人事作業程序

人事作業程序

前 言

第一條 依據本公司辦事細則第十九條規定辦理。

第二條 為使本公司人事作業正軌化、制度化，能在有序可循的情況下，使本公司人事統一、脈絡一貫，并加強人事部門與各部門間的了解，借以更密切配合，提高工作效率，

特制訂本程序。

□ 主 辦

第三條 人事作業負責單位隸屬于管理部(科)，設科長一人，承上級之命，負責下列全盤人事業務。

(一)依據公司業務需要，研究組織職責及權責劃分的改進方案。

(二)配合公司經營目標，依據人力分析及人力預測的結果，擬訂人力資源發展計劃及人員編制數額，并根據人力發展計劃，籌劃各項教育及訓練。

(三)設計、推行及改進人事管理制度及其作業流程，并確保其有效實施。

(四)經與各單位主管會商，擬定每一職位的工作標準及其所需資格、條件，以求適才適所。

(五)依生活水準、薪資市場情況及公司政策，建議研訂合理的員工待遇。

(六)制定各項員工福利與工作安全措施，并維持員工與公司間和諧關系。

第四條 人事科另設專員及辦事員各若干名，分別負責下列工作

(一)專員：

行政公文處理；

2.員工征信調查及對保工作；

3.招募行政工作；

4.考績行政工作。

(二)辦事員：

1.資料檔案管理；

2.勞保行政工作；

3.考勤行政工作。

第五條 人事科組織關系

(一)受秘書處主任指揮及監督，并向其直接報告。

(二)以誠懇友善態度與其他單位協調、聯系，并就其所提出的有關本單位工作的詢問、

質疑予以解答。

(三)在權限內督導各部門有關人事事宜。

(四)為達成本單位的任務，與其他有關方面建立并保持必要的聯絡。

□ 組 織

第六條 為了完成本公司的任務與目標，而將應處理的工作做適當分配安排，對所有員工有效運用，制定本公司“組織系統表”，并視情況每年定期檢查修訂。

□ 體 制

第七條 區分組織中縱的性質與橫的程度及其交錯的結構體制，據此而設定本公司“職

位(等)及職稱配置表”作為人事管理基礎。

□ 工作分析

第八條 公司確立組織體制及人事措施實行前，須將各項工作職責的任務，以及工作人員的條件等予以分析研究，做成“職務說明書”作為人事行政的依據。

□ 分層負責

第九條 為明確劃分各層人員的人事權責，擬定“人事權限劃分表”，表中所列的權責，各層人員均應確實負責辦理，不得借詞推諉，實施時如遇困難或特別事情發生，應向上一 級人員請示后予以處理。

□ 編 制

第十條 本公司為推行業務及基于人事預算控制，對各部門可設職稱及可用員額予以規定，訂立各單位“員額編制表”并視情況每年定期檢查修訂。

□ 人力控制

第十一條 根據編制，本公司定期召開人力檢查會，就現有人員適職與否、流動率、缺

勤情況及應儲備人力及需求人力做正確、客觀的檢查建議，作為人事科研訂人力計劃，辦理開拓人力來源的參考依據。

第十二條 人員撥補申請作業程序如下

(一)各單位如須增補人員，先至人事科領取“人員撥補申請單”填妥后，匯人事科辦理。

(二)人事科接到申請單后，應調查所申請人員是否為編制內所需求，其職位薪資預算是否在控制內，其需要時機是否恰當等問題。

(三)人事科調查后，即就申請人員的來源做正確的擬辦建議，呈總經理核準后，根據指

示辦理招募預備工作。

(四)人員撥補申請單經批示完畢后，均應轉回申請單位，人事科憑副本辦理。

□ 招募甄試

第十三條 人員招募作業程序如下

(一)人事科收集人員撥補申請單至一定時期，即行擬訂招募計劃，內容包括下列項目：

1.招募職位名稱及名額；

2.資格條件限制；

3.職位預算薪金；

4.預定任用日期；

5.通報稿或登報稿(訴求方式)擬具；

6.資料審核方式及辦理日期(截止日期)；

7.甄試方式及時程安排(含面談主管安排)；

8.場地安排；

9.工作能力安排；

10.準備事項(通知單、海報、公司宣傳資料等)。

(二)訴求：即將招募消息告訴大眾及求職人，如下：

1.登報征求：先擬廣告稿，估計刊登費，決定刊登何報、何時，然后聯絡報社。

2.同仁推薦：以海報或公告方式進行。

(三)應征信處理：

1.訴求消息發出后，會收到應征資料，經審核后，對合格應征者發出“初

試通知單”及“甄選報名單”，通知前來本公司接受甄試。

2.不合格應征資料，歸檔一個月后銷毀，但有要求退件者，應給予退件。為了給社會

大眾一個好的印象，對所有未錄取者發出“謝函”也是應有的禮貌。

(四)甄試：新進人員甄選考試分筆試及面談。

1.筆試包括下列：

(1)專業測驗(由申請單位擬訂試題)；

(2)定向測驗；

(3)領導能力測驗(適合干部級)；

(4)智力測驗。

2.面談：由申請單位主管、人事主管、核定權限主管分別或共同面談，面談時應注意 ：

(1)要盡量使應征人員感到親切、自然、輕松；

(2)要了解自己所要獲知的答案及問題點；

(3)要了解自己要告訴對方的問題；

(4)要尊重對方的人格；

(5)將口試結果隨時記錄于“面談記錄表”。

3.如初次面談不夠周詳，無法做有效參考，可再發出“復談通知單”，再次安排約談。

(五)背景調查：

經甄試合格，初步決定的人選，視情況應做有效的背景調查。

(六)結果評定：

經評定未錄取人員，先發出謝函通知，將其資料歸入儲備人才檔案中，以備不時之需，

經評定錄取人員，由人事主管及用人主管會商進用日期后發給“報到通知單”，并安排職前訓練有關準備工作。

(七)注意事項：

應征資料的處理及背景調查時應尊重應征人的個人隱私權，注意保密工作。

□ 任 用

第十四條 經核定錄用人員，由人事科依據甄選報名單發給“報到通知單”，請他于報

到時攜帶下列資料：

(一)保證書；

(二)服務自愿書；

(三)員工資料卡；

(四)相片六張；

(五)戶籍謄本；

(六)身份證復印件；

(七)體檢表；

(八)扶養親屬申報表；

(九)學歷證件復印件。

(以上應繳資料視情況可增減)

第十五條 干部人員任用，視情況可發給“聘任書”。

第十六條 新進人員于報到日，人事科即發給“報到程序單”，并檢收其應繳資料，若

資料不全，應限期補辦，否則首月薪資可暫扣發。

第十七條 人事科隨后應親切有禮地引導新進人員依報到程序單上的順序，

逐項協助辦理下列：

(一)領取員工手冊及識別證；

(二)制考勤卡并解釋使用；

(三)領制服及制服卡(總務科主辦)；

(四)領儲物柜鎖匙(總務科主辦)；

(五)若有需要，填“住宿申請單”；

(六)登記參加勞保及參加工會；

(七)視情況引導參觀各單位及安排職前訓練。

第十八條 前條逐項辦理完畢后，人事科即填制“新進人員簡介及到職通知”，引導新進人員向單位主管報到，由單位主管收存到職通知后依“職前介紹表”逐項予說明，并于報到程序單上簽章交回人事科，表示人員報到完畢。

第十九條 人事科依據報到程序單隨后應辦理下列事項：

(一)填“人員異動記錄簿”。

(二)登記人事科管理用的“人員狀況表”。

(三)干部人員發布“干部到職通報”。

(四)登記對保名冊，安排對保。

(五)填制“薪資通知單”辦理核薪。

(六)收齊報到應繳資料(扶養親屬申報表轉會計科)連同甄選報名單建立個人資料檔案，

編號列管。

□ 對 保

第二十條 新進人員報到上班后，應實施第一次對保，以后每年度視必要復對一次，并予記錄。

第二十一條 對保分親自對保及通信對保。

第二十二條 被保人如無故離職，移交不清，本公司應發出“保證責任催告函”。

第二十三條 有關對保作業，應另參照人事管理規章中有關規定辦理。

□ 試 用

第二十四條 新進人員試用期為三個月(作業員為40天)，屆滿前一周由人事單位提供“

考核表”，分甲(干部人員)、乙(一般人員)兩種，并登記被考核人試用期間出勤資料，依人事權限劃分表順序，逐級考核。

第二十五條 人事單位根據考核表發給“試用期滿通知”。

第二十六條 人事單位發出試用期滿通知后，并依不同的批示，分別辦理下列事項：

(一)試用不合格者，另發給通知單。

(二)調(升)職者，由人事單位辦理異動作業。

(三)薪資變更者，由人事單位填制“薪資通知單”辦理調薪。

第二十七條 前條辦理完畢后，考核表應歸入個人資料袋中。

第二十八條 新進人員在試用期中，表現不合要求，單位主管認為有必要停

止試用時，可立即提前辦理考核，并簽人事異動申請單，報請權限主管核定停止試用。

□ 異 動

第二十九條 晉升(升職、升等、升級)及降級

由申請人填寫“人事異動申請單”及辦理臨時考核，轉人事單位簽注意見后，呈權限主

管批示。

第三十條 調職

由申請人填寫“人事異動申請單”送調職單位會簽，轉人事單位簽注意

見后，呈權限主管核定。

第三十一條 未批準的升、降、調申請單退回申請單位。經批準的申請單則

由人事科依據發布“人事異動通知”，副本抄送申請單位及本人，并限期辦理業務移交

手續，履任新職。若職稱異動或單位異動，副本應抄發會計單位，通知變更薪資名冊。

第三十二條 經批準異動案件，涉及調整薪資者，人事科應根據人事異動

申請單批示，填制“薪資通知單”辦理調薪，呈核后轉會計單位作業。

第三十三條 資遣

(一)凡符合于資遣規定者，由人事主管與單位主管商定后填寫人事異動申請

單簽注原因轉呈總經理核準，然后發給“資遣通知單”(副本抄送會計單位核發資遣費) 及“離職通知單”通知辦理離職手續，辦妥后始可發給資遣費。

(二)資遣作業應另參照人事管理規章中有關規定辦理。

第三十四條 留職停薪

(一)人員有留職停薪的需要時，可由申請人填寫人事異動申請單并經人事主管調查符合

留職停薪申請規定后，轉呈總經理核準發給“留職

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