公文處理的特點

公文處理的特點

　　公務文書是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務文件。下面是小編幫大家整理的公文處理的特點，希望能夠幫助到大家。

　　公文處理的特點

　　（一）公文格式的規范化

　　公文既然是人類處理生產勞動和社會活動的工具，人們周圍所發生的一切事情都要通過公文這個工具來進行管理和處理。由于公文工作是一項普遍性和基礎性的工作，因此不能削弱，只能改革和加強。這樣公文的規范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。

　　所謂公文規范化，指的是根據公文的約定俗成或是明文規定的規格標準。規范化就是制定公文的全面系統的規格標準，使人們的工作行動合乎這些規格標準。

　　所謂制度，就是要求大家共同遵守的辦事規程和行動準則。公文處理的制度化，對公文處理的全部活動都定出具體的處理規范，并且保證這些規范的正確順利的實施。使公文處理依法進行。

　　《辦法》就屬于國家行政機關公文處理的法規性文件，也就是國家行政機關公文處理中需要共同遵守的制度。

　　經國務院辦公廳提出的1999年由國家技術監督局批準發布的《國家行政機關公文格式》國家標準（GB/T9704—1999），把我國的國家行政公文格式納人了國家標準體系，使我國國家行政機關公文規范化、標準化。

　　（二）公文格式的法定性

　　公文寫作，在不同的歷史時期、不同的社會，它的寫作要求是不一樣的。回顧幾千年來中國歷史，我國的公文一直是為少數封建統治階級和官僚資產階級服務，一直是他們剝削和壓迫廣大人民群眾，維護其統治地位的工具。歷史無論朝代怎么變更，公文的這種性質始終沒有變動。解放以后，我們黨和國家領導的幾十年公文改革，徹底地改變了公文的這個性質，把公文變成了無產階級和人民大眾同帝國主義封建主義、官僚資本主義進行斗爭的武器，變成了管理自己國家，為廣大人民群眾服務，推動社會主義發展、推動經濟發展和社會進步的工具。

　　正因如此，我國新型公文表現出三大特點：

　　1．堅持無產階級公文的原則性和嚴肅性，使我們的公文在廣大人民群眾中享有崇高的威望和法定效果。

　　2．運轉訊速、工作效率高。由于公文有了黨和國家的正確指導，有了嚴格的健全的紀律和制度，因此上情下達，下情上傳，橫向溝通上體現出迅速、準確、無誤。

　　3．廉潔奉公、全心全意為人民服務

　　這三大特點就體現出我國公文格式所具有的階級性和法定性。

　　（三）公文格式的層次性

　　在現代社會中每一個國家都使用公文這種工具來實施管理。但每個國家的內部又分有好多政府部門來進行管理。這樣就形成一個國家的全部公文構成國家公文體系，它反映著國家機關的體系即國家機構的狀況；每個國家的內部機關的公文成為國家公文的一個子系統，所有國家機關內部的公文子系統綜合匯總構成國家行政機關公文體系。這一構成情況就反映出公文的層次性。

　　我國現階段國家公文體系就包括：中國共產黨機關文件、政府機關文件（即國家行政機關公文）、司法機關文件、外交部門文件、軍事機關文件和行政法規等公文子系統。這種公文系統，它反映了我國政治體制（制度）的本質特性，也反映出具有中國特色的社會主義國家公文的層次性。

　　（四）公文的美觀和莊重性

　　公文格式的美觀和莊重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同層級，不同用途的公文經約定俗成后制成不同表述形式。

　　公文格式的美觀和莊重包括三方面內容，一方面是公文要素的設置和在公文中的排列位置要體現美觀和莊重；另一方面是公文傳遞所采用的介質紙的質量和印刷質量、裝訂質量的好壞也影響到公文的美觀與莊重；第三方面是辦文人員在辦公過程中認真負責的態度．也影響到公文的美觀與莊重。

　　《國家行政機關公文格式》國家標準（GB／TP704—1999）中規定的公文用紙技術要求、用紙的大小，印刷排版和裝訂要求直到公文中各要素排列位置。這一切就是體現出國家行政機關公文的美觀和莊嚴性。

　　格式

　　公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

　　（一）份號。

　　公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。

　　（二）密級和保密期限。

　　公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

　　（三）緊急程度。

　　公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　　（四）發文機關標志。

　　由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

　　（五）發文字號。

　　由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。

　　（六）簽發人。

　　上行文應當標注簽發人姓名。

　　（七）標題。

　　由發文機關名稱、事由和文種組成。

　　（八）主送機關。

　　公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

　　（九）正文。

　　公文的主體，用來表述公文的內容。

　　（十）附件說明。

　　公文附件的順序號和名稱。

　　（十一）發文機關署名。

　　署發文機關全稱或者規范化簡稱。

　　（十二）成文日期。

　　署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。

　　（十三）印章。

　　公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。

　　（十四）附注。

　　公文印發傳達范圍等需要說明的事項。

　　（十五）附件。

　　公文正文的說明、補充或者參考資料。

　　（十六）抄送機關。

　　除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

　　（十七）印發機關和印發日期。

　　公文的送印機關和送印日期。

　　（十八）頁碼。

　　公文頁數順序號。

　　寫作原則

　　1、內容上“三查三改”

　　查立意：看是否明確、完整、突出，改觀點錯誤、浮泛空洞、文不切題、含混冗雜、不合邏輯之處。

　　查措施政策：看措施、規定、辦法、意見是否符合政策，切實可行；改矛盾抵觸之處及不求實效的官話、套話、大話、空話和不力之處。

　　查材料：看是否具體、真實、典型，改一般化、概念化和不實之處。

　　2、文字上“三查三改”

　　查篇章：看是否明確、緊湊、合理，改雜亂無章、上下脫節、主次詳略不當等。

　　查行文：看是否精煉、合乎語法和邏輯，改用詞不當、啰嗦累贅、邏輯錯誤之處。

　　查文字：看是否規范，改錯別字、生造詞語、濫用簡稱、標點錯誤和文面款式毛病。

　　3、體式上“五查五改”

　　查文種、標題、主抄送單位、附件、附加標記有否問題，如有即行訂正。

　　辦文必須迅速及時，不失時效。公文一般有一定的時效，特別是有明顯時間要求的公文，如果超過時限，就會耽誤工作，造成損失。因此，為了做到公文處理及時、迅速，必須健全制度，簡化手續，增強時間觀念，以保證公文盡快處理。

　　公文的保密也要符合要求，必須嚴格地執行保密制度，嚴格控制擬稿過程、印刷過程、處理過程，不管是什么人泄密，都是失職瀆職，都要受到法律制裁。

　　公文的作用

　　一、有上傳下達、互通情報的作用。

　　二、有工作依據和憑證的作用。

　　三、有宣傳教育的作用。

　　四、有規定人們行為的規范作用。

　　公文結構的基本內容

　　公文結構內容包括開頭和結尾、層次和段落、過渡和照應等，安排結構就是在總體結構思路的指導下，組織安排好這些環節，構成相互緊密聯系的有機整體，組成條理清晰、前后連貫、首尾圓合的篇章形式。

　　（一）公文的開頭與結尾

　　一篇公文中，開頭與結尾，一個居前，一個殿后，地位都相當重要。

　　1、開頭

　　開頭是公文正文部分的起點和入筆處，又稱導語，用以喚起讀者注意，引導閱讀。最常見的公文開頭，大致有以下幾種：

　　①起因式開頭。一開始先講問題的緣起，即為什么要寫這篇公文，一般使用“由于……”、“鑒于……”或“隨著……”等開頭。

　　②目的式開頭。開宗明義，第一句就說明本文目的，一般使用“為了……”、“為……”。

　　③根據式開頭。一開始先說明制作公文的依據，多用“根據”、“遵照”、“按照”等開頭，即根據某公文要求，遵照上級某指示精神，按照某會議的決定等。

　　④時間式開頭。一開始先點明某事、某情況的時間。有的是一開始直接寫年、月、日，有的是用“近日來”、“近來”、“最近”等比較模糊的時間開頭，有的則用“……之后”句式開頭。

　　⑤引文式開頭。一開始先引用公文或領導指示中的一段話作為引子或點明主題。

　　⑥事情式開頭。即一開頭就把事件、情況簡明扼要地介紹清楚。

　　2、結尾

　　公文的結尾，又稱結語，用以維護公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準確而有效地處理公文奠定基礎，同時，也防止在正文之后被添加偽造。

　　公文中的結尾也是多種多樣的，常用的有如下幾種：

　　①總結式結尾。在結尾部分對全文作出總結，概括與深化主題，幫助讀者進一步理解全文。

　　②希望號召式結尾。在結尾部分提出希望，發出號召，鼓舞斗志。

　　③強調式結尾。對主題意義再次強調以引起重視。

　　④專用式結尾。如“以上請示是否妥當，請批復”、“當否，請指示”等。

　　（二）公文的層次與段落

　　段落是形式范疇的概念，即自然段，其行文標志是“另起一行，空兩格”；層次是內容范疇的概念，即意義段，沒有明顯的行文標志。

　　1、層次

　　所謂層次，又叫意義段，結構段，是公文在表達主題過程中形成的相對完整的思想內容單位，也是結構的基本單位。

　　層次的劃分是有其客觀依據的，有時按照事物發展的時間來安排層次，有時根據事物的空間來安排層次，有時按照事物的功能和特征的主次來安排層次，有時按照公文的邏輯聯系來安排層次。

　　公文往往采用總分、并列、遞進、因果和連貫等方式。

　　①總分式。總分式也叫主從式，是指構成公文的全部層次中，先從總體上概括內容，然后再具體分述；或先提出總的觀點、主張，然后再具體說明。這種方式在簡報、調查報告、總結、計劃、通報、報告中多以先概述后分述的形式出現。有命令、決定、通知、通告等公文中多是先交代觀點，而后具體陳述主張和辦法。

　　②并列式。這種安排層次的方式是從橫向邏輯聯系入手，把材料按其性質歸類，組成層次，分別從不同方面對問題加以說明，各個層次表現為平等并列關系，以其內在聯系構成有序的完整篇章。公文多用分條列項的方式表述既有聯系又各不相同的內容，形成并列式層次。條例、規定、辦法、細則、計劃等多為這種層次。

　　③遞進式。這是按照內容的逐層推進，層層加深而安排層次的一種方式，層次之間為一層深似一層的遞進關系。在公文中命令、決定、決議、請示、報告、調查報告等有時采用這種方式。

　　④因果式。這是以分析事物形成和發展的原因、結果為線索安排層次的一種方式，層次間為因果關系。其中有的先說因、后說果，有的則先交代結果，后分析原因。

　　⑤連貫式。這是按照事物發展的自然順序安排層次的一種方式，其中有的以時間的先后為序排列，有的以事件發展的前后進程排列，有的以空間的前后轉換排列，有的以認識的過程排列。公文中采用這種方式的以時序的推進為多。如簡報、報告、會議紀要等常用這種方式。

　　2、段落

　　段落是構成一篇公文的基本單位，人們習慣上稱之為自然段。

　　段落的劃分要注意四點：

　　一是單一性，即一個段落只能表達一個中心內容，不能把幾個不同的內容拼湊、糅合在一起；

　　二是完整性，即一個中心內容必須在一個段落里說清楚，而不能分散在幾個段落里講；

　　三是連貫性，就是說前后段的內容要有承繼關系，不能彼此脫節或用不相干的文字段落從中間打斷；

　　四是勻稱性，即段落的長短劃分要適度，不能長的太長、短的太短，避免給人以不太協調的直觀印象。

　　（三）公文的過渡與照應

　　1、過渡

　　過渡是指公文層次、段落之間的銜接與轉換，在公文中起著橋梁和紐帶的作用，使全文渾然一體，邏輯性強。

　　公文寫作時，在下面幾種情況下一般需要過渡。

　　一是思想內容轉換時。

　　二是表達方式轉換時。

　　三是結構形式轉換時。

　　常用的過渡方法主要有三種。

　　一是詞語過渡。常用的表示關聯和轉折的詞語主要有：不過、既然、因為、所以、雖然、但是、那么、然而、首先、其次、以上、以下、總而言之、綜上所述等等。

　　二是句子過渡。在段落或層次之間，有時也用一個句子將上下文銜接起來，這樣的句子就叫做過渡句。過渡句可以設在前一段的末尾，也可以放在后面一段的段首，應根據具體情況，靈活掌握。

　　三是段落過渡。凡是兩層或兩段文字之間意思相隔較遠，或表達方式、結構形式變換幅度較大時，可用段落來進行過渡。這種在層次和段落之間起承前啟后作用的段落，叫做過渡段。

　　2、照應

　　照應是公文內容上的前后照顧呼應。

　　公文中常用的照應方法主有：

　　一是首尾照應，讓公文的開頭與結尾遙相呼應，使開頭說的話在結尾處得到深入的補充和強調。

　　二是前后照應，讓公文的前后內容之間互相照顧，彼此呼應，使公文的結構緊湊、主題鮮明、邏輯性強。

　　三是題文照應，使正文與標題相照應，起到展開主題、深化主題的作用。

　　公文結構的基本要求

　　公文結構的安排，應當服從于和服務于公文主題表達的需要，要以正確地反映事物的內在規律和外部聯系為原則，并充分注意公文法規對不同種類公文的結構安排的具體規定。在此基礎上，力爭達到自然、完整、嚴謹、連貫、勻稱等要求。

【公文處理的特點】相關文章：

公文寫作:材料可靠，情況確實特點介紹08-28

公文的批復03-15

公文知識：關于公文標題中的“關于”03-21

公文報告范文02-08

公文培訓總結03-06

行政公文模板03-11

公文函的格式03-08

公文格式指導03-17

行政公文批復03-13

公文培訓心得07-14