最新的檔案管理制度（通用20篇）
在快速變化和不斷變革的今天，我們每個人都可能會接觸到制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編收集整理的最新的檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
最新的檔案管理制度 1
為了使教師業務檔案管理工作做到安全、保密和便于查找的要求，特制定如下制度：
1．由教務科指定專人進行保管，做好防火、防盜、防潮、防蛀工作。
2．各科室進行編號登記，每學期核對一次，發現問題應及時糾正，對增員缺檔的教師即時建檔。
3．教師業務檔案的.封皮、目錄、規格、樣式力求統一。
4．查閱教師業務檔案應事先辦理審批手續，經業務校長同意，方可查閱。
5．根據查閱單位用途，檔案管理人員按需提供材料，就地查閱。
6．教師業務檔案一般不外借，在特殊情況下，經業務校長批準方可借用，但必須嚴格履行登記手續，并按時歸還。
7．查閱檔案時必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃，撤換檔案材料，不得向無關人員泄露或向外公布檔案內容，違者視情節輕重，嚴肅處理。
8．教師業務檔案管理工作，在學校黨委、校長的直接領導下進行，由業務校長負責并指定專人管理，同時，與人保科搞好協調工作。
最新的檔案管理制度 2
一、總則
第一條為進一步規范教師業務檔案的收集、歸檔和管理工作,建立健全教師業務檔案，更好地利用業務檔案全面、動態地掌握教師教育教學情況，發揮業務檔案在教師考核、晉升、獎懲方面的作用，特制定本管理實施辦法。
第二條教師業務檔案是教師業務水平、工作能力和履行崗位職責等情況的真實記錄，是教師文化程度、業務能力和工作表現的全面反映。
第三條教師業務檔案管理工作是師資管理工作的重要組成部分，是教師考核、職務聘任、職稱評定等方面的重要依據。
二、建立業務檔案的范圍
第四條凡我院擔任教學任務的教師、實驗實訓人員、行政兼課人員均在建檔之列。
三、業務檔案的內容
第五條教師業務檔案主要包括以下內容：
1．個人基本情況登記表
包括姓名、性別、出生年月、學歷、學位、畢業學校和專業、職稱、政治面貌等個人信息。
2．教學及相關工作記錄
包括各學期承擔的教學工作量、公開課、教學（含實驗實訓）改革、教材更新、擔任輔導員、班主任、社會實踐、社團指導教師等相關材料；參與教研活動記錄、學期教學工作總結、學生測評分數和意見等；每學期課程標準、授課計劃、教學工作考核情況等。
3．教研和科研工作記錄
包括教師參加學術教研會議和學術活動、學術任職等情況的鑒定材料；教師參加的教科研項目、課題的立項和結題評審有關材料；已完成的教科研課題、項目等反映教師業務研究的材料；科研成果包括教師出版的專著、合著、譯著、科技報告、資料匯編，單獨或合作編寫的各種教材，以及在各級各類刊物上發表的論文等。
4．進修和培訓情況記錄
包括教師國內外進修（業務進修、學位進修、實踐進修）、訪問、考察、研討、培訓等情況的記錄、鑒定及總結材料，進修成績、進修或培訓的證書復印件、學歷證明等相關材料復印件及專業實踐或培訓情況證明材料等。
5．教師獎懲情況記錄
包括教師在業務方面取得的工作獎勵、鑒定、評語等據實記載（證書復印件）；各種教學和科研方面獲獎證書或批文復印件等材料；失職事故受到的懲處記錄；學生對教師教學情況的反映資料等。
6．其他應歸于教師業務檔案的資料
包括學歷畢業證和學位證復印件、教師資格證書、職業資格證書、雙師資格證書、崗位聘任、職務職稱評定等有關材料復印件；計算機、外語考試、培訓學習情況（證書復印件）；職稱評定和職務變動材料，包括記載教師技術職稱變動情況的相關材料和教師任職變動情況的有關資料等。
四、業務檔案的收集
第六條教師業務檔案材料由各部門專人負責收集、建檔和管理，嚴格貫徹執行國家關于檔案管理工作的各項規定，確保準確、完整和安全。各部門第一責任人有責任進行監督和審核。
第七條業務檔案材料打印或復印一律使用A4紙，書寫使用藍、黑墨水筆，字跡要清楚。材料必須實事求是，杜絕弄虛作假。
第八條教師已發表、出版的著作、教材和論文需提交書籍或刊物的封面、目錄和作品首頁的復印件。
第九條對每位教師建立個人業務檔案盒。檔案材料須按內容順序排列，并附上材料清單，裝入檔案盒中，盒子標簽上標明教師姓名和教師工號，檔案盒存檔時按教師工號排序。
第十條教師業務檔案材料每學期歸檔一次，教師本人按統一格式填寫，并主動向所屬部門提供相關材料，教研室要根據平時的考察和學生、同事對教師的教學評估意見，實事求是的簽署評語，報系（部）審核。各系（部）主任要認真審查教師的工作總結及其表內各項內容，經系（部）綜合考評后簽署系(部)具體意見。教師所在部門領導對檔案內容審核簽字后方可歸檔。
五、業務檔案的管理
第十一條教師業務檔案的各種表(復印件)由系（部）建檔保存，教師業務檔案的各種表(原件)和電子文檔每學期末由各系（部）統一交教務處負責保管，設專室存放。業務檔案是長期檔案，必須妥善保管，采取各項防護措施。
第十二條凡經核簽的`教師業務檔案中所記載的內容，任何人不得隨意涂改。對于涂改、偽造、損毀、丟失檔案的，要視其情節給予處分。教師調離學校時，其系（部）保存的一份允許帶走，教務處存檔的一份不能抽走，若外單位外調時允許抄錄。
第十三條教師業務檔案材料須妥善保管，嚴格執行移交手續，一般不予外借。如確需借閱，須經部門負責人簽字批準后辦理借閱手續，本人可以查閱或復印個人的業務檔案。其他人員檢閱和摘抄教師業務檔案，須經主管院長批準，管理人員不得泄露檔案中的有關內容。必要時需征求被借閱檔案者本人的意見。原始檔案不得帶出檔案保管室。
第十四條教師業務檔案是教師進行考核、聘任和職稱評定的重要參考資料，教師業務檔案建設和管理工作，是一項長期而細致的工作。各教學部門和教師要高度重視，要把教師業務檔案的管理列入日常工作計劃。對于教師業務檔案的管理情況，學校將進行不定期的檢查，其結果作為評價部門工作的重要內容之一。
最新的檔案管理制度 3
一、總則
（一）為了加強師資管理，及時發現人才，培養人才，不斷收集、積累教師業務資料，便于教師教科研水平的考核，充分發揮業務檔案在對教師進行考核、晉升、獎懲方面的作用，特制定本辦法。
（二）教師業務檔案主要收集和記載教師在教學、科研活動中形成的主要成果材料（教學任務完成情況、教學水平、教學效果、科研論文、專著、譯著、教材等以及對這些材料的歷史評價、專家的學術鑒定材料、圖片等）。
（三）對教師業務檔案的`認真收集、整理是加強教學、科研管理的重要措施之一，因此，各系（院、部）要高度重視，抓好落實。
二、業務檔案收集
（一）根據我院的實際情況，各系（院、部）應建立健全業務檔案材料的收集整理制度，材料要全面、完整、準確，各系（院、部）的業務檔案由教務員或指定有關人員負責管理。
（二）通過各種渠道收集教師在任課、進修、觀摩教學、改革教學方法、教學研究成果、學術活動、外語狀況、學術水平鑒定及出席有關會議重要記錄等材料。
（三）對歸檔材料要驗證真偽和完整與否，要求用鋼筆或簽字筆填寫，書寫字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆、紅色筆填寫。
三、業務檔案材料的管理
（一）對材料收集整理是檔案管理的基礎工作，是征集材料向檔案轉化的重要步驟。業務檔案材料的范圍主要有：
1．教學活動：包括任課、進修、觀摩、改革教學方法、更新教材、改進實驗方法、設備、措施等。
2．學術活動：包括參加學術會議，應邀講學，國內講學或學術交流，學術任職等。
3．科研活動：包括科研論文、著作、科研成果的登記；項目的立項運作及完成情況。
4．外語狀況：包括譯著、譯文、文摘及業余外語進修班結業水平登記。
5．業務上的工作獎勵、鑒定、評語等據實記載。
（二）對檔案材料的整理工作要求及時準確，利于考核、考查材料的準確程度及學術價值。
（三）業務檔案的使用，要確定閱檔人員范圍，建立業務檔案傳閱制度。
四、業務檔案管理體制
（一）由教務處主管，每學期初由各系（院、部）及教務處整理上學期的檔案材料，及時歸檔。
（二）教務處要經常檢查各系（院、部）業務檔案的形成、整理、歸檔及使用等工作情況，以便發現并解決問題。
五、附則
本辦法由教務處負責解釋。
最新的檔案管理制度 4
教師業務檔案是教師業務水平和工作能力以及履行崗位職責情況的真實記錄，對于教師工作的考核、職務聘任、工資晉升、工作調動、崗位培訓、獎勵懲罰等都有著重要意義。建立完善的教師檔案管理制度，搞好教師檔案立檔工作，是教務科的一項基本工作。它可以幫助學校全面地、動態地掌握教師教育教學的情況，從而有針對性地采取措施，加強教師隊伍建設，提高整體教學質量。為了加強教師業務檔案管理工作，使學校管理更加科學化、規范化和制度化，特制訂本制度。
一、教師業務檔案由基本情況登記表和業務情況登記表兩部分組成。
二、《基本情況登記表》、《歷年進修情況登記表》、《來校后歷年任課情況登記表》、《著作、專業活動情況表》、《業務水平及教學效果分析表》等相應部分由教師本人填寫，教務科審查。
三、《業務水平及教學效果分析表》中各項內容應于期末放假前填寫完畢，再交由項目組負責人、教務科及主管校長簽字后存檔。
四、教師工作調動后，由所在單位派專人持介紹信到本校提取業務檔案，并填寫業務檔案登記冊中相關內容。
五、教師業務檔案每人一本，實行專柜存放，由教務科負責保管，教師確因實際需要查閱檔案或修改相關內容時，應有教務科人員陪同，但考評部分不得修改。
六、業務檔案主要內容
1、個人簡歷、業務自傳。
2、每學期擔任的主要教學工作、班級管理工作記錄。
3、每學期的教學水平及效果。
4、每學期的年度考核結論及相關數據。
5、進修、考察、繼續教育學習內容、學習成績、學歷證明等。
6、編寫的'教材、公開發表的各種論文、課件等內容。
7、參加各級教育科研課題及研究情況。
8、個人參加或指導學生競賽情況。
9、指導學生興趣小組或社團活動情況。
10、公開課、優質課競賽獲獎情況，學習聽課情況。
11、校內其它兼職工作情況。
七、教師業務檔案管理的一般要求
1、教師業務檔案由教務科統一管理。具體由教務科長負責進行搜集、整理和組織鑒定、填寫。教師業務檔案屬于永久性保存的材料，應確定專人保管，檔案的存放應設專柜。
2、建立教師業務檔案，教師可到教務科辦理借閱手續。借閱業務檔案必須妥善保管，不得拆卸、污損或圈點、劃線、加字涂改等。
3、整理業務檔案要做到系統、完整、準確，要用鋼筆填寫，字跡清楚、整潔。
4、教師調動，業務檔案即寄往調入單位，以便于全面、妥善安排工作。
八、教師業務檔案的收集與歸檔
1、由教務科制作統一的教師業務情況系列表格，負責教師業務檔案收集、整理，由領導審核簽字后將電子與紙質版集中向教務科歸檔。
2、紙質歸檔材料要求用深藍或黑色鋼筆填寫，書寫字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆填寫。
九、教師業務檔案的管理與查閱
1、教師業務檔案由教務科集中統一管理。
2、教師業務檔案收集存檔后，不得擅自改寫或變更。
3、新進教師，應于報到后一周內建立相應業務檔案。調離或退休教師，應按檔案管理條例辦理移交或處理業務檔案。
4、教師可以在教導處查閱和利用個人的業務檔案，教師業務紙質檔案原則上一律不借出，如需借出，需經所在部門負責人同意，并辦理借閱登記手續。
最新的檔案管理制度 5
第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的.檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續托管業務能順利開展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。
第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。
最新的檔案管理制度 6
一、分管檔案工作的局領導職責
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。
3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。
二、局檔案員職責
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領導職責
1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。
4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的.歸檔工作。
5、協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責
1、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。
6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。
最新的檔案管理制度 7
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的.收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
最新的檔案管理制度 8
一、必須設有專門庫房或專柜對各類檔案進行保管。
二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。
三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。
四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的.物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。
五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，并定期保養，使庫房環境處于良好狀態。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規定要求。
六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。
七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。
八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。
最新的檔案管理制度 9
1、產生目的
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。
2、適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3、正文
3.1 文件資料的收集
3.1.1 收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：
3.1.1.1 上級來文
(1) 上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件;
(2) 上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等;
(2) 公司發布(包括轉發)的各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的`修改稿;
(3) 公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件;
(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告;
(5) 反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料;
(6) 公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的統計報表、統計分析材料(包括計算機盤片等)、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
(8) 公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的文件材料;
(10)公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;
(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;
(14)公司干部任免(包括備案)、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;
(15)公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根;
(16)公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊;
(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
(18)公司簽訂的各種合同、協議等材料;
(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(20)各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中應注意的問題
3.1.2.1 公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同時收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5 有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。
3.1.2.6 有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。
3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。
3.1.2.8 經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分類
應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯系中采取相應的措施進行分門別類。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷;
3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;
3.2.3.3 上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷;非專業性文件，由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
3.2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔(人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理)。
3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。
3.2.4.3 不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。
3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。
3.4 檔案借閱
3.4.1 借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，可以定期銷毀。
3.6 檔案統計
3.6.1 銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。
3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。
3.6.4 統計數字要準確真實。
3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關機密問題。
3.7.3 檔案資料不準帶到公共場所。
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一、 總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內部發文(包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：
(1)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。
(3)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的'每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
四、 檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 行政人事部經理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復制時，需經辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任(集團行政人事部經理)及副總以上級領導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定，并經集團總裁批準后，方可銷毀。
4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經辦公室主任(集團行政部經理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。
5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20xx年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。
4、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準。
十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍
最新的檔案管理制度 11
一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》
三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經過相關審批流程后方可借閱。
四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經科長簽字批準，方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的'，須經分管領導批準。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室進行處置。
八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。
九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。
最新的檔案管理制度 12
第一章總則
第一條為實現檔案工作規范化、檔案業務標準化、檔案管理科學化，保證檔案的完整和安全，提高檔案利用水平，根據《中華人民共和國檔案法》、《山西省檔案管理條例》、《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）、省委省政府辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（晉辦發〔2015〕20號）及《晉能集團有限公司檔案管理辦法》（晉能辦字﹝2016﹞88號）等有關規定，結合公司實際，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案是指公司在生產、經營、科研、基本建設以及各項管理等活動中直接形成的，對國家、社會和企業具有保存價值的各種不同形式和載體的歷史記錄，是公司的信息資源和重要資產。
第三條本制度所稱檔案工作是指履行檔案管理職責的行為和活動，是企業經營管理的重要環節，是強化內部控制、防范經營風險的基礎性工作。
第四條檔案管理遵循原則
（一）資產管理原則：檔案工作以公司資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。
（二）集中統一原則：公司本部及公司各部門的檔案實行集中保管，統一管理。檔案部門統一管理本單位全部檔案，在單位條件和庫容允許的情況下，一并將人事檔案集中統一保管。
第五條本制度適用于公司各部門。
第二章檔案管理組織體系
第六條按照“統一領導、分級管理”的原則，公司堅持并不斷完善黨委和行政領導、檔案部門歸口負責、各部門共同參與的檔案工作體制。檔案管理組織體系包括：分管檔案工作的領導、檔案部門或檔案歸口部門負責人、各部門負責人、各部門專兼職檔案員。
第七條建立檔案工作崗位責任制，確保工作任務落實。
（一）各部門確定一名檔案兼職管理員，負責整理本部門檔案工作。
（二）公司法定代表人，為檔案安全的第一責任人；分管檔案工作的領導，對檔案工作負主管領導責任。
（三）檔案部門或檔案歸口部門負責人，組織協調檔案工作的全面健康發展；檔案部門負責管理本單位的檔案，并對各職能部門檔案工作實行監督指導；檔案部門專兼職檔案員負責檔案的收集、整理、編目、保管、保護、鑒定、編研、統計、利用等工作。
（四）各部門負責人對本部門的檔案工作負領導責任；各職能部門專兼職檔案員負責本部門文件材料形成、積累、歸檔和定時向檔案部門移交。
（五）檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
第八條檔案工作職責
（一）貫徹執行檔案工作的法律、法規和國家有關的方針政策，建立健全檔案工作規章制度，負責檔案管理制度體系建設。
（二）編制檔案工作發展規劃和年度工作計劃。
（三）集中統一管理各門類檔案，加強檔案業務建設。
（四）負責檔案的收集整理、保管保密、開發利用、鑒定銷毀和信息化建設；對各職能部門應歸檔文件材料的形成、積累、整理和歸檔進行監督、指導。
（五）負責檔案工作研究、宣傳和組織檔案人員業務培訓。
（六）負責監督、指導、檢查和考核各部門檔案工作。
（七）協助上級檔案行政管理部門指導單位檔案工作開展規范化管理及重大建設項目檔案專項驗收。
（八）組織參加上級檔案行政管理部門舉辦的各項活動。
（九）接受上級單位檔案工作檢查及年度考評，并協助上級單位組織好本單位檔案工作規范化管理和重大建設項目檔案專項驗收等工作。
第三章檔案收集整理
第九條要樹立“大資源觀”，加大檔案的收集力度，做到應歸盡歸，抓好源頭強化基礎，突出特點與時俱進，實現檔案資源建設由單一化接收向多元化收集轉變。各種門類、載體檔案立卷歸檔要做到齊全、完整、準確、系統。
（一）歸檔范圍
在公司各項工作中形成的，反映公司職能活動并已辦理完畢的，具有查考和保存價值的各種文字、圖表、聲像等材料均由檔案部門和各部門按《企業文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》進行歸檔。
（二）歸檔時間
1.黨群、行政、經營等管理類檔案，須在次年3月底前，由形成部門將應歸檔的文件向本單位檔案部門歸檔，也可根據本單位的實際情況隨辦理隨歸檔。
2.新建、改建、擴建的工程項目和技術改造項目檔案應在項目申請立項時開始進行文件材料的積累、整理、審查工作，工程竣工驗收后項目文件全部歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
3.科研、地測、產品類檔案，應根據各種生產活動和各種科技文件材料形成的具體特點，其歸檔時間可分階段或在項目完成后整理歸檔。
4.產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在設備開箱驗收或接收后登記歸檔。
5.會計核算業務材料應在會計年度終了后由會計部門保存1年，期滿后的第二年6月底前內向檔案部門歸檔。
6.特殊載體類檔案（照片、底片、錄音帶、錄像帶及實物等）在沖洗加工后，由形成部門書寫文字說明整理后及時歸檔，或同反映同一內容的其他載體文件材料一并在材料形成的1個月內。及時歸檔保存。榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎牌等，在授獎后及時歸檔。
7.電子檔案由綜合管理部檔案人員進行系統整理，并在3個月內完成歸檔。科研課題中的電子文件應在課題驗收或經評審、鑒定測試合格后立即歸檔。
8.工作人員因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料，應在活動結束后及時歸檔。
9.單位撤銷、合并時，須依據《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》（檔發字〔1998〕6號）的要求，將本單位形成的全部檔案應責成專人認真整理、妥善保管，按照要求及時向原上一級主管單位檔案管理機構移交。
10.公司電子公文系統，由專人對電子檔案系統進行管理和維護，對OA辦公系統生成的電子文件在文件辦理完畢及時歸檔，并做好備份工作。
（三）歸檔份數
1.原件全部歸檔，并注明份數、出處。
2.使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。
（四）歸檔要求
1.歸檔的文件材料應符合國家有關規定、標準和要求。歸檔的文件材料應是原件，字跡工整、圖像清晰，書寫材料和載體材料耐久保存，不得使用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫。
2.歸檔的文件必須經過系統整理，應完整、準確、系統，真實反映各項活動的內容和歷史過程。文件編目要素完整、準確。
3.要按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和《山西省<歸檔文件整理規則>實施細則》等業務規范，分門別類進行整理，按照文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系。
4.應歸檔的文件材料必須收集齊全，做到不遺漏、無短缺；歸檔文件材料的門類和載體、形式和內容、份數與頁數均應齊全完整，科技文件材料文字和圖表應與實物相符，做到準確、系統，保持成套性、整體性。已破損的文件材料要經過修整，字跡模糊或褪色的文件材料要附有復印件或作耐久性處理。
5.各門類檔案在移交紙質檔案的同時必須移交電子檔案。電子檔案的歸檔實行“三套制”（一套封存保管、一套查閱利用、一套異地保存）。電子檔案的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。
（五）檔案移交
檔案部門應檢查歸檔文件是否齊全、完整、準確、系統，并辦理交接手續，雙方簽字各留一份，以備查考。歸檔的文件不符合要求的，退回原部門重新整理和補充完善。
第四章檔案信息化建設
第十條要樹立“大效益觀”，檔案信息化應與企業信息化建設同步發展，按照“存量數字化、增量電子化”的工作思路，積極利用信息網絡技術，加強檔案管理系統的建設力度，大力推進傳統檔案的數字化加工，推動檔案信息化建設由粗放式加工向精細化加工轉變。
第十一條要根據單位實際，安排專項資金用于檔案信息化建設，使用成熟穩定的檔案管理軟件，積極推動檔案數字化建設。采取必要的安全保密措施，保證工作質量。要大力加強電子信息資源及信息化建設管理復合型人才培養，建設高素質檔案管理隊伍，促進檔案事業的發展。
第五章電子檔案管理
第十二條電子檔案歸檔
（一）公司各信息系統生成的文本、圖形、圖像、數據等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數據庫的歸檔范圍應根據相關規定和需要確定。
（二）文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。
（三）電子檔案的歸檔范圍參照集團關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。
第十三條公司各信息系統所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。歸檔的電子文件數據格式應易于識讀、遷移。
第十四條電子檔案收集要求
（一）記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。
（二）當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。
（三）對在網絡系統中處于流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。
（四）對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。
（五）對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。
（六）對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。
（七）對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。
（八）對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的.相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。
（九）對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。
（十）計算機系統運行和信息處理過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
（十一）對套用統一模板的電子文件，在保證能恢復原形態的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存。
（十二）定期制作電子文件的備份。
第十五條電子文件編號代碼：T－文本文件；I－圖像文件；G－圖形文件；V－影像文件；A－聲音文件；O－超媒體鏈結文件；P－程序文件；D－數據文件。
第十六條電子檔案保管
（一）對歸檔電子文件、應按有關規定進行認真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。
（二）歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還符合下列條件：
1.歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
2.單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。
3.存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。
4.環境溫度選定范圍：17度至20度；相對濕度選定范圍：百分之三十五至百分之四十五。
（三）歸檔電子文件在形成部門的保管，也應參照上述條件。
第六章檔案管理系統軟件
第十七條檔案管理系統軟件的配置應滿足本企業的實際工作需要，并適應本企業信息化建設發展需要。
第十八條檔案管理系統應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。
第十九條檔案管理系統應具備收集整編、數據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統計匯總、權限設置、安全保密、系統維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據需求增擴其他相應功能。
第二十條檔案管理系統應與各信息系統之間銜接，并能接收和兼容各信息系統生成的電子文件。
第七章檔案保存
第二十一條檔案保存要設立獨立的檔案庫房，檔案庫房原則上設置在地面一層且遠離易燃、易爆物品和水火等存在安全隱患的場所。檔案庫房樓面均布活荷載值不應小于5KN/m2，采用密集架時不應小于12KN/m2，無特殊保護裝置不宜設置在地下或頂層，面積應滿足未來業務發展需要。庫房應配置檔案密集架（檔案柜）、防磁柜、溫濕度計、滅火器材、防光窗簾、防盜門窗、自動報警器、監控等設施設備，根據庫房管理需要可配置空調、加濕器、空氣凈化器設備等。
第二十二條檔案庫房管理
（一）庫房應防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防光、防塵、防鼠、防水、防有害氣體。
（二）貫徹“以防為主，防治結合”的方針，定期檢查庫房的設備運轉情況和安全情況，對存在的安全隱患要及時處理。
（三）庫房內要有檔案存放位置索引標識圖，以指明檔案存放的位置；檔案的排放應系統合理，便于查找和取放方便，存放位置相對固定。
（四）庫房鑰匙要由檔案管理人員專人保管，嚴格執行“雙人進（出）庫制”和“檔案出（入）庫登記制”。借閱檔案者要在閱覽室等候檔案管理人員調卷，禁止進入庫房查找。
（五）庫房溫度應保持在14—24℃，相對濕度保持在45—60%。建立溫濕度記錄臺賬，每天定期檢查并做好記錄。
（六）檔案入庫前應去污、消毒，受損的檔案應及時修復或補救。
（七）重要電子檔案實行異地異質備份，確保檔案安全。
（八）歸檔電子文件的保管除應符合電子檔案保管的要求外，同時符合下列條件：歸檔載體應做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。
（九）庫藏檔案要定期進行清理核對，做到賬物相符。如發現破損或載體變質的檔案應及時采取搶救措施；設備環境更新時應確認原載體與新設備的兼容性，原載體保存至少不低于3年，定期檢驗結果應填入電子檔案管理登記表。庫藏檔案數量發生變化時應登記說明。
第二十三條檔案保密管理
（一）檔案管理人員必須嚴格遵守、執行黨和國家保密政策和制度，不談論檔案的內容，更不得擅自透露與傳播有關機密檔案的內容，確保檔案的絕對安全。
（二）檔案管理人員要模范遵守黨和國家的保密規定，嚴守機密。應做到不該看的檔案絕對不看，不該說的絕密絕對不說，不該問的秘密絕對不問，不該抄錄的檔案絕對不抄錄。
（三）對泄漏黨和國家、企業機密的事件要在第一時間內報告有關部門和主管單位。
第八章檔案突發事件應急預案
第二十四條要樹立“大安全觀”，加強基礎設施建設，落實安全制度，做到防患于未然，建立檔案突發事件應急預案，不斷構筑檔案安全防御體系，以滿足檔案安全體系建設由傳統護衛向現代防御轉變。
（一）組織指揮
成立檔案管理應急指揮領導小組，組長由分管檔案工作的領導擔任，副組長由檔案部門或檔案歸口部門負責人及應急調度部門負責人擔任，相關部門人員為成員。
（二）主要職責
負責日常檔案安全信息監測、采集、匯總、分析與組織協調；起草相關文件、制定應急措施，督促、指導各職能部門開展應急工作；根據突發事件的性質，聯絡、組織人員趕赴現場對突發事件參與處置，并跟蹤了解事件的進展情況和處置情況。
第二十五條要建立突發事件預警機制，定期進行檔案與電子文件突發事故與災害應急演練，使突發事件造成的損害降到最低程度。各單位各部門在日常工作中對可能發生的危機情況及時處理，積極加以防范。接到重大災情演練信號后，要按照應急預案和救災部門的要求，按指定路線將檔案轉移至安全地帶，并組織力量做好檔案的安全保護工作。應急演練結束后，按規定做好善后處理工作。
第二十六條突發事件發生后，受災部門應立即采取電話、傳真等方式將有關情況（突發事件發生的時間、地點、經過、結果、當前情況、已采取的措施）報告檔案管理突發事件應急指揮領導小組，詳情和進展情況應隨時上報。應急結束后，應做好突發事件安全分析，提出加強和改進同類事件應急工作的意見和建議。
第九章檔案鑒定與銷毀
第二十七條檔案鑒定銷毀要按規定程序進行
（一）成立由單位分管檔案工作的領導、職能部門、專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定工作委員會。
（二）根據《企業文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》，由檔案鑒定工作委員會對已到期的檔案進行鑒定。經鑒定仍需繼續保存的檔案應重新劃定保管期限；對需銷毀的檔案材料，要編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經單位法人審批后方可銷毀；檔案銷毀清單由檔案部門永久保存。
（三）到期電子檔案的鑒定必須進行有效性檢測。電子檔案的銷毀應對存儲機密信息的介質進行徹底銷毀，對網絡中傳遞的機密信息徹底清除。
（四）檔案材料銷毀，必須送交指定的銷毀機構和地點，指定專人銷毀，兩人以上在場監銷，嚴格執行保密規定。監銷人應在銷毀清冊上簽字蓋章并注明銷毀的方式和日期。嚴禁擅自銷毀檔案。
第十章檔案統計
第二十八條檔案統計要做到
（一）準確、及時編制檔案工作情況統計年報及有關統計報表，并上報有關部門。
（二）統計項目內容要完整，統計數據要準確，要全面系統地反映檔案工作各方面的情況。主要內容包括：檔案工作機構、人員；檔案室藏情況構成、檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況；檔案的檢索、編研等情況；檔案銷毀數量；檔案利用情況及效果；檔案設施設備情況，同時保持檔案統計工作連續性。
（三）定期進行庫藏檔案的清查核對，做到家底清楚、賬物相符。
第十一章檔案開發利用
第二十九條要樹立“大服務觀”，深化檔案開發利用，推動檔案利用體系建設由被動性向主動性開放轉變。建立完善檔案檢索系統建設，編制檔案案卷目錄、歸檔文件目錄等檔案檢索工具。建立檔案利用效果登記制度，對典型利用案例進行整理匯編。積極開展編研工作，組織編寫大事記、組織沿革、基礎數字匯編、發文匯集、工程項目簡介等，提高檔案的利用效益。
第三十條檔案資料查借閱
（一）查借閱檔案資料要履行審批登記手續。公司所屬部門來查借閱檔案者，須填寫《檔案資料查借閱審批表》，經檔案部門負責人批準后，方可查閱利用。
（二）室藏檔案原則上不外借，因特殊情況需將其外借出，需經其分管領導批準，檔案部門或檔案歸口部門負責人批準并派專人監督其利用。歸還檔案時，必須經檔案部門人員詳細檢查文件材料，確認完好無損后方可完成歸還手續。
（三）查借閱利用檔案者必須嚴格遵守檔案保密制度。特別是查閱涉密檔案，須經檔案部門負責人和分管領導批準后方可調閱。涉密檔案必須在檔案員在場的情況下，在閱覽室或固定場所閱讀，不得復制和摘抄、不得外借、不得拍照、不得失密泄密。
第十二章檔案保障機制
第三十一條要樹立“大發展觀”，建立檔案工作人員激勵機制，注重人才培養教育，引領檔案干部隊伍建設由單一型培養模式向復合型培養模式轉變。檔案員要具備一定的專業知識和相應的學識水平，并保持相對穩定；檔案員要進行繼續教育和專業培訓，每年脫產接受繼續教育和培訓的時間累計不少于12天，并通過有效培訓方式，不斷提升檔案干部綜合素質，滿足檔案工作發展需要。在干部培養、選拔任用和年度先進評比中要確保檔案人員占一定名額。對在檔案規范化管理活動、項目檔案專項驗收等工作中做出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第三十二條完善檔案投入機制，將檔案庫房設施設備及裝具更新改造費用、信息化建設費用和檔案工作人員津貼補助列入年度財務預算；檔案崗位津貼發放范圍及人員由單位分管檔案工作的領導和分管人事工作的領導提議，并經會議討論研究后確定，津貼發放范圍及標準參照省政府辦公廳《關于健全和完善檔案管理體制等有關事宜的通知》（晉政辦函〔2005〕9號），對檔案人員給予崗位津貼不得低于6元/天，并根據工資浮動水平，建立適當的增長機制。
第三十三條公司將按照省檔案局、省國資委、集團公司要求，制定考核目標體系，對檔案管理人員逐步推行檔案工作年度目標責任考核。
第三十四條要積極開展檔案工作規范化管理、項目檔案管理示范工程等活動，提升檔案工作規范化水平。檔案工作規范化管理及省和集團重點建設項目檔案專項驗收要逐級向集團公司提出申請，由集團公司統一向省檔案局申報并協調省檔案局及有關單位做好評定、驗收工作。
第三十五條要樹立“大法治觀”，檔案工作圍繞集團大局和中心，依法治檔。對發生檔案管理違法違紀行為或出現安全事故的單位和個人，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》（國家檔案局令第5號）、《檔案管理違法違紀行為處分規定》（監察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局令第30號）等的相關規定給予處分，構成犯罪的依法追究其刑事責任。
第十三章附則
第三十六條本制度由公司綜合辦公室負責解釋。
第三十七條本制度自發布之日起施行。
最新的檔案管理制度 13
第一章總則
第一條為加強交通檔案管理，提高檔案管理水平，更好地為交通事業發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，結合交通工作特點，制定本辦法。
第二條交通檔案是指交通系統行政、事業單位、社團組織（以下簡稱“各單位“）以及個人在工作中直接形成的、對本單位和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條各單位形成的檔案應由各單位檔案部門實行集中統一管理，不得由各承辦部門和個人分散保存。
第四條各單位應加強對檔案工作的領導，明確分管檔案工作的領導。有科技檔案的單位，應指定一位總工程師或技術負責人兼管此項工作。各單位應將檔案工作納入本單位總體發展規劃，納入單位管理、生產建設、科學研究和技術管理的規章制度中，納入分管領導的崗位職責和工作人員的崗位責任制中。
第二章檔案管理體制、機構和任務
第五條在國家檔案行政管理部門統籌規劃，組織協調，統一制度、監督和指導下，交通檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。
交通部對其直屬單位的檔案工作實行業務領導；對各省、自治區、直轄市及計劃單列市交通廳（局、委）的科技檔案工作進行業務指導。
各單位檔案業務同時接受上級和同級檔案行政管理部門的監督和指導。
第六條交通部檔案管理部門的主要任務：
（一）貫徹執行國家關于檔案工作的方針、政策和法律、法規，結合交通檔案工作特點制定交通系統檔案工作的規章制度和行業標準規范；
（二）制定交通檔案工作的發展規劃，并組織實施；
（三）對交通系統檔案工作進行業務指導和檢查；
（四）對交通部機關各單位文件材料的歸檔工作進行業務指導，集中統一管理部機關及按規定進館的各類檔案，為部機關和交通系統提供服務，按規定向中央檔案館移交檔案；
（五）指導、協調交通專業檔案協作組的活動，總結交流檔案工作經驗，組織交通檔案專業學術理論探討、研究；
（六）組織交通系統有關單位檔案干部業務培訓；
（七）組織學習、研究和推廣檔案管理的先進技術、方法和經驗，推動交通檔案管理的現代化；
（八）組織并參加國家重點建設工程項目竣工文件材料驗收；
（九）制定交通部檔案館檔案進館范圍的規定，并報國家檔案局備案；接收交通系統有關單位的檔案進館。
第七條各單位應設立與本單位檔案工作相適應的檔案管理部門，或設專人負責檔案管理工作。具體職責是：
（一）貫徹執行國家有關檔案的法律、法規和部頒標準規范，制定本單位檔案管理規章制度、實施細則；
（二）對所屬單位的檔案工作進行監督和指導；
（三）對本單位的歸檔工作進行指導，集中統一管理本單位的檔案；
（四）積極開發檔案信息資源，編制檢索工具，匯編文件資料，做好檔案利用工作；
（五）會同本單位有關業務部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定；
（六）學習、研究和采用新技術，推進檔案管理的現代化；
（七）參加工程竣工、科研成果評審鑒定和設備、儀器開箱的文件材料驗收工
作；
（八）培訓本系統有關單位檔案工作人員，交流檔案工作經驗；
（九）根據交通部檔案？館檔案進館范圍的規定，組織向交通部檔案館移交檔案
（十）。組織完成上級檔案部門交辦的檔案業務工作。
第三章檔案工作人員的條件與職責
第八條各單位應依據國家有關規定和實際需要，配備檔案工作人員，并保持檔案工作人員的相對穩定。
檔案工作人員應當熟悉檔案專業理論知識，熟悉交通業務和本單位業務范圍；忠于職守，遵守紀律；身體健康，一般應具有大專以上文化程度和一定專業知識。負責管理黨組織檔案的工作人員必須是共產黨員，符合機要人員條件。
檔案管理處、科、室、館的負責人，一般應由具有館員（或者相當于館員）以上專業技術職務的人員擔任。
檔案工作人員的職務、職稱的評定和晉升，業務能力的考核，應按照國家有關規定執行，并享有專業人員的同等待遇。
第九條檔案工作人員的主要職責：
（一）貫徹執行檔案工作的各項規章制度，掌握檔案管理現代化技術；
（二）指導相關部門做好文件材料的收集、整理等歸檔工作，提高檔案質量；
（三）做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統計等基礎工作，熟悉所保管的檔案情況；
（四）保護檔案的安全，做好防護工作；
（五）開展檔案業務指導工作，并采取各種有效措施，檢查督促所屬單位做好檔案工作；
（六）做好檔案利用服務工作，編制適用檢索工具，迅速準確地查調檔案，匯編檔案資料；
（七）遵守保密制度。未經批準，不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機密內容，確保檔案的安全。
第四章文件材料的歸檔
第十條各單位應建立、健全文件材料的歸檔制度。
凡本單位各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由文書處理部門或文件材料形成部門按照交通部發布的有關檔案質量標準的規定和要求進行整理，并定期向檔案部門歸檔。
各省、自治區、直轄市及計劃單列市交通廳（局、委）的科技檔案，應執行交通行業科技檔案管理制度、規范、標準。
第十一條電子文件在歸檔移交前，歸檔與接收部門均應對歸檔電子文件的載體及技術環境進行檢測，確保載體的安全利用。
第十二條文書檔案一般應在第二年上半年向檔案部門歸檔；科技檔案應按不同類別及專業特點進行歸檔；聲像檔案一般在年終向檔案部門歸檔，會議形成的聲像檔案，在會議結束后兩個月內由會議主辦單位負責歸檔。交接雙方應對歸檔的文件材料進行檢查、清點、核對，并履行移交簽字蓋章手續。
第五章檔案的管理
第十三條各單位的檔案，應作為一個全宗進行整理和保管。
一個全宗內的文書檔案，可根據本單位的實際情況，按年度、機構、問題、保管期限等方式排列。
科技檔案應按不同類別、項目分別上架排列。
第十四條各單位應設檔案保管專用庫房，繪制庫藏檔案存放示意圖，配置必要的設備，認真做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防污染、防有害生物等工作。堅持庫房檢查制度和庫房溫濕度記錄制度，嚴格控制庫房的溫濕度，確保檔案的安全。
第十五條檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫、磁盤庫）的溫度應控制在14攝氏度_24攝氏度，相對濕度應控制在45—60%。保存母片的膠片庫溫度應控制在13攝氏度—15攝氏度，相對濕度應控制在35—45%。
第十六條檔案管理人員，應著工作服、戴潔凈手套操作，防止汗漬、細菌等有害物污染檔案。
第十七條檔案部門應建立庫存檔案和設備定期檢查制度，并做好檢查記錄。對破損、字跡模糊或變質的.檔案，應及時修補或復制；對庫存檔案發現可疑情況或者發生意外事故，應及時進行檢查，并將檢查的結果立即向單位領導報告。
第十八條檔案部門應建立接收、移出檔案總登記簿，及時對接收和移出的檔案分別進行登記。按照要求，準確編制交通檔案工作基本情況統計年報，于次年2月底報送交通部檔案館。
第十九條檔案部門應按檔案的保管期限，定期用直接鑒定法對檔案進行鑒定。文書檔案的鑒定工作應在分管領導或機關辦公廳（室）主任的領導下，由檔案部門和有關業務部門組成鑒定小組共同進行。科技檔案的鑒定工作，要在總工程師或科學技術負責人的領導下，由檔案人員和科技人員共同進行。
第二十條鑒定工作結束后，應由檔案部門提出檔案鑒定報告，編寫檔案銷毀清冊，經本單位分管領導簽字批準后，方予銷毀，并報上級檔案部門備案。銷毀檔案實行兩人監銷制，監銷人應在檔案銷毀清冊上簽字。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第二十一條檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦好檔案的交接手續。
第六章檔案的利用
第二十二條各單位應積極開展檔案利用工作，編制適用的檢索工具；開展檔案的編研工作，為行政管理、生產建設、經營管理和科研教育等提供檔案信息服務。
匯編的檔案資料如需印發或出版，應經本單位領導批準，并報上級行政主管部門備案。
第二十三條各單位檔案部門應設立檔案閱覽室，健全檔案借閱和復制、復印制度，嚴格履行檔案借閱手續。
第二十四條外單位借用本單位一般檔案時，必須持有單位的介紹信（介紹信中應說明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），經檔案形成部門同意后方可借閱。重要的檔案應經辦公廳（室）主任或單位負責人批準。
第二十五條聲像檔案實行兩套制，以復制件提供利用。借出的聲像檔案不得轉借他人或擅自復制。
第二十六條對電子文件采用網絡的方式利用時，應采取身份認證、權限控制等安全保密措施，并遵守有關的借閱規定。
第二十七條根據檔案材料縮微、抄錄、復制、復印的材料，經檔案部門核對無誤后，加蓋檔案部門。檔案材料證明專用章。
第二十八條本單位工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案為15天，科技檔案為1個月，聲像及其不同載體檔案借閱期為7天。若因特殊情況需延長借期，應到檔案部門辦理續借手續，續借期限同上述期限。
第二十九條因借用檔案解決重大阿題，并產生較大的經濟效益和社會效益的，應填寫檔案利用效果登記表。
第三十條借用檔案的人員，對所借檔案要負安全、保密之責，不得損毀、丟失和抽取、拆散，不得自行轉借、翻印，嚴禁在文件上涂改和作任何文字標記。
第三十一條各單位檔案部門應遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》，認真貫徹執行國家、交通部的保密法規，做好保密工作。檔案部門在收到保密委員會和有關部門關于檔案解密的通知后，應及時調整密級。
第七章檔案的移交
第三十二條交通系統重要的科技檔案，應按規定向交通部檔案館移交。
第三十三條凡合并、撤銷機構，應根據國家有關規定將本機構全部檔案進行認真整理，不得分散，并按下列辦法進行處理：
（一）撤銷機構的檔案，應向上級主管部門進行移交或交由主管機關代管；（二）撤銷機構的業務劃歸幾個單位或部門的，原機構的檔案材料不得分散，可由其中一個單位代管或向上級主管部門移交；
（三）一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案材料應移交合并后的機關代管或向上級主管部門移交；
（四）一個機關內一部分業務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接收機關，如果接收機關需要利用，可以借閱或復制；
（五）機關撤銷或者合并時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機關繼續處理，并作為新的機關的檔案加以保存；
（六）一個機關改變隸屬關系，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統一管理；
（七）各種臨時工作機構撤銷時，其檔案應向主管機關移交。
第八章附則
第三十四條本辦法由交通部負責解釋。
第三十五條本辦法自20__年11月1日起施行。交通部、國家檔案局1992年1月9日頒發的《交通檔案管理辦法》（交辦發（1992）89號）同時廢止。
最新的檔案管理制度 14
1.目的
為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：
1.1檔案管理包括公司所有的文檔、技術、設備、財務和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。
1.2本公司所有職工有保護義務。
2.行文條例
2.1公司行文由發文部門擬辦后呈部門負責人核稿，一般情況下報總經理簽發，最后送至綜合事務部打印發文。
2.2公司收發各類文件，根據文件性質（以文頭為準），報總經理批示辦理，并及時做好文件的`登記、歸檔工作。
2.3公司領導不在時由指定的負責人負責各類行政性文件的簽發、批示。
3.管理
3.1工作人員在工作中形成的各種材料應及時移交至本部門，集中管理，個人不得據為己有。
3.2各部門的工程技術資料一般按年定期匯總移交至綜合事務部管理，綜合事務部根據文件資料性質，定期匯總存檔。
3.3公司舉辦重大活動應通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。
3.4財務資料由財務人員按規定管理。
3.5各種資料應建立電子文檔，實行電子化檔案管理。
3.6銷毀檔案必須經過總經理認可，才可以銷毀。禁止管理人員擅自銷毀。
3.7禁止個人將公司檔案及復印件送他人或出賣。
3.8公司對保密檔案，落實專人妥善保管。
3.9綜合事務部應嚴格按檔案性質、類別、保存年限來處理（銷毀）檔案，意見先報公司總經理。
4.責任
有下列行為者，將根據公司有關規定和國家法規，給予責任行為人行政、經濟處罰，情節嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。
4.1擅自涂改檔案。
4.2未按規定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。
4.3未按規定向他人提供檔案。
4.4損毀、丟失屬于公司所有的檔案。
4.5檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。
最新的檔案管理制度 15
第一章總則
第一條為了加強工礦商貿生產經營單位作業場所職業健康的監督管理,強化生產經營單位職業危害防治的主體責任,預防、控制和消除職業危害,保障從業人員生命安全和健康,根據《職業病防治法》、《安全生產法》等法律、行政法規和國務院有關職業健康監督檢查職責調整的規定,制定本規定。
第二條除煤礦企業以外的工礦商貿生產經營單位(以下簡稱生產經營單位)作業場所的職業危害防治和安全生產監督管理部門對其實施監督管理工作,適用本規定。
第三條生產經營單位應當加強作業場所的職業危害防治工作,為從業人員提供符合法律、法規、規章和國家標準、行業標準的工作環境和條件,采取有效措施,保障從業人員的職業健康。
第四條生產經營單位是職業危害防治的責任主體。
生產經營單位的主要負責人對本單位作業場所的職業危害防治工作全面負責。
第五條國家安全生產監督管理總局負責全國生產經營單位作業場所職業健康的監督管理工作。
縣級以上地方人民政府安全生產監督管理部門負責本行政區域內生產經營單位作業場所職業健康的監督管理工作。
第六條為作業場所職業危害防治提供技術服務的職業健康技術服務機構,應當依照法律、法規、規章和執業準則,為生產經營單位提供技術服務。
第七條任何單位和個人均有權向安全生產監督管理部門舉報生產經營單位違反本規定的行為和職業危害事故。
第二章生產經營單位的職責
第八條存在職業危害的生產經營單位應當設置或者指定職業健康管理機構,配備專職或者兼職的職業健康管理人員,負責本單位的職業危害防治工作。
第九條生產經營單位的主要負責人和職業健康管理人員應當具備與本單位所從事的生產經營活動相適應的職業健康知識和管理能力,并接受安全生產監督管理部門組織的職業健康培訓。
第十條生產經營單位應當對從業人員進行上崗前的職業健康培訓和在崗期間的定期職業健康培訓,普及職業健康知識,督促從業人員遵守職業危害防治的法律、法規、規章、國家標準、行業標準和操作規程。
第十一條存在職業危害的生產經營單位應當建立、健全下列職業危害防治制度和操作規程:
(一)職業危害防治責任制度;
(二)職業危害告知制度;
(三)職業危害申報制度;
(四)職業健康宣傳教育培訓制度;
(五)職業危害防護設施維護檢修制度;
(六)從業人員防護用品管理制度;
(七)職業危害日常監測管理制度;
(八)從業人員職業健康監護檔案管理制度;
(九)崗位職業健康操作規程;
(十)法律、法規、規章規定的其他職業危害防治制度。
第十二條存在職業危害的生產經營單位的作業場所應當符合下列要求:
(一)生產布局合理,有害作業與無害作業分開;
(二)作業場所與生活場所分開,作業場所不得住人;
(三)有與職業危害防治工作相適應的有效防護設施;
(四)職業危害因素的強度或者濃度符合國家標準、行業標準;
(五)法律、法規、規章和國家標準、行業標準的其他規定。
第十三條存在職業危害的生產經營單位,應當按照有關規定及時、如實將本單位的職業危害因素向安全生產監督管理部門申報,并接受安全生產監督管理部門的監督檢查。
第十四條新建、改建、擴建的工程建設項目和技術改造、技術引進項目(以下統稱建設項目)可能產生職業危害的,建設單位應當按照有關規定,在可行性論證階段委托具有相應資質的職業健康技術服務機構進行預評價。職業危害預評價報告應當報送建設項目所在地安全生產監督管理部門備案。
第十五條產生職業危害的建設項目應當在初步設計階段編制職業危害防治專篇。職業危害防治專篇應當報送建設項目所在地安全生產監督管理部門備案。
第十六條建設項目的職業危害防護設施應當與主體工程同時設計、同時施工、同時投入生產和使用(以下簡稱“三同時”)。職業危害防護設施所需費用應當納入建設項目工程預算。
第十七條建設項目在竣工驗收前,建設單位應當按照有關規定委托具有相應資質的職業健康技術服務機構進行職業危害控制效果評價。建設項目竣工驗收時,其職業危害防護設施依法經驗收合格,取得職業危害防護設施驗收批復文件后,方可投入生產和使用。
職業危害控制效果評價報告、職業危害防護設施驗收批復文件應當報送建設項目所在地安全生產監督管理部門備案。
第十八條存在職業危害的生產經營單位,應當在醒目位置設置公告欄,公布有關職業危害防治的規章制度、操作規程和作業場所職業危害因素監測結果。
對產生嚴重職業危害的作業崗位,應當在醒目位置設置警示標識和中文警示說明。警示說明應當載明產生職業危害的種類、后果、預防和應急處置措施等內容。
第十九條生產經營單位必須為從業人員提供符合國家標準、行業標準的職業危害防護用品,并督促、教育、指導從業人員按照使用規則正確佩戴、使用,不得發放錢物替代發放職業危害防護用品。
生產經營單位應當對職業危害防護用品進行經常性的維護、保養,確保防護用品有效。不得使用不符合國家標準、行業標準或者已經失效的職業危害防護用品。
第二十條生產經營單位對職業危害防護設施應當進行經常性的維護、檢修和保養,定期檢測其性能和效果,確保其處于正常狀態。不得擅自拆除或者停止使用職業危害防護設施。
第二十一條存在職業危害的生產經營單位應當設有專人負責作業場所職業危害因素日常監測,保證監測系統處于正常工作狀態。監測的結果應當及時向從業人員公布。
第二十二條存在職業危害的生產經營單位應當委托具有相應資質的中介技術服務機構,每年至少進行一次職業危害因素檢測,每三年至少進行一次職業危害現狀評價。定期檢測、評價結果應當存入本單位的職業危害防治檔案,向從業人員公布,并向所在地安全生產監督管理部門報告。
第二十三條生產經營單位在日常的職業危害監測或者定期檢測、評價過程中,發現作業場所職業危害因素的強度或者濃度不符合國家標準、行業標準的,應當立即采取措施進行整改和治理,確保其符合職業健康環境和條件的要求。
第二十四條向生產經營單位提供可能產生職業危害的設備的,應當提供中文說明書,并在設備的醒目位置設置警示標識和中文警示說明。警示說明應當載明設備性能、可能產生的職業危害、安全操作和維護注意事項、職業危害防護措施等內容。
第二十五條向生產經營單位提供可能產生職業危害的化學品等材料的,應當提供中文說明書。說明書應當載明產品特性、主要成份、存在的有害因素、可能產生的危害后果、安全使用注意事項、職業危害防護和應急處置措施等內容。產品包裝應當有醒目的警示標識和中文警示說明。貯存場所應當設置危險物品標識。
第二十六條任何生產經營單位不得使用國家明令禁止使用的可能產生職業危害的設備或者材料。
第二十七條任何單位和個人不得將產生職業危害的作業轉移給不具備職業危害防護條件的單位和個人。不具備職業危害防護條件的單位和個人不得接受產生職業危害的作業。
第二十八條生產經營單位應當優先采用有利于防治職業危害和保護從業人員健康的新技術、新工藝、新材料、新設備,逐步替代產生職業危害的技術、工藝、材料、設備。
第二十九條生產經營單位對采用的技術、工藝、材料、設備,應當知悉其可能產生的職業危害,并采取相應的防護措施。對可能產生職業危害的技術、工藝、材料、設備故意隱瞞其危害而采用的,生產經營單位主要負責人對其所造成的職業危害后果承擔責任。
第三十條生產經營單位與從業人員訂立勞動合同(含聘用合同,下同)時,應當將工作過程中可能產生的職業危害及其后果、職業危害防護措施和待遇等如實告知從業人員,并在勞動合同中寫明,不得隱瞞或者欺騙。生產經營單位應當依法為從業人員辦理工傷保險,繳納保險費。
從業人員在履行勞動合同期間因工作崗位或者工作內容變更,從事與所訂立勞動合同中未告知的存在職業危害的作業的,生產經營單位應當依照前款規定,向從業人員履行如實告知的義務,并協商變更原勞動合同相關條款。
生產經營單位違反本條第一款、第二款規定的,從業人員有權拒絕作業。生產經營單位不得因從業人員拒絕作業而解除或者終止與從業人員所訂立的勞動合同。
第三十一條對接觸職業危害的從業人員,生產經營單位應當按照國家有關規定組織上崗前、在崗期間和離崗時的職業健康檢查,并將檢查結果如實告知從業人員。職業健康檢查費用由生產經營單位承擔。
生產經營單位不得安排未經上崗前職業健康檢查的從業人員從事接觸職業危害的作業;不得安排有職業禁忌的從業人員從事其所禁忌的作業;對在職業健康檢查中發現有與所從事職業相關的健康損害的從業人員,應當調離原工作崗位,并妥善安置;對未進行離崗前職業健康檢查的從業人員,不得解除或者終止與其訂立的勞動合同。
第三十二條生產經營單位應當為從業人員建立職業健康監護檔案,并按照規定的.期限妥善保存。
從業人員離開生產經營單位時,有權索取本人職業健康監護檔案復印件,生產經營單位應當如實、無償提供,并在所提供的復印件上簽章。
第三十三條生產經營單位不得安排未成年工從事接觸職業危害的作業;不得安排孕期、哺乳期的女職工從事對本人和胎兒、嬰兒有危害的作業。
第三十四條生產經營單位發生職業危害事故,應當及時向所在地安全生產監督管理部門和有關部門報告,并采取有效措施,減少或者消除職業危害因素,防止事故擴大。對遭受職業危害的從業人員,及時組織救治,并承擔所需費用。
生產經營單位及其從業人員不得遲報、漏報、謊報或者瞞報職業危害事故。
第三十五條作業場所使用有毒物品的生產經營單位,應當按照有關規定向安全生產監督管理部門申請辦理職業衛生安全許可證。
第三十六條生產經營單位在安全生產監督管理部門行政執法人員依法履行監督檢查職責時,應當予以配合,不得拒絕、阻撓。
第三章監督管理
第三十七條安全生產監督管理部門依法對生產經營單位執行有關職業危害防治的法律、法規、規章和國家標準、行業標準的下列情況進行監督檢查:
(一)職業健康管理機構設置、人員配備情況;
(二)職業危害防治制度和規程的建立、落實及公布情況;
(三)主要負責人、職業健康管理人員、從業人員的職業健康教育培訓情況;
(四)作業場所職業危害因素申報情況;
(五)作業場所職業危害因素監測、檢測及結果公布情況;
(六)職業危害防護設施的設置、維護、保養情況,以及個體防護用品的發放、管理及從業人員佩戴使用情況;
(七)職業危害因素及危害后果告知情況;
(八)職業危害事故報告情況;
(九)依法應當監督檢查的其他情況。
第三十八條安全生產監督管理部門應當建立健全職業危害的監督檢查制度,加強行政執法人員職業健康知識的培訓,提高行政執法人員的業務素質。
第三十九條安全生產監督管理部門應當建立健全職業危害防護設施“三同時”的備案管理制度,加強職業危害相關資料的檔案管理。
第四十條安全生產監督管理部門對從事職業危害防治工作的職業健康技術服務機構實行登記備案管理制度。依法取得相應資質的職業健康技術服務機構,應當向安全生產監督管理部門登記備案。
從事作業場所職業危害檢測、評價等工作的中介技術服務機構應當客觀、真實、準確地開展檢測、評價工作,并對其檢測、評價的結果負責。
第四十一條安全生產監督管理部門應當加強對職業健康技術服務機構的監督檢查,發現存在違法違規行為的,及時向有關部門通報。
第四十二條安全生產監督管理部門行政執法人員依法履行監督檢查職責時,應當出示有效的執法證件。
行政執法人員應當忠于職守,秉公執法,嚴格遵守執法規范;對涉及被檢查單位的技術秘密和業務秘密的,應當為其保密。
第四十三條安全生產監督管理部門履行監督檢查職責時,有權采取下列措施:
(一)進入被檢查單位及作業場所,進行職業危害檢測,了解有關情況,調查取證;
(二)查閱、復制被檢查單位有關職業危害防治的文件、資料,采集有關樣品;
(三)對有根據認為不符合職業危害防治的國家標準、行業標準的設施、設備、器材予以查封或者扣押,并應當在15日內依法作出處理決定。
第四十四條發生職業危害事故的,安全生產監督管理部門應當并依照國家有關規定報告事故和組織事故的調查處理。
第四章罰則
第四十五條生產經營單位有下列情形之一的,給予警告,責令限期改正;逾期未改正的,處2萬元以下的罰款:
(一)未按照規定設置或者指定職業健康管理機構,或者未配備專職或者兼職的職業健康管理人員的;
(二)未按照規定建立職業危害防治制度和操作規程的;
(三)未按照規定公布有關職業危害防治的規章制度和操作規程的;
(四)生產經營單位主要負責人、職業健康管理人員未按照規定接受職業健康培訓的;
(五)生產經營單位未按照規定組織從業人員進行職業健康培訓的;
(六)作業場所職業危害因素監測、檢測和評價結果未按照規定存檔、報告和公布的。
第四十六條生產經營單位有下列情形之一的,責令限期改正,給予警告,可以并處2萬元以上5萬元以下的罰款:
(一)未按照規定及時、如實申報職業危害因素的;
(二)未按照規定設有專人負責作業場所職業危害因素日常監測,或者監測系統不能正常監測的;
(三)訂立或者變更勞動合同時,未告知從業人員職業危害真實情況的;
(四)未按照規定組織從業人員進行職業健康檢查、建立職業健康監護檔案,或者未將檢查結果如實告知從業人員的。
第四十七條生產經營單位有下列情形之一的,給予警告,責令限期改正;逾期未改正的,處5萬元以上20萬元以下的罰款;情節嚴重的,責令停止產生職業危害的作業,或者提請有關人民政府按照國務院規定的權限責令關閉:
(一)作業場所職業危害因素的強度或者濃度超過國家標準、行業標準的;
(二)未提供職業危害防護設施和從業人員使用的職業危害防護用品,或者提供的職業危害防護設施和從業人員使用的職業危害防護用品不符合國家標準、行業標準的;
(三)未按照規定對職業危害防護設施和從業人員職業危害防護用品進行維護、檢修、檢測,并保持正常運行、使用狀態的;
(四)未按照規定對作業場所職業危害因素進行檢測、評價的;
(五)作業場所職業危害因素經治理仍然達不到國家標準、行業標準的;
(六)發生職業危害事故,未采取有效措施,或者未按照規定及時報告的;
(七)未按照規定在產生職業危害的作業崗位醒目位置公布操作規程、設置警示標識和中文警示說明的;
(八)拒絕安全生產監督管理部門依法履行監督檢查職責的。
第四十八條生產經營單位有下列情形之一的,責令限期改正,并處5萬元以上30萬元以下的罰款;情節嚴重的,責令停止產生職業危害的作業,或者提請有關人民政府按照國務院規定的權限責令關閉:
(一)隱瞞技術、工藝、材料所產生的職業危害而采用的;
(二)使用國家明令禁止使用的可能產生職業危害的設備或者材料的;
(三)將產生職業危害的作業轉移給沒有職業危害防護條件的單位和個人,或者沒有職業危害防護條件的單位和個人接受產生職業危害作業的;
(四)擅自拆除、停止使用職業危害防護設施的;
(五)安排未經職業健康檢查的從業人員、有職業禁忌的從業人員、未成年工或者孕期、哺乳期女職工從事接觸產生職業危害作業或者禁忌作業的。
第四十九條生產經營單位違反有關職業危害防治法律、法規、規章和國家標準、行業標準的規定,已經對從業人員生命健康造成嚴重損害的,責令停止產生職業危害的作業,或者提請有關人民政府按照國務院規定的權限責令關閉,并處10萬元以上30萬元以下的罰款。
第五十條建設項目職業危害預評價報告、職業危害防治專篇、職業危害控制效果評價報告和職業危害防護設施驗收批復文件未按照本規定要求備案的,給予警告、并處3萬元以下的罰款。
第五十一條向生產經營單位提供可能產生職業危害的設備或者材料,未按照規定提供中文說明書或者設置警示標識和中文警示說明的,責令限期改正,給予警告,并處5萬元以上20萬元以下的罰款。
第五十二條安全生產監督管理部門及其行政執法人員未按照規定報告職業危害事故的,依照有關規定給予處理;構成犯罪的,依法追究刑事責任。
第五十三條本規定所規定的對作業場所職業健康違法行為的處罰,由縣級以上安全生產監督管理部門決定。法律、行政法規和國務院有關規定對行政處罰決定機關另有規定的,依照其規定。
第五章附則
第五十四條本規定下列用語的含義:
作業場所,是指從業人員進行職業活動的所有地點,包括建設單位施工場所。
職業危害,是指從業人員在從事職業活動中,由于接觸粉塵、毒物等有害因素而對身體健康所造成的各種損害。
職業禁忌,是指從業人員從事特定職業或者接觸特定職業危害因素時,比一般職業人群更易于遭受職業危害損傷和罹患職業病,或者可能導致原有自身疾病病情加重,或者在從事作業過程中誘發可能導致對他人生命健康構成危險的疾病的個人特殊生理或者病理狀態。
第五十五條本規定未規定的職業危害防治的其他有關事項,依照《職業病防治法》和其他有關法律、行政法規的規定執行。
第五十六條本規定自2009年9月1日起施行。
最新的檔案管理制度 16
為了使科研檔案的管理更加系統、規范和科學，提高科研的管理水平，制定以下制度：
一、科研檔案的建立規范
1、檔案實行一題一檔制度。
2、每個課題必不可少的材料（開題報告、論證書、立項書、批準書、中期成果鑒定、結題報告、驗收鑒定書等）。課題研究過程中全部紀實材料及主卷的佐證材料。（現象記錄、調查問卷、訪談記錄、教案、教學實錄等）
3、課題檔案材料要注意原始性、真實性。
4、每卷檔案都要有卷首頁，便于查找。
二、科研檔案內容：
（一）、課題檔案
課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料，它指文字資料、電子資料、音像資料等。
1、前期檔案：包括課題實施方案、開題報告、論證報告、課題立項、申報材料、立項批準書等。
2、中期檔案：中期檔案是課題的核心部分。包括課題實施過程的原始材料（實驗數據處理、組織培訓記錄、召開會議記錄、課題研究實錄等），中期研究成果（階段總結、論文、獲獎證書等），階段檢查記錄等。
3、后期檔案：包括課題研究總結、申請驗收報告、結題報告、最終科研成果、課題驗收鑒定書，成果應用等。
（二）、教學成果檔案：論文、創新、教具制作
（三）、試題：試卷檔案
（四）、綜合檔案
包括：
⑴各級教育行政和科研管理部門印發的有關科研工作的文件、法規、制度；
⑵科研規劃、計劃、科研工作總結；
⑶有關會議材料、領導講話；
⑷科研信息資料；
⑸教師培訓材料；
⑹科研工作檢查記錄；
⑺獲得的'各種獎勵材料等。
三、科研檔案歸檔：
1、原則上每學期進行一次科研檔案的收集歸檔。根據工作性質，相關研究人員于期末將本學期資料交科研辦。
2、歸檔工作實行簽字制度。
3、對于個人有關資料，個人需要保留原件，應將復印件交檔案室留存。
4、課題檔案實行結題統一上交（或分階段上交）。
最新的檔案管理制度 17
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的'各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
最新的檔案管理制度 18
檔案工作人員要有高度責任心。在檔案管理工作中，嚴格遵守以下制度：
1、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內容豐富、結構合理的館、室藏結構，更好地為單位業務工作和其他工作服務，制定本制度。
（1）歸檔范圍
凡是反映本單位工作或業務活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。
1、上級機關制發的屬于本單位主管業務并需執行的文件，普發的非主管業務但需執行的法規性文件，上級召開的需貫徹執行的會議主要文件以及上級領導針對本單位的重要講話、指示等。
2、本單位黨、政、工、團、人事、財會、保衛、基建和業務（經濟）、科技等工作以及各內部機構形成的有查考、利用價值的文件材料。
3、同級單位和非隸屬單位制發需要執行，業務或工作聯系密切以及檢查本單位工作制發或形成的主要文件。
4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結、請示、干部任免、典型材料、統計報表和法規性備案文件材料。
5、本單位重要活動，重大事件以及專門業務形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實物等。
（2）歸檔時間
需要歸檔的文件材料，1般按年度進行整理、歸檔。即須在當年上半年內，將上1年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料，按照規定，收集齊全，整理立卷，再由檔案人員進行規范整理和實行集中保管。
對于專業方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當延長收集歸檔時間，但也要在辦理完畢后及時收集、整理、歸檔。
（3）檔的基本要求
1、歸檔進室的文件材料須齊全、完整、準確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數等，不得殘缺不齊。
2、歸檔進室的文件材料應系統、條理、規范，即符合文件的自然形成規律，保管期限區分準確、分類科學、組卷合理，卷內文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進室的案卷技術加工符合要求，即案卷封面填寫內容齊全準確，格式規范，統1打印；案卷裝訂整齊美觀，案卷排列及編號符合規定。
4、機關單位發文應普遍建立“兩套制”；機關、團體、企事業單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規定，定期向區檔案館移交。
2、檔案保管制度
檔案是黨和國家的寶貴財富，為維護檔案的完整與安全，制定本制度。
（1）根據保存檔案的數量，必須設置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲等設施。
（2）注重采用科學的現代化的檔案保管，利用高技術手段、管理方法和設施設備，上等級和有條件的應配備去濕機、空調和微機等現代化設備，努力延長檔案的使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。
（3）接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，對接收和移出的檔案要及時登記和統計，并進行規范化整理，保證檔案完整、系統。
（4）做好檔案庫房管理工作，保證庫房內檔案柜架和檔案排放、編號合理有序，便于保管和利用，嚴禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
（5）保證庫房內溫濕度符合國家規定的標準（溫度14－24℃，濕度45－65％）。
（6）對保管的檔案要每年進行1次小檢查，年終進行1次大檢查，發現蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現象要及時報告領導，并積極采取措施予以處理。
（7）要定期對庫藏檔案進行清點核對，做到帳務相符，對損壞和模糊不清的檔案要及時搶救和修復。
3、檔案保密制度
做好檔案保密工作，是每個檔案工作者的神圣職責，為確保黨和國家的安全，制定本制度。
（1）檔案工作人員要努力學習馬列主義、毛澤東思想，學習黨的方針政策，增強黨性觀念，在政治上與黨中央保持高度1致。
（2）嚴格遵守《檔案法》和《保密法》的規定，做好檔案的'安全、保衛、保密工作，做到不該說的不說，不該記的不記，不在任何地方和任何人面前談論檔案中涉及黨和國家機密的有關內容。
（3）嚴格執行檔案的查（借）閱制度，對不符合正當手續的利用者，不查檔不借檔。檔案人員不經領導批準，不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。
（4）工作人員不準私自將檔案帶出館、室外，不準帶領非本館、室工作人員入庫房。
（5）工作人員閱卷要堅持隨用隨提，下班時應及時入庫，未使用完畢的，可暫入柜或抽屜，嚴禁堆放在桌面上。
（6）對違犯本制度者，視情節輕重給予相應的批評教育和行政處分；構成失泄密罪的，依法追究刑事責任。
4、檔案資料查（借）閱制度
檔案利用服務是檔案工作的根本目的，為了做好檔案利用服務工作，充分發揮檔案的作用，同時確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。
（1）查檔案人員須持本單位介紹信，注明查檔人身份，查檔范圍和目的，方予接待；利用已開放的檔案，持身份證即可。
（2）查閱機密檔案和重要檔案，必須經主要領導批準后，方可查閱。
（3）檔案資料1般不予借出館、室外使用，如特殊情況非借出不可，需按規定辦理借閱手續，借出的檔案不得超過3天，逾期需要重新辦理借閱手續。
（4）查閱人員必須填寫《檔案借閱登記表》，利用檔案后，均應填寫和效果記錄。
（5）查閱檔案的人員，要愛護檔案，不準擅自摘錄、拍照、復制和互相轉閱，不準圈劃、涂改、撕頁和拆卷，對損壞檔案者，要追究其責任。
（6）查檔者取證檔案須經批準后，方可復制（手抄、打字、復印、拍照等），經核對無誤后，蓋章生效。
（7）查檔人員要嚴格遵守本館、室的規章制度，館、室內禁止吸煙，在閱覽室閱卷時不準喝水，以免損壞檔案，不準大聲喧嘩，影響他人閱覽；要注意閱覽室內衛生，愛護公共財物。
（8）利用檔案者要按規定交納檔案保護費、復制費和取證費。
（九）檔案工作人員要端正工作態度，積極為利用者服務，嚴格執行各項檔案利用制度，做好檔案的監護工作，確保檔案的完整與安全。
最新的檔案管理制度 19
一、學校檔案實行統一指導、綜合管理、專人負責的管理方法，任何處室和個人不得將檔案據為已有。
二、檔案室做到專室、專柜、專夾，裝備必需的工作設施，任何處室和個人不得挪措檔案室設備。
三、按照《檔案法》和檔案工作程序，嚴格做好檔案的鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷毀等工作。
四、學校干部職工查閱檔案要認真履行借閱登記手續，不得損壞，散開漏頁，劃圈涂抹，并按期歸還。
五、學校檔案不向外人借閱，特殊情況需經學校檔案工作指導小組負責人簽字同意方可辦理，但必須在閱文室內并在專職檔案人員的.監視下抄錄有關內容或出具有關證明。
六、定期做好檔案的統計、分析和編研工作，要圍繞工作的需要和針對本校各處室工作的特點，編制出有使用價值的資料聚集及檢索工具，最大限度地發揮其綜合效益。
七、經常性地做好庫房管理工作，嚴格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對檔案的侵蝕，學校檔案工作指導小組要定期進展檢查，發現問題及時補救。
八、做好平安保衛、防特、防盜工作。嚴格值班制度。因保管不善造成檔案喪失或毀壞的，要追究有關人員法律責任。
最新的檔案管理制度 20
為貫徹實施《中華人民共和國檔案法》,確保本單位檔案資料的完整,提高檔案的科學化和規范化管理水平,特制定本制度。
一、立卷歸檔制度
根據《檔案法》以及八步區檔案局關于檔案立卷歸檔的要求，為及時、正確地做好本單位各類檔案材料歸檔工作，提高案卷質量，特作如下規定：
（一）檔案歸檔范圍：
1、本單位的文件及業務材料
①本單位下發的各種正式文件的簽發稿；
②本單位召開的各種重要會議和參加上級部門召開的重要會議及本單位領導在各種重要會議上的講話稿；
③本單位辦公會議記錄；
④本單位各項人事材料；
⑤本單位業務工作的各種資料、表格和報表；
⑥本單位接待上級單位或個人形成的文件、聲、像等材料；
⑦永久性保存的信訪投訴案件、違紀案件的檔案材料。
2、上級機關的文件材料
區委和上級工會對本單位的重要指示、批示、批復、通報、通知等下發文件。
（二）檔案歸檔時間：
1、根據八步區總工會檔案管理辦公室的要求，本單位各部室應在次年5月前按要求把本部室上年應歸檔的各類文件及業務材料，進行清理。然后，由各經辦人員按照不同的內容和性質形成歸類大綱，進行整理、分類、立卷、歸檔，向檔案中心移交。
2、會計檔案可在財務部門保留兩年，期滿后由財務部門編造清冊再移交入庫。任何單位和個人不得拒絕歸檔或將檔案據為己有。
二、檔案庫房管理制度
（一）各部室存放業務資料的庫房必須保持清潔、門窗堅固，并設有防強光、防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲等安全措施。
（二）庫房內不準存放易燃易爆物品、堆積其它雜物，進入庫房不準吸煙。
（三）本部室工作人員需查閱業務檔案的需向本股負責人請示，批準后方能入庫查閱，非工作人員則嚴禁入內，禁止擅自進入庫房翻閱檔案資料。
（四）及時采取措施控制和調節庫房的溫濕度。常年庫房溫度保持在12℃-24℃之內；相對濕度在45%一60%之間。
（五）經常檢查庫房，發現問題及時解決，并作好記錄。
三、檔案保密制度
根據國家《保密法》的有關規定，為維護檔案、資料的完整與安全，特作如下規定：
（一）負責檔案管理的工作人員必須嚴格執行保密職責，嚴守保密制度，保守黨和國家機密，并定期進行保密制度的學習，加強對檔案的保密管理。
（二）凡需查閱檔案材料者，均應嚴格履行登記手續，并在閱檔室內查閱。對密件檔案材料要按照規定范圍閱檔，不得隨意摘錄、擅自翻印。查閱時經辦工作人員不得離開。
（三）復印領用有密級的文件或檔案，需經部室負責人和分管副主席同意并聯合簽名后方可復印領用。檔案上不得涂改、劃線、增刪和撕頁，并應保護文件或檔案的整潔。如發現以上違規情況，視情節輕重追究其責任。
（四）密件檔案材料的銷毀，要造具清冊上報審批，到指定地點銷毀，并有兩人監銷。
（五）發現失密、泄密現象，要及時上報并采取補救措施。
四、檔案保管制度
為了進一步加強檔案的保管，確保檔案材料的完整和安全，利用各部室現有檔案庫房保護設施有效地延長檔案壽命，特作如下規定：
（一）各部室的檔案庫房是本部室的機要部位，非本部室人員未經許可不得進入庫房，亦不得在內辦公、會客。
（二）未移交到檔案管理辦公室的'各種檔案資料，各部室檔案負責人和管理人員應定期檢查這些檔案，做到卷目相符，發現問題及時向領導匯報，并采取有效措施。
（三）庫房內嚴禁吸煙，不準存放易燃、易爆及其他物品，保持庫房內走道的暢通。定期檢查消防器材，使之保持完好狀態。
（四）根據現有庫房設備條件，切實做好防火、防盜、防光、防蟲、防潮、防鼠、防高溫、防塵等各項安全防護管理工作。
（五）離庫時必須關好櫥、柜以及門、窗，切斷電源。
五、檔案查(借)閱制度
為了積極開展檔案的利用工作，更好地為本單位各項業務工作提供服務，特作如下規定：
（一）凡查閱本單位辦公會議記錄以及財務等其它重要檔案，須經單位主要領導批準，以上材料只限于有關人員在相關業務部室查閱。
（二）凡涉及到個人的組織處理、歷史結論、他人參保繳費情況等內容的檔案材料，必須由各部室負責人出面查閱。
（三）查閱檔案不得離開閱檔室，不得擅自將檔案帶出檔案室。查(借)閱檔案時，必須保持案卷的整潔、完好。嚴禁將檔案文件隨意折抽、裁貼、填注、勾劃、涂改、加點、污損。
（四）檔案管理人員必須認真貫徹執行本制度。對所查(借)閱的檔案負有督促檢查責任，發現問題及時向領導匯報。做好利用檔案的記錄工作。
六、檔案復印領用流程和管理制度
（一）各部室人員原則上只能查閱本部門工作范圍內的檔案，如需查閱其他部門的業務檔案，須經分管領導同意，方能查閱。
（二）外單位或個人到本單位各部室復印領用文件或檔案時，單位必須持單位介紹信，個人憑身份證或其他有效身份證件，然后填寫《文件或檔案復印領用登記表》，按照表格要求填寫完畢后，由經辦人上報到各部室負責人處，經部室負責人審查同意簽名后方可辦理，本單位各部室文件或檔案一律不準外借。
（三）各部室必須建立文件或檔案復印領用登記臺賬,嚴格進行登記,必須注明領用日期、領用單位、領用人復印領用的用途， 并由經辦工作人員和領用人本人在登記表上簽名。
（四）各部室要做好文件或檔案領用反饋工作，《文件或檔案復印領用登記表》由各股室指定專人負責保管，按年裝訂成冊存檔。
七、檔案的統計和移交制度
（一）各部室負責人每年應對檔案的收進、移出、保管等情況進行準確統計。數據統計表交本單位辦公室一份存檔。
（二）各部室向本單位檔案管理辦公室移交的檔案，應嚴格按照要求移交。在移交時，雙方應在移交清單上簽名和蓋公章。移交清單一式兩份，雙方各執一份。
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