企業合同檔案管理辦法

時間：2023-05-01 09:14:42 合同范本我要投稿

企業合同檔案管理辦法

為進一步規范合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現

公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本辦法。三、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以產品類別結合簽署日期年月份進行分類編號。 2、合同編號規則：產品名稱首字母－合同簽署年、月份（六位）－順序號（三位）。示例：JYJT－201102－001（絕緣接頭2011年2月份第1號合同）

3 凡以單位名義簽訂的合同，均應由合同管理人員依照本辦法建立合同臺賬，并向市場部部備案。

4、各相關部門和總經理依其職能對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監察、審計。

6、合同承辦部門和市場部應分別建立合同臺賬，實行履行跟蹤報告責任制，合同履行及原始資料必須由市場部保管，承辦部門只留存影印件。

7、合同臺賬采用表格式，一份合同填寫一張表格，建立一份檔案。 8、合同臺帳應包括以下內容：（1）合同名稱；（2）合同主體；

（2）合同內容（含標的、數量、價款或者酬金、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法及其他須注明的事項）；

（4）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間）；

（5）合同所附資料；

（7）其他應當記載的重要內容。

7、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；對超過兩年以上（包含本數）的已履行完畢的合同協議，由市場部甄別并予以歸案。

8、市場部要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單，以有效開展合同文檔的查詢、利于工作。 9、各部門員工可在市場部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進行登記，方可在市場部辦理相關借閱手

http://www.solarmaxlimited.com/news/55C9EF1DAEEE9199.htmL 續，以復印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

12、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。

13、已簽署的合同應明確支付方式及付款時間，并交予財務部及時催款。

四、合同文檔的移交

1、各部門在正式簽署合同后，須在一周內將合同正本原件移交市場部存檔。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次

分明，符合其形成規律。倘若合同發生變更，則合同編號不予改變。 3、合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續。

市場部

后附：1、各產品合同編號 2、合同檔案移交清單 3、企業合同管理臺賬一 4、企業合同管理臺賬二

2012年05月14日

各產品編號（名稱首字母）

合同檔案移交清單

企業合同管理臺賬（一）

企業合同管理臺賬（二）

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