割的。
4、創新地形成教學檔案管理的長效機制。制度的建立不是一個很長、很復雜的過程，但是，執行和鞏固制度的過程也許是一個漫長而艱辛的過程。通過高職高專院校人才培養工作水平評估，以評促建，創新地形成教學檔案管理的長效機制，建設的過程更加重要。
二、教學檔案實體分類構建的內涵
教學檔案實體分類的框架設計為十四條一級條目，各條目之間既相對獨立，又有聯系，每個一級條目下面設有二級條目若干個，有的二級條目下面還設有三級條目若干，按學年度，由校、系、教研室三級分別進行收集、整理和歸檔，按電子文件和紙質文件的不同載體分別歸檔、保管。
1、綜合（JX11）。主要是教學管理和教學基本情況的文件材料。如：上級下達的有關教學工作的文件材料；學校教育事業發展規劃；產學研合作方案、成果、總結；學院教學工作計劃、總結；學院教學管理工作規章制度匯編；學院教學工作會議記錄；學院教學基本建設規劃；學院教學設備的裝備情況；圖書館藏書情況；校園網建設情況；體育器械統計情況；學院運動會材料等等，這些檔案材料的保管期限大部份為永久。
2、師資（JX12）。主要是師資隊伍結構和建設方面的文件材料。如：學院師資隊伍建設規劃、師資隊伍建設實施意見、年度工作計劃及總結；教師和教學管理人員工作職責、工作規范；教師崗位聘任合同書；國家、省、院各級人才培養工程對象材料；專業帶頭人、骨干教師、雙師型教師材料；青年教師培養方案及實施辦法；教師獲院級及以上各類教學、科研評獎申報、評審材料及證書復印件；教師獲各級各類先進表彰情況匯總；教師業務檔案；外聘、兼職教師管理文件、資格審批、協議書、匯總表等材料；校內“雙肩挑”教師兼課資格審批表、匯總表；教學工作量統計匯總表等等，這些檔案材料的保管期限為永久或長期。其中教師業務檔案是一項面廣量大的建設任務，要求每一位教師都必須建立業務檔案。
3、招生（JX13）。主要是招生及新生錄取工作方面的文件材料。如：上級有關招生工作的文件材料；招生計劃、錄取率、報到率統計材料；新生錄取材料及新生名單；學院招生工作計劃、總結材料；委培、代培、自費生計劃、合同及名單；新生素質調查材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
4、學籍（JX14）。主要是學生學籍管理及獎懲情況的文件材料。如：新生入學登記表；每學年初在校學生名冊；在校學生檔案；學生學籍卡；學生照片冊；學生學籍變更材料（升級、參軍、休學、復學、轉專業、轉學、退學）；學生獎勵材料（獎學金、優秀學生）；學生處分材料等等，這些檔案材料的保管期限為永久或長期。其中學生檔案也是一項面廣量大的建設任務，要求為每一位在校的學生都建立檔案。
5、畢業生（JX15）。主要是學生畢業就業工作方面的文件材料。如：上級有關畢業生就業的文件材料；畢業生工作計劃、總結；畢業生畢業資格審核材料；畢業生驗印名冊；畢業生一次性就業率證明材料、統計表；畢業生當年年底就業率證明材料、統計表；畢業生就業協議、合同；單位用(聘用)畢業生審核備案表；畢業生質量跟蹤、信息反饋材料、質量分析報告等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
6、專業建設（JX16）。主要是人才培養目標和專業建設方面的文件材料。如：人才培養目標論證報告；新開或調整專業的社會調研記錄、申報、審批材料；各專業建設規劃；專業建設方案、年度實施計劃、建設工作總結；各專業指導委員會工作記錄；各專業教學計劃；專業教學計劃調整審批材料等等，這些檔案材料的保管期限大部份為長期。
7、課程建設（JX17）。主要是課余建設和教材工作的文件材料。如：課程建設規劃；院級以上重點課程建設申報材料、審批、驗收材料；分專業各課程（理論、實踐）教學大綱匯編；學期各課程（理論、實踐）授課計劃；選修課程內容介紹匯編；雙語教學課程建設相關材料；學院教材建設規劃，年度實施計劃；省、國家級建設教材申報材料、審批、驗收材料；院級以上獲獎教材統計表、證書復印件及樣書；參加各級各類出版教材編審統計表及樣書；自編校本教材、教學指導書、實驗、實習指導書和習題集、教學參考資料統計表及樣書；各專業選用教材目錄、審批表；教材訂購計劃表；各課程選用（理論、實踐）教材統計表及樣本；教材采購及管理實施辦法；教學聲像資料、多媒體課件建設統計表及實樣；教學內容、方法、手段等改革相關材料；優秀、典型教案；重要的集體備課記錄；選修課開設課程名稱、課程表；重修課開設報名表、課程表、授課計劃、學生考勤材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
8、實習教學（JX18）。主要是教學實習、畢業設計、技能鑒定方面的文件材料。如：各系學期實習教學工作計劃、總結；院內、外實訓基地建設材料（建設報告、建設計劃、建設總結、協議書等）；實習學生、實習指導教師（學院、企業）名單和實習場所匯總表；實習（專業認識、實習、課程設計等）指導書、授課計劃、任務書、指導記錄；學生畢業設計（論文）管理文件；學生畢業設計（論文）任務書、指導記錄；畢業設計成果材料；學生畢業設計（論文）成績匯總表；學生畢業設計（論文）成績匯總表；學院職業技能鑒定站組織鑒定工作材料；學生專業技能、職業技能、職業資格證書考證通過率統計材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
9、實驗教學（JX19）。主要是實驗室建設方面的文件材料。如：實驗室建設報告、批復、建設總結材料；實驗室建設報告、批復、建設總結材料；實驗指導書、指導記錄、實驗報告；實驗開出項目、開出率匯總表；實驗室材料購置、消耗、庫存明細表；實驗室、機房、多媒體、語音室、專業教室等教學設備臺賬、使用記錄、管理規章制度等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
10、課務（JX20）。主要是教學進程開課計劃等文件材料。如：院歷；院歷；教學進程表；理論和實踐教學總課程表、課程與任課教師安排表；系、部學期任課教師（專任、雙肩挑、外聘、兼職）基本情況統計表；調課審批表；教室日志等等，這些檔案材料的保管期限永久或短期。
11、考務（JX21）。主要是考試和能力測試方面的文件材料。如：課程試題庫和試卷庫；班級/課程期末試卷；各課程（理論、實踐教學）學生成績記錄表（含平時、期中、期末、總評成績）；按課程歸類補考試卷；補考成績記錄表；重修課考試試卷；重修課考試試卷；選修課成績記錄表；系、部按課程進行的教學效果分析；考場、監考、巡考人員安排表；監考人員培訓會材料；考場記錄；考試違紀成績處理材料；學生英語應用能力考試通過率統計材料（三、四、六級等）；學生計算機應用能力考試通過率統計材料（省、國家）；普通話水平測試等通過材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
12、質量評價（JX22）。主要是教學質量評價評估方面的文件材料。如：學院關于教學質量保障與監控工作文件；學院關于教學質量保障與監控工作文件；教學管理規程匯編；教學質量期初、期中、期末檢查計劃、總結材料；教師、學生座談會記錄；學期各級教學督導工作計劃、記錄、總結；學生信息員教學信息處理記錄材料；教師、學生教學質量座談會記錄；同行、領導聽課記錄；各類專項教學評估材料；教學質量測評材料；教師評學材料；教學異常個案處理材料等等，這些檔案材料的保管期限為長期。
13、學風建設（JX23）。主要是學生素質、學風教育方面的文件材料。如：學生素質教育規劃；開展學生素質教育活動材料；加強學風建設措施材料；學生參加院級以上科技競賽、發明創造、發表論文、體育獲獎等統計表、證書復印件；院級以上優秀班集體表彰材料；按年度在校學生素質評價、分析報告等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
14、教學研究（JX24）。主要是教學研究工作方面的文件材料。如：上級有關教學研究工作的文件材料；學報；教師和教學管理人員在社會學術團體中任職情況；學院及以上教科研成果申報材料、審批、驗收材料；系（部）教學研究工作會議記錄；教研室教學研究工作會記錄、教研活動記錄；教師獲教研、科研成果一覽表等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
三、教學檔案實體分類構建的意義
由教學檔案的本質屬性，決定了它在高職高專院校人才培養工作水平評估中的重要地位，與人才培養工作水平評估密不可分。因此，科學地構建教學檔案的分類實體，是各校規范教學管理秩序、加強教學檔案制度化建設，做好“迎評促建”的一項非常重要的建設性工作。
1、規范了高職高專院校教學工作的秩序
根據教育部《高等專科學校、職業技術學院、成人高院校教學管理要點》和《高等學校檔案工作規范》，科學地構建教學檔案的分類實體，對高職高專學校的教學常規管理本身是一個很大的促進，規范了教學工作的秩序。
2、豐富了高職高專院校教學檔案的館藏
學校人才培養工作的主要信息大量地積累在教學檔案里，由教學檔案記載和反映著學院的人才培養水平。教學檔案提供的都是教學工作各個環節中形成的原始材料，這些材料是教學效果的客觀真實反映，是教學成果的不斷積累，足以證明學院的辦學實力和教學水平。與時俱進、科學地延伸教學檔案分類實體，將豐富教學檔案館藏的內涵。
3、提升了高職高專院校教學檔案的水平
根據高職高專院校人才培養工作水平評估標準的要求，科學地構建教學檔案的分類實體，形成教學檔案管理的長效機制，這是一個創建的過程，也是一個不斷創新的過程，極大地拓寬了檔案人員的視野，拓展了檔案工作的思路，創新了教學檔案管理的模式，提升了高職高專院校教學檔案的水平。
參考文獻：
1、國家教委《高等學校檔案實體分類法》（1993）
2、國家教委《高等學校檔案工作規范》（1993）
3、教育部高等教育司《高職高專院校人才培養工作水平評估》（人民郵電出版社，北京 2004.6.）
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