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項目文檔管理辦法
一、總則
（一）為了加強項目檔案的管理工作，維護項目檔案的完整和安全，進一步規范項目檔案日常管理流程，制定本辦法。
（二）項目檔案是指在項目進展的整個過程中產生的包括非電子文件、文本文件、聲音文件、圖形文件、多媒體文件等項目有關的文件資料。
（三）項目檔案管理工作由檔案管理人員負責，其主要職責是收集、整理、歸檔項目資料，并定期向項目經理匯報檔案管理情況。
（四）項目中的非電子文件在歸檔的同時，原則上可以轉換成電子文件的需備份電子版，在內容、相關說明和描述上保持一致。
（五）項目組成員在工作中形成的具有參考價值的文件、材料由個人或項目經理整理后報文檔管理人員存檔。所有人員都有承擔按時提交文檔的義務和職責。
（六）項目檔案分為項目管理文件、技術文件、商務文件，各類的收集范圍見附表。
（七）建立檔案索引目錄，便于文件拷貝和查看。
二、文件收集
（一）收集范圍：
非電子文件、文本文件、影音文件、圖形文件、多媒體文件等項目進展過程中的所有文件。
（二）收集要求：
1、記錄了重要文件的主要修改過程，有參考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，由檔案管理員進行電子文件的轉換工作。
2、保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關系。
3、在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。
4、用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。
三、文件歸檔
（一）歸檔時間：
項目管理文件和商務文件一周歸檔一次。技術文件兩周歸檔一次。特殊情況，根據項目需要調整歸檔時間。
（二）歸檔要求：
1、有效性和完整性鑒定。歸檔前由檔案管理人員對文件的有效性和完整性進行鑒定，查看文件是否破損、內容是否完整。
2、文件分類。歸檔前對電子文件進行分類，有必要時對文件重新命名，參考附表歸納到所屬類別。
3、紙質文件按照類別歸檔，以標簽形式注明類別，及時鎖入安全柜中。
4、文件分類后按照檔案索引目錄存入相應的文件夾。
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