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檔案管理辦法細則
為完善公司的管理體系，規(guī)范公司的經(jīng)營行為，促進全公司的持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強公司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟效益服務，依據(jù)有關法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實際，制定本辦法。
一、總則
1、目的：為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《科學技術檔案工作條例》，特制定本辦法。
2、適用范圍：本辦法適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設、經(jīng)營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料。
二、檔案整理及分類標準
公司的檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。主要分為文書檔案、基建工程檔案、儀器設備檔案、財務人事檔案、函等類型：
1、公司設立、變更的申請、審批、登記、公司章程、股東名簿、組織規(guī)程及辦事細則等方面的文件材料；
2、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；
3、行政類文件：政府機關核準文件，本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關機構(gòu)來往的批復。
4、黨團工青婦方面的文件；
5、財務、會計及其管理方面的文件材料；
6、勞動工資、人事、技術職稱審批、獎懲、法律事務管理方面的文件材料；
7、經(jīng)營管理方面的文件材料；
8、儀器、設備方面的文件材料；
9、基本建設、工程設計、施工方面的文件材料；
10、聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。
11、電子文件：指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?/p>
12、其它具有利用和保存價值的文件材料。
三、檔案管理歸檔工作
1、設立檔案管理員，隸屬總經(jīng)理辦公室，對公司內(nèi)的檔案資料實行統(tǒng)一管理。
2、各部門設立二級(兼職)檔案員，二級（兼職）檔案檔案員對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。
3、總經(jīng)理辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導和監(jiān)督。
4、人事檔案、財務檔案分別由人力資源部、財務部設專人配合總經(jīng)理辦公室檔案管理員進行管理。
5、歸檔各部門應于次年2月底前，將整理好的檔案移交公司檔案室。
6、歸檔范圍及管理：
（1）各類資質(zhì)文件、規(guī)章制度、人事檔案、會議記錄紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結(jié)、設備及資產(chǎn)的登記資料等由總經(jīng)理辦公室負責歸檔。
（2）涉及到的有關工程資料、項目合同、工程圖紙等與工程施工有關的資料由匯新環(huán)保科技有限公司負責整理及歸檔，并按規(guī)定及時向檔案室移交。
（3）各類證件：如營業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機構(gòu)代碼證正、副本由總經(jīng)理辦公室負責歸檔。如IC卡、貸款卡；國稅、地稅稅務登記證副本；開戶許可證等及各類財務憑證、帳薄、報表等均由財務部負責歸檔。
(4)涉及黨團青工婦等各種文件材料，由黨群辦公室負責歸檔。
（5）凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規(guī)定進行整理、保管。
四、文書檔案歸檔基本要求
1、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復）無缺頁、破損現(xiàn)象。即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
2、在歸檔的文件材料中，每份文件的正件（原件）與附件（復印件、掃描件）分別立在一起，文電應合一歸檔。
3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。
4、下發(fā)文件要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔。重要文件如部門需用可進行復印。
6、工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由公司檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4、庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5、檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6、 庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。
2、凡到公司檔案室查閱檔案者，要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室。
3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關的文件材料。
4、對于違反保密規(guī)定，泄露公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。
2、凡借閱檔案，復印、抄寫檔案資料者，需經(jīng)主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)董事長或總經(jīng)理同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借或復印檔案資料給他人。
4、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
5、借閱檔案時，不得刪改、涂寫、拆損案卷，閱后要及時歸還。
八、檔案銷毀制度
1、檔案是企業(yè)的寶貴財富，是企業(yè)的真實歷史記錄，檔案的銷毀，必須嚴格執(zhí)行國家有關規(guī)定。
2、對已超過保存期限的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，相關利害關系部門需對上報銷毀的檔案進行全面，認真的鑒定，并寫出書面報告，提出存毀意見上報主管領導審定。
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