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檔案管理工作內容與模式的轉變探究
摘要：科技的飛速發展，讓人們進入了信息時代，檔案的形式也發生了顯著的變化，由傳統的紙質檔案逐漸轉變為電子檔案，由此引出檔案管理工作內容和模式的轉變。檔案管理者應該根據時代發展的要求，積極學習和研究，更好地完成檔案管理工作。 關鍵詞：檔案管理 內容 模式 轉變 隨著信息技術的飛速發展，檔案管理mf"F的內容與模式發生了翻天覆地的變化，檔案管理工作必須跟上時代發展的腳步，及時改變思路，改變工作方式，做好檔案管理工作。 一、工作內容的轉變 1.檔案的收集 傳統的檔案以紙質檔案為主，檔案管理人員只需要坐等檔案的最后形成，然后進行歸檔即可，一般都是一項議案或一項工程最終的議案結果，缺少中間出現的有意義的創意和方法，也難以體現整個過程。但在信息化時代，人們可以將這些完整地記錄下來，只是有時會分散地存放在個人的計算機中。檔案人員如果坐等檔案的最后形成，將會失掉這一部分檔案，所以，信息時代的檔案管理者比傳統的檔案管理者更具主動性，他們會在專業人員的指導下主動學習專門的檔案信息接收管理平臺，對電子檔案進行有效收集和管理。 2.檔案的保存 傳統的檔案保存，需要大量的人力、物力和精力，而且因為數量繁多，查閱起來相當費時費力，已經不能滿足人類社會獲取信息的飛速增長的要求。電子檔案不但有利于收集完整的檔案信息和對信息進行有效保存，傳播起來也極為方便。傳統的檔案保存重點考慮的是檔案庫房和檔案柜的設置，在設計檔案館時，電子文檔的保存主要考慮檔案的增長速度，電子存儲量及更新換代的趨勢。現代化的檔案觀，不但應該具有保存各種格式電子文檔的能力，還應有能力將紙質文檔轉換成電子文檔。以提高整體檢索速度。 計算機網絡有一定的不穩定性和不安全性，信息丟失或失真現象在所難免，這就要求檔案管理工作者定期對電子文檔進行數據備份，保證即使計算機出現問題，造成檔案信息丟失或失真的情形，也可做到有備無患，只需使用備份對原來信息進行恢復即可。 3.工作新內容 （1）設備故障安全防范。網絡計算機硬件等系統一旦出現故障，一般會導致計算機存儲的數據完全丟失或者無法保持原有數據的存儲狀態。這就要求檔案管理者在設計檔案管理系統之初就充分考慮到這個問題，積極設置系統安全應急措施，進行數據的異地備份。當計算機發生故障時，積極采取應急措施，或采用操作簡單、比較節約但容易造成最新數據丟失的冷備份機制，保護大部分數據，或采用保證系統應用程序和數據相對安全的雙機熱備份機制，這樣，當一臺服務器出現故障時，另一臺服務器可以及時代替其工作，不至于因為系統維修耽誤工作。 （2）權限控制。權限控制主要是防止對檔案信息進行拷貝、惡意篡改或破壞，所以對用戶可以訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源進行了一定的限定，并且對能執行的操作做了限制。防火墻控制，用于防止網絡中的黑客。 （3）訪問控制。訪問控制技術的主要任務是保證檔案信息不被非法訪問和非法使用，具體措施包括：入網訪問控制、權限控制和防火墻控制。入網訪問控制，控制用戶可以登錄的類別及登錄的時間和網站。 （4）病毒防治。如果檔案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性將受到嚴重破壞，甚至完全毀壞。這就需要檔案管理工作者安裝最新的、比較有效的查毒、殺毒軟件，避免將手機和U盤上的病毒攜帶到電腦上，同時密切關注網絡病毒動態，適時對服務器和客戶端查毒和殺毒。 二、檔案管理模式的轉變 傳統檔案對于保密級別，一般在案卷上呈現出來，檔案管理人員可以根據卷宗上標記的保密級別進行分別管理。保密方式一般采用對檔案實體進行控制，只要檔案實體不被復制、拍攝或盜取，就算完成保密任務。對于當下的電子檔案，其信息系統本身就具備較高的安全性，可以根據檔案的不同密級，確定向哪些人群開放。 傳統的檔案，如果有人需要觀看，首先需要辦理借閱手續，歸還之時還要辦理歸還手續。借閱人借出去的這一段時間，檔案就會暫時離館，而且在借閱的過程中，借閱人可能會對檔案造成一定的損害，難以保存其原始性。對于電子檔案來說，原始文件和復制的文件毫無區別，無論進行多少次的閱讀，都不會損害檔案的原始性，也不會發生檔案離館一段時間的現象，更不需要進行歸還，由此節省了一部分人力、物力和財力。 傳統檔案管理中，分類和檢索緊密聯系，不可分割，進行分類立卷的目的主要是更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，只要在計算機中要輸入與所查檔案相關的關鍵詞，檔案文件就可以順利查出，基本不需要分類。但是人們為了更好地利用檔案信息，還是對檔案進行了詳細分類。 總之，檔案管理工作要根據時代發展的需要，不斷進行調整、改革、完善和創新，提高檔案管理工作的效率和質量，讓檔案為社會發揮應有的作用。 參考文獻 [1]趙培青，杜俊瑞.對檔案管理工作的研究與思考[J].山西科技在，2005（6） [2]王云鷗.檔案管理的探索與實踐[J].建材發展導向.2010（4）
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