時間管理的進展報告

關于時間管理的進展報告

關于時間管理的進展報告 （中國大學網 unjs.com）　　先說1句廢話：時間就是生命，渡過一分鐘，其實就是渡過一分鐘的生命，過一天，其實就是消耗了自己一天的生命。一天有效時間是50%，那么生命質量其實也就只有50%。我們要研究如何擴充生命的長度，另一方面，要如何利用已有的生命，后者可能更重要。 　　時間管理竟然是今年我最關注的主題，因為，時間不大夠用啊，大腦已經遙遙領先于執行，竟然給我構思了需要一輩子去做的事情。下面放一些資料，作為參考使用，以后再分享我的實踐心得和具體案例經驗： 　　A部分：用Excel做時間管理 　　在網上找了不少時間管理的工具，比如：Make Life Organized(MOL),MonkeyGTD，Google Calendar等等。這些工具雖然都很先進，但是操作和學習起來都比較復雜。 　　用來用去，找不到一個順手的好工具，而且學習起來很頭疼。于是，不思進取的懶毛病上來了，索性用Excel自制了一個時間管理工具，基本上體現了GTD（Get Things Done，把事情干了、讓事情被干了....）時間管理思路，而且最重要的是非常簡單，使用起來很方便！ 　　獨樂樂不如眾樂樂，將自己制作的工具與大家一起來分享，希望對大家有點幫助，也希望借此機會與學習時間管理的朋友進行交流。 　　這個Excel文件是一個空白模板，其中包括了每周計劃，每天計劃和每月計劃。下面對軟件的特點和使用方法進行簡單介紹： 　　1）每周計劃的基本界面 　　每周計劃的界面，如下圖所示： 　　 　　通過標簽可以在不同計劃之間方便的切換。 　　任務在這里按照重要程度分為4類。另外還有一個特殊任務列表，表示那些能夠產生明顯改變的行動計劃。 　　2）每日計劃的基本界面 　　每日計劃的界面，如下圖所示： 　　 　　每日計劃分兩個大的區域： 　　左邊的是進度管理區，用于控制每天的工作進度和時間，這里每行為30min。 　　右邊的是任務分類區，用于設定每天的工作任務，并對工作任務進行分類。 　　3）應用實例 　　這個軟件工具的最大特點是非常實用，也非常簡便。下面結合實例說明： 　　比如要制定下一周的工作計劃，先將Excel文件拷貝一份，在新文件上開始編輯。 　　以一周中的一天來詳細說明操作步驟： 　　步驟1) 發散思考 　　根據一周計劃，列舉出一天中需要做的事情，操作步驟如下圖所示： 　　 　　步驟2) 任務規劃 　　將記事本中的工作按重要等級復制/粘貼到Excel表中的任務分類區，操作步驟如下圖所示： 　　 　　步驟3) 排定時間 　　選中任務分類區的某項任務，利用復制/粘貼（Ctrl+C和Ctrl+V）到Excel表中的進度管理區。 　　很快就能排好每天各個時間段需要做的事情。 　　步驟4） 執行情況檢查 利用步驟3）類似的操作，將任務執行情況填入到執行那一列。 　　步驟5）寫每日小結，在表上任意地方寫吧，很方便。 　　通過上面的介紹，相信大家對該軟件已經有了初步的了解。如果感興趣，不妨下載試用一下，如果有什么問題或好的建議請與我聯系！ 　　另外，有兩本關于時間管理的書值得推薦，分別是：《盡管去做》和《要事第一》 　　B部分：[轉]時間管理工具的經驗 　　我使用 Tracks 作為時間管理工具已經有三個月了，感覺相當不錯。最近和部分同事、朋友聊天時，感覺時間管理問題還困擾著蠻多人的，因此，推薦一下。 　　 　　做時間管理之前，我推薦先看看德魯克的《卓有成效的管理者》。無論你希望好好管理時間、管理自己或者是管理一支團隊，這本書能給你最樸實而有效的建議。--我建議，不單看，而且按照書中的建議試著做。 　　我，包括我身邊的朋友，在時間管理上通常的困境是： 　　1、每天都很忙，但不知道在忙什么--或者說，忙完以后，沒什么成就和成就感； 　　2、總是在救火--都在處理重要且緊急的事情，并且看起來這些事越來越多； 　　3、習慣于處理最容易和簡單的事，但復雜困難的事情，會拖很久很久； 　　使用 Tracks，能夠讓我： 　　1、分析自己時間的利用情況； 　　之前我在文檔方面花的時間太多了，在技術操作方面也是如此，在管理和溝通上，花費的時間卻遠遠不足。 　　因此，最近做了些調整--文檔工作量降下來了，不過，一些技術活兒，卻是愛好，暫時不好改。 　　 　　我的生活習慣顯然還不太好，晚上還有可能睡得比較晚： 　　 　　還是應該盡量早睡早起，在每天開始的時候做計劃，每天晚上審視完成情況。 　　2、看清自己最拖拉的事情是什么，如果實在不適合自己做，就交出去； 　　3、不會把重要的事情拖成重要且緊急； 　　上回拉著歐陽幫我們做培訓的時候，他問大家：重要、緊急、重要且緊急、不重要不緊急的事，先做哪個？ 　　很多人選擇重要且緊急。 　　單次來看，這么選是沒錯。 　　但長遠看，為什么會總在救火？是不是因為處理重要且緊急的事件時，我們又把一件件事情由重要拖成重要且緊急？ 　　4、有點兒成就感； 　　我承認，我有蠻強的虛榮心的，所以，看著自己做完的工作列表，心里多少有那么些滿足感 ;) 　　使用 Tracks 時，我對 Project 和 Content 的分類，或許能供你參考： 　　最后提醒一下，再好的工具，也只是工具，如果你不在意，不堅持，它就一點用處也沒有。 C部分：[轉]時間管理工具的經驗-2 為什么要進行時間管理： 屠格涅夫說：等待的方法有兩種，一種是什么事也不做地空等，另一種是一邊等，一邊把事情向前推動。 　　與其將時間耗費在無意義的消磨等待中，而在事務纏身時手忙腳亂疲于應付，不如隨時對自己的時間進行規劃管理。 　　如果將一小時看做獨立的60個一分鐘，你會發現，這一小時中能完成的任務量大大增加。 　　10000小時/墨菲定理/二八法則，引導我們更有計劃地支配和使用自己的時間。 　　如果不能讓每一秒都創造出價值，毋寧讓我去死 我會倍感壓力與慚愧。 　　我選擇時間管理工具的標準： 1.使用成本低，操作快速便捷。 　　2.功能強大，適合折騰，能夠根據實際需要進行個性DIY。 　　3.非公開，可設置隱私權限；可共享，選擇共享對象。 　　我使用的時間管理工具： 　　1.Blackberry + Google Sync 　　 　　經典的組合。可同步聯系人的資料以及日歷信息。優勢是隨手可得（一般而言Blackberry在以我為圓心的半徑一米內隨手可得），在缺乏電腦的環 境下記錄方便。一般被我用來記錄讀書后獲得的行動靈感，或是在課堂記錄作業任務等。另外看電視時有什么精彩節目的預告，我也會用BB記下，絕不錯過好節 目。 　　此外BB的鬧鐘也是我常用的。 　　2.Google Calendar 　　 　　主要用來系統地進行每天、每周或某一階段的時間整理。最經典的應用是將一學期的課程（時間、教室、任課老師的姓名）輸入，并設置提前1小時+提前5分鐘的SMS提醒。經過上學期的實踐證明，這種方式非常有效。我從未上課遲到，而忘記教室門牌號的情況也久不復發了。 　　我還添加了China Holidays、歷史上的今天、語錄三個公共日歷。此外 Contacts birthdays 這個新開放的日歷功能，允許你將Google聯系人的生日添加為一個單獨的日歷表，是個非常貼心非常人性化的功能，自然也要加上。 　　另再推薦今天發現的一款叫做Twistory的應用，允許你將Twitter上的Tweets添加到日歷中的對應時間點上，實現了LifeStream的功能。 　　http://twistory.net/ 　　3.Gmail 　　又是Google的產品，G社你是想壟斷我的人生么？ 　　Gmail的GTD功能，我是這么開發的： 將網絡的部分任務以Email形式發送到自己的郵箱（好處是可以實現富文本，并且借助Google的強大功能可以實現更多玩轉方式）。所有處理完的郵件，統統Archive掉，保證Inbox干干凈凈。 　　開啟Gmail Labs里Superstar（超級星標）工具，允許添加多種星標形式，每一種自己規定個代表的狀態。例如我將綠色的鉤作為包含賬號信息的網絡服務確認郵件的標記，感嘆號作為高權重事務的重點提示。（Labels標簽也能實現這種作用，只是文字不太直觀） 　　黑莓上收到的重要短信，可以復制并發送到Gmail。 　　我在Blogger上開辟了一個個人記事本，并且激活綁定了郵件發表日志的功能。因此我可以隨時通過黑莓或PC端，將簡單的文字日志通過Gmail發布到墻外的Blogger上，與老外交流分享。 　　Gmail的Task與Google Calendar的Task是聯通的，二者保持一致。 　　4.腦袋+筆記本兒 　　在好記性、爛筆頭都拼不過電子設備的今天，擔心大腦機能退化、手寫功夫下降的我，還是殘存了一些使用傳統方式記事的習慣。被動地讓機器來提醒你，雖 精確甚至萬無一失，但總會讓我覺得自己變成機器的附庸，不利于形成主動的習慣。事實證明，傳統方式在時間管理方面的效率，絕不亞于電子產品，更有利于事務 的拓展和腦力的激蕩，讓事情的完成更具彈性和創造力。 　　D部分：月光博客的心得 本文主要講的是工作方法的一個重要內容-時間管理，并且介紹了一個使用Google個性化主頁來進行時間管理的簡易方法。前一陣我們公司的相關時間管理的培訓給了我很大啟發，促使我將這個好觀念介紹給更多的人，同時結合我自己使用的Google工具來實現時間管理的方法，如果你想改善自己的工作效率，那么請繼續往下看。 　　時間管理的理論知識我就不介紹了，市場上關于這方面的書非常多，相關的培訓也很多。簡而言之，時間管理是就是如何更有效地安排自己的工作計劃，掌握重點，合理有效地利用工作時間，其本質是管理個人，是自我的一種管理。時間管理的方法是通過良好的計劃來完成的。 　　時間規劃 　　提高工作效率最關鍵的部分是規劃。規劃你自己的工作計劃和過程，充分利用有限的時間，這是高效完成自己工作的有效方法。 　　時間規劃一般分為長期規劃和短期規劃，一般可以在年初制定本年計劃，月初制定月計劃，周一制定周計劃。每天的工作計劃一般也可以預先制定，但是由于工作內容的復雜性以及臨時隨機任務，每天的計劃會非常難以管理。 　　時間規劃的難點是一天時間的規劃和分類，一天一共24小時，除了上班時間外就是個人業余時間，上班時間的工作一般是一些日常工作或者臨時任務，而業余時間則是思維期，一些事情可以吃飯睡覺都在想，這些事情一般不

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