會議質量控制

會議質量控制

    會議質量的高低主要取決于下列因素：會議的召開是否必要；召集會議的單位是否具備必要的行政權力；會議準備是否充分；與會人員范圍與人數是否有利于必要的信息交流；會議期間能否排除各種相關的干擾；主持人、與會者的學識、業務水平、工作作風、心理狀態等條件；環境衛生條件；技術設備條件；議程是否合理科學；對會議決議的執行是否實施有效的監督等。

    要做好會議的質量控制，應該注意下列幾個方面的問題。

    1．注意會議的人員構成

    與會者應組成合理的知識和智能結構。據說有這樣一件事：一家大公司決策層開會討論一些事情，第一個議題是關于購買一項新技術的事，由于大部分人對這項技術根本不懂，聽了職能部門的匯報后，只有一個人提出價格高了些，別人都不發言，這個議題只好不了了之。第二個議題是討論公司遷址問題，大家發言異常踴躍，氣氛非常熱烈，討論效果很好，提出了不少積極的建議。兩個議題討論的不同結果說明：會議成員的群體結構對會議質量影響很大。選擇與會人員應多考慮那些具備相應專長、有能力發表見解的人。

    2．嚴格控制參加會議的人數

    會議效率與參加會議人員的數量成反比，即在實現相同的會議效果的前提下，參加會議的人越少，會議效率就越高，所以開會往往不是規模越大越好。人員增多，不僅表現為會議效率降低，而且必然帶來溝通的困難和協調的問題。所以會議人數應盡量控制在能有效交流信息，并形成有效決議的限度內。

    3．不開可開可不開的會

    要樹立效率觀念，就應該在處理每個會的時候先來3個自問：一問能不能取消?可開可不開的會應該堅決不開。二問能不能與其他會合并起來開?合并將意味著時間的節省和效率的提高。三問能不能以更有效的途徑、更簡便的方法達到同樣的目的?遇事擇優是生活和工作中的一般常識。

    4．做好充分的會前準備

    要做到讓大家有備而來，注意使每一位與會者在會前明確會議的目的、議題和要求，掌握有關的文件材料，并做好發言的準備，不開“空手會”、無準備之會或準備不足之會。倉促行事是最容易出問題的。

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