規范業務工作流程 提高計劃工作質量

規范業務工作流程 提高計劃工作質量

規范業務工作流程 提高計劃工作質量 計劃工作是供應工作的龍頭。計劃工作質量的好壞直接影響到能否及時地組織到站段運輸生產所需要的物資，所提供的物資價格是否最低、質量是否最優、能否保證安全。計劃員的業務能力是計劃工作質量好壞的關鍵。由于去年的管界調整，濟南局的物資管理與上海局的管理模式有所不同，原濟南局制定的一些規章制度已不適應新的形勢的要求，加之計劃員的崗位經常變動，計劃員的業務素質參差不齊，導致在業務工作中出現了一些問題。盡管圓滿完成了物資供應任務，但離規范管理的要求有一定的差距。個別計劃員工作中處理問題想當然，執行規定不到位，個別敏感環節缺乏控制，不能相互制約，可能會產生舞弊行為，考核時有時沒有標準，比較隨意。因此將業務流程進一步規范，統一要求，形成靠制度管人的科學機制，十分必要。   一、計劃工作存在問題的表現及分析   經過座談，存在的主要問題有以下幾個方面： 1.站段提報的書面計劃項目不齊全，特別是當站段對進料渠道進行建議時，不清楚是站段的意見還是個別計劃員的個人行為，一旦出現質量或價格等方面的問題，容易出現扯皮，不利于界定雙方的責任。 2.業務負責人對站段的用料需求掌握不全面，一旦發生供應不及時的情況，很可能已經造成了不良影響，或當事人私下處理，不利于事前督促和事后考核。 3.部分計劃員執行比質比價采購的規定不到位，同一種物資價格變動過于頻繁，外地物資比質比價標準過寬。當地物資標準雖然很細，但單項物資達到標準的數量有限，同類物資夠標準，但和以前的規定不一致。 4.部分業務員發票處理不及時。有時料已經送到單位好長時間，但發料單未開，時間滯后，給站段核算帶來不便，個別發票時間過長，易形成懸帳懸案。 5.個別計劃員工作不嚴謹，臺帳填寫不規范，填寫項目不齊全，傳遞不及時。 6.個別計劃員工作拖拉。由于對工作內容無明確的時間要求，考核時不好定性。   二、工作流程的作用及其制定的原則   工作流程是指為完成某一目標或工作任務時進行的一系列邏輯相關的活動的有序結合。如果保證工作取得好的結果，就必須控制好流程的運行。 例如計劃工作，從接受站段申請計劃開始，一直到把物資送到站段投入到運輸生產當中，就是一個具有相當環節的業務流程。只有把每一個環節控制好了，才能保證計劃工作質量。 制度是維系流程正常運作的規范，要根據流程的每一個環節，制定科學的工作標準，明確每一個環節應達到的要求。切實做到工作有標準，考核有依據。不因人員變動而使工作產生偏差。 我們對計劃員的工作職責進行了認真梳理，確定了主要工作事項。主要包括：計劃受理、計劃確認、計劃上報、編制采購計劃、實施采購、單據處理、懸帳懸案處理、優質服務、物資紀律幾個方面。對每一個事項都明確了具體要求，完成時間及考核人員。 主要遵循以下原則： 1.全過程控制。流程包括計劃員所能涉及到的所有工作項目，不留死角。 2.閉環控制。有要求，有考核，有反饋。 3.與上級政策相一致。嚴格執行處里的各項規定。 4.逐級負責制。計劃員、業務負責人、監管組各司其職。 5.持續改進。流程是一個不斷完善的過程，根據新的情況和執行中出現的問題，及時進行修訂。   三、流程要點 1、月度計劃必須是規范的書面計劃，包括經辦人、審核人、單位領導簽字。如站段對進料渠道進行建議，須有單位公章和單位領導簽字。臨時追加計劃如果是電話要料，接電人要做好記錄，品名、規格、型號、需用時間要記錄齊全，主管計劃員不在，應由接電人代記，事后及時告知。站段申請計劃經科長簽字確認。  2.按照路局物采管（2005）33號《關于公布物資采購分工范圍的通知》。屬物管處采購的物資經科長簽認后一日內及時報物管處。 3. 必須從準入供應商中采購，確需從非準入單位采購的，經科長簽字報監管組同意后方可采購。屬集采分供范圍的，按集采分供渠道價格執行，不得隨意調整。當地料單項2000元以上或同類同批物資5000元以上，外地料1萬元以上的，納入比質比價范圍。一次采購金額10萬元以上的，實行競價采購并報監管組備案。所有采購計劃均應填寫采購信息傳遞單，要求項目填寫齊全，不得漏項，在物資入庫前傳遞至倉庫作為倉庫收料依據。月度計劃2個工作日之內完成，急用料隨時原則上不超過半個工作日。 4. 采購實施，按批準的渠道、價格執行，通知有關渠道及時配送。跟蹤了解送料入庫情況，原則上一律入本站倉庫，確需直送站段的，需由科長批準。當地料2個工作日。外地料5個工作日。 5. 當地供應商每周送發票（或附表清單）一次，外地供應商每半月寄送發票一次，計劃員收到發票后五個工作日內收發料單必須傳至倉庫。發票應及時報銷，杜絕月底集中報銷，每月15日前收到的發票當月必須報銷，15日后收到的發票次月必須報銷，特殊原因不能報銷的要向科長說明原因。找科長簽字報銷時應掛支單、發票、采購計劃齊全。單據要規范、準確，直發料或有需要說明的物資，應在備注欄詳細注明發貨時間、票號等信息。發料單經接收單位簽字確認后，計劃員不得私自通知管庫員變更價格，確需變更價格的，要報請科長同意。 6. 懸帳懸案處理，按時間順序編制成表，寫明形成原因，由科長設定時間，限期處理。 站段有退換貨要求的，計劃員不得私自進行處理，需向科長匯報，落實清楚原因后再決定是否予以辦理。 7.計劃員不得私自轉結站段送來的發票，確屬生產急需產生的情況，由科長向站領導匯報后決定是否辦理。 8、對待用戶要主動熱情，不得推諉扯皮。服務中規范使用文明用語，杜絕服務忌語。有不良反映的，按控制程序進行處理。每月到市場了解價格行情一次以上，隨時掌握市場變化，并寫出書面報告報監管組和科長各一份。每月攜帶走訪記錄本到主要用料站段走訪一次以上，征詢用戶對我站所供物資的質量、價格、服務等方面的意見和建議，經被訪單位簽字后報科長審閱。 9、嚴格遵守有關規定。不得和供應商串通，比價信息、采購計劃、采購價格等資料要妥善保管，不得外傳。不得接受供應商的吃請、禮金及有價證券。 10、有違反上述之一條的，在次月考核工資中扣發當事人50--200元。   四、結束語 企業管理提倡以人為本，管好人首先要管好崗位。不斷完善崗位管理文件，實施科學的流程再造。將工作中的得失及時進行總結，上升為制度，實為管理的精髓。

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