會議室管理制度
隨著社會一步步向前發展，越來越多地方需要用到制度，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編幫大家整理的會議室管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
會議室管理制度1
1.會議室預訂管理
2.會議室使用規定
3.會議室設備管理
4.會議衛生與安全
5.會議紀要與資料管理
6.違規處理與責任歸屬
內容概述：
1.預訂流程：詳細說明如何預訂會議室，包括時間、日期和參會人數的確認。
2.使用規范：規定會議期間的行為準則，如保持安靜、禁止吸煙等。
3.設備維護：闡述設備的使用、保養和故障報修流程。
4.清潔與安全：設定每日清潔標準，確保會議環境整潔，并制定緊急疏散計劃。
5.紀要與資料：規定會議記錄的制作與存檔，以及資料的分發和保密措施。
6.管理責任：明確各部門在會議室管理中的.職責，包括違規行為的處罰。
會議室管理制度2
一、會議室由校長辦負責管理，如需使用學校會議室，應于使用提前通知校長辦，由校長辦統籌安排。
二、會議室設備、用品，原則上概不外借。
三、會議室使用人員應保證會議室設備完好，用品齊全。
四、愛護室內公共設施，不得隨意挪動會議室的設施設備。如有損壞，視情況作出賠償。
五、會議室可用于召開會議，接待來賓、上級人員，舉辦集體活動等。
六、注意保持室內衛生，禁止在會議室內吸煙、隨地吐痰或亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。
七、會議結束時，應及時清掃會場衛生，關好門窗、空調、飲水機等一切設備。
八、學校會議室設備應進行定期保養，門、窗玻璃也應隨時擦拭，做到不積塵垢。
九、會議結束后，由使用部門關好門窗，關閉電源等，確保安全。
十、會議室由專門人員定期清掃，要做到全面徹底。
高村鄉第一小學
20xx年9月
會議室管理制度3
為了正確、規范的使用會議場所，提高會議舉辦的效率及質量，發揮會議室作用，給員工創造一個良好的辦公環境，使會議室的管理和使用更加規范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開，現結合本公司的.實際情況，對會議室的管理作如下規定。
第一章管理部門及管理職責
第一條公司會議室由公司行政部管理，各項目會議室由各項目行政部管理。
第二條公司行政部職責：
（一）負責公司例會的通知；
（二）會議室的安排與協調；
（三）負責公司例會會前物資的準備；
（四）負責公司例會的會議記錄；
（五）保證室內整潔衛生、設施完好。
第三條在例會結束后，及時起草會議紀要，并向會議召集人落實上次例會跟蹤事項報告，一并發至各部門經理和高管的郵箱。
第二章會議室使用規定
第四條為了避免會議室使用時發生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天由向公司行政部提出申請，填寫會議室使用登記表，以便統一安排。
第五條臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知公司行政部并在會后完善登記。
第六條如遇公司緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調換的情況下，公司會議優先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原則協商解決。
第七條各部門申請使用會議室時，需明確使用設備、使用時間、參加人數、以及與會后與行政部門檢查交接會議室的人員等。
第八條除公司會議特別要求提供糕點、水果、茶水等會議物資，其余會議一律不予提供；部門會議中需要準備糕點、水果、茶水等由會議組織部門自行準備，公司行政部在緊急情況下可協助準備，但費用由各部門自行協調。
第九條會議室使用期間，請愛惜會議室的設備設施，使用部門需保持會議室的整潔，不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等；請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室設備、家具的位置，愛護會場設施（包括：麥克風、桌、椅、投影儀、屏幕、空調設施等），使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、白板、設施設備等還原，離開時關閉電源、空調，并通知行政部行政文員共同檢查交接。
第十條使用完畢后，使用部門負責清潔會場，并與公司行政文員、設備管理員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。
第十一條由于部門使用不當造成的損失由使用部門承擔。
第三章附則
第二十條本規定自公布之日起執行。
第二十一條如有發現不符合以上要求，處罰辦法按6月發布的《新路標公司員工日常行為規范》處罰條例執行。
第二十二條未盡事宜由公司行政部解釋。
會議室管理制度4
1.會議室、接待室是酒店舉行會議、接待客戶的場所，為加強管理，規范酒店會議室、接待室的使用，給員工營造一個良好的工作環境，特制定本制度。
2.酒店所有員工非接待客人和參加會議，不得隨意進入接待室和會議室。
3．酒店各部門如需使用會議室，要提前到總經理辦公室申請，在會議室使用登記簿上簽字，由辦公室統一穿好!
4．接待室有專人負責引見、招待、接送來賓。
5．任何員工不得隨便移動會議室、接待室的家具及物品n
6．任何員工不得隨意使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。
7．任何員工不能隨意拿走接待室的報刊、雜志等資料。
8．愛護接待室、會議室的.設施
9．會議結束，要整理會場，保持清潔，并去辦公室辦理交接手續。
☆準備
（1）會議開始前半個小時，將冰水、咖啡準備好，其他各種設備要調拭好。
（2）打開會議室門，服務員在會議室門口迎接客人。
（3）根據客人要求，將指示牌擺放在指定位置。
☆服務
（1）會議開始后，服務員站在會議室的后面。
（2）保持會議室四周安靜，服務員不能大聲說話，東西輕拿輕放。
（3）通常每半小時左右為客人更換一次煙灰缸，添加冰水等，但要盡量不打擾客人開會，特殊情況可按客人要求服務。
（4）會議中間休息時，要盡快整理會場，補充的更換各種用品。
☆清理會場
（1）會議結束后，仔細地檢查一遍會場，看是否有客人遺忘的東西和文件等。
（2）將會議后水具、設備整理好。
會議室管理制度5
一、目的：
會議室是公司舉行會議，接待來賓的場所，為了充分利用會議室的功能，給員工創造一個良好的辦公環境，使會議室的管理和使用更加規范化、合理化，以確保公司的各類會議的正常召開，現結合本公司的實際情況，制定本制度。
二、責任：
會議室使用管理由公司人力資源部負責，并實施監督。
三、范圍：
適用于公司所有聘用人員。
四、會議室使用細則
(一)會議室時專門用于召開會議、研討工作、接待來賓的地方，未經允許，不得挪借他用。
(二)公司會議室的.管理由人力資源部統一負責，會議涉及使用的設備及設施由指定專人負責保管、管理與調試。
(三)四樓會議室無特殊情況暫停對外使用，二樓會議室專供客戶使用，如客戶人數較少且需長期使用會議室，報人力資源部后統一安排;其他人員如需使用會議室由人力資源部統一安排，其他會議室專供公司人員開會，與供應商了解溝通使用。
(四)一樓會議室(1—9號會議室)不是重要會議都不得安排，如公司人員需與客戶溝通，盡量使用外面的會議桌。非參加會議的人員，未經允許不得隨意進入會議室。
(五)為了避免會議室使用時發生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天填寫事務申請表交至人力資源部，以便統一安排。公司每天都會將會議室統一上鎖，各部門人員在使用會議室時必須到前臺登記，并領取鑰匙和會議牌。
(六)臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知人力資源部提出申請并登記使用。
(七)各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加人數等，如需提供純凈水、制作會標、擺放水果的，要在事務申請表中填寫具體內容及數量。
(八)如遇到會議室之間發生沖突的，要堅持局部服從整體的原則，公司會議優先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原則自行協商解決。
(九)開會期間，請愛惜會議室的設備設施。
(十)會議進行中，請把相關的標識牌放在指定的位置。
(十一)會議結束后，相關人員應及時整理會議場地，關閉各種電器，如發現設備故障和公物損壞應及時報人力資源部，以便及時修理，保證其他會議的順利進行。
(十二)會議室的使用部門，要維持室內清潔，使用完畢后將移動的桌椅及時放回原位，以方便其他部門使用，并通知前臺。
(十三)嚴禁在會議室打牌、嬉戲打鬧、聚會等。
(十四)室內物品未經人力資源部批準，不得私自轉借他人或挪借他用，若要借用會議室的物品，需填寫事務申請表，做好相應的登記，使用完畢后，及時歸還。
會議室管理制度6
第一章總則
為了規范公司的會議管理，加強會議室的合理利用并對其進行有效管理、保證會議室的整潔及各類設施的完好，提高會議管理工作效率、會議質量，確保公司各項目會議的順利召開，特制定本管理辦法。
第二章適用范圍
第一條會議室僅限于本公司用于舉行各類會議、開展各部門培訓及重要來賓接待等工作使用。
第二條本管理辦法適用于公司各級、各類會議的組織和管理。
第三章會議的類型及使用原則
第三條公司會議類型有公司辦公例會、日常工作會議、重要來賓接待會議、專題會議、培訓會議和臨時會議等。
第四條會議室使用原則：
一、會議室使用需遵循先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；臨時情況使用各部門之間可本著重要、緊急優先的原則自行協商調整使用，但不可影響后續其他預約情況；
二、會議組織部門根據會議類型、參會人員級別和參會人數提前到前臺填寫《會議室預約登記表》預約會議室；涉及接待重要來賓或專題會議等重大會議時，應填寫《會議接待需求表》；如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負責人，根據實際
三、情況協調會議室使用，事后補辦有關登記；
四、部門應在所預約時間到達會議室，并開始使用。若長時間未到，則會議室使用權由行政部另作安排；
五、如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個人應按預約時間內使用完畢，若后續時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內已安排了其他部門使用，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。
第四章會議準備
第五條會議組織部門應根據會議類型、與會人員級別等內容，提前到行政部指定人員進行登記預約，涉及重大會議時，應填寫《會議接待需求表》，經行政部審批。
第六條所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領導都應該做好充分準備工作，以便會議高效、有序進行。
第七條會議組織方或人員的會議前需要準備以下內容：
一、明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員，準備會議議程表、會議資料及簽到表，并且指定人員進行會議紀要；
二、涉及接待重要領導或貴賓的會議，需要提前與行政部確認該貴賓或領導的住宿、行程、用餐等安排及相關費用等事項；
三、會議通知由會議組織方或人員發布。
第八條行政部會議前必須根據會議類型及會議組織方需求，需要準備以下內容：
一、應于會議前10分鐘，準備好茶水、茶歇（水果、點心）、會場布置（包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）工作；
二、涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預定等。
第五章會中服務和會議要求
第九條會場服務
會場服務主要由行政部負責。
一、引導座位：會議組織方或人力行政人員應于會前準備好座位名牌，可引導與會人員盡快就座，特別要注意主要領導人員和重要貴賓人員的座次位置；
二、茶水服務：會議開始后，人力行政人員應指定前臺工作人員，每隔15—20分鐘添加茶水，根據與會人員飲水情況，自行調整添加茶水間隔時間；
三、維護會場秩序：保證會場內外安靜，注意會場周圍無關人員大聲喧嘩或闖入會場內，影響會議正常進行；
四、內外聯系、傳遞信息：做好內外聯系及信息傳遞工作，包括會議進行中領導對外要辦的事項、外來人員電話接聽、重要日程安排及接待等事項。
第十條會議要求
一、請與會人員嚴格遵守會議時間，切勿遲到或無故早退；
二、會議主持人應把會議事項的.進行順序與時間的分配預先告知與會人員；
三、會中，與會人員應及時關閉手機鈴聲，打開震動；請勿隨意打斷他人發言；急需接聽電話，須到場外接聽。
第六章會后工作
第十一條會議結束后，各部門應做好收尾工作。
一、會場清理：各部門使用后要及時關閉投影儀，視頻等設備，椅子及時歸位。行政部會后檢查并整理會場，保持會場清潔。清點會場設備，保證會場內設備完好。會議室使用完畢后，隨時關閉門、窗和全部設施、設備、電源，其實做好防火、防盜及其他安全工作；
二、會議紀要：由會議組織部門指定人員做好會議紀要，并成文由與會人員簽字確認；
三、貴賓接待工作：涉及會后接待用餐或接待用車，由責任部門陪同，行政部協助安排用餐及行程用車，直至接待工作結束。
第七章會議室的管理
第十二條會議室由行政部指定專人管理，各部門在使用會議室過程中，要保持衛生，禁止吸煙，愛護室內設備。會議室內的設備、工具、辦公用品未征得公司同意，任何人不得隨意拿出會議室或挪作他用。
第十三條會議室的環境衛生由行政部安排專人打掃，要做好日常清潔工作。為保持公司形象，公司員工切勿將私人物品擺放于會議室。
第十四條如遇下班或節假日，會議室管理人員應做到門窗關閉、電源關閉，遙控器等小件物品應及時收納，做好防火、防盜安全工作。
第八章附則
第十五條本制度由行政部指定，經區域總經理審批，報批集團通過后生效。
第十六條本辦法的解釋權和修改權歸行政部所有。
第十七條其他內容
附件一：《會議室預約使用登記表》
附件二：《會議接待需求表》
會議室管理制度7
醫院會議室是醫療管理的重要場所，用于進行學術研討、行政會議、教育培訓等多種活動。為了確保會議室的高效利用和良好運行，特制定以下醫院會議室管理制度：
1.會議室預約與使用
2.設備管理和維護
3.會場布置與清潔
4.會議紀律與行為規范
5.應急處理與安全管理
內容概述：
1.預約系統：建立公正公平的'會議室預約制度，包括線上預約平臺、預約流程、優先級設定等。
2.設備配置：明確會議室設備清單，規定使用、保養和報修流程。
3.清潔與維護：規定日常清潔頻率，以及特殊情況下的快速清潔響應機制。
4.行為規范：設定參會人員的行為準則，包括準時、文明交流、保護設施等。
5.安全管理：涵蓋消防、醫療急救、網絡安全等方面，確保會議安全。
會議室管理制度8
望江街道現場動遷指揮部 一樓會議室管理制度
為加強會議室的日常管理，確保會議室的安全、衛生、清潔、有序，保障會議室的正常使用和會議的有效舉行，特制定本制度。
第一條 一樓會議室為本部公共場所，可用于會務、就餐和體育休閑（乒乓球活動），辦公室、各工作組自主決定使用。
第二條 會議室由辦公室負責統一管理，日常衛生保潔由保安組負責。
第三條 日常管理要求
（一）地面干凈整潔，無煙蒂、無垃圾，要求每日早餐、中餐后必清掃一次。
（二）桌面干凈整潔，水瓶、水杯、煙缸擺放有序，桌面無煙蒂、無雜物、無污漬，煙缸內煙蒂累計不超過3只，每日早餐、中餐后必清潔一次。
（三）桌椅擺放整齊，每日早餐、中餐、會務后和下班前必整理一次。
第四條 使用管理要求
（一）用于乒乓球運動時，先揭去桌面保護養料塑料膠片，結束運動后將膠片和其他移位物品歸位，桌椅擺放整齊。
（二）用于會務時，使用人必須愛護會議室設施，保持會議室清潔。用后應將會議產生的煙蒂入缸、廢紙和垃圾入簍，關閉空調和電燈電源等。
（三）任何部門和個人未經辦公室同意，不得攜帶會議室的各種設施另做他用。 望江街道現場動遷指揮部 二樓、三樓會議室管理制度
為加強會議室的日常管理，確保會議室的安全、衛生、清潔、有序，保障會議室的正常使用和會議的有效舉行，特制定本制度。
第一條 二樓會議室為本部公共場所，可用于會務和就餐，辦公室、各工作組自主決定使用。
第二條 會議室由辦公室負責統一管理，日常衛生保潔由保潔員負責。
第三條 日常管理要求
（一）地面干凈整潔，無煙蒂、無垃圾，要求每日至少掃二次。
（二）桌面干凈整潔，水瓶、水杯、煙缸擺放有序，桌面無煙蒂、無雜物、無污漬，煙缸內煙蒂累計不超過3只，每日至少清潔二次。
（三）桌椅擺放整齊，每日早餐、中餐、會務后和下班前必整理一次。
第四條 使用管理要求
（一）用于會務時，使用人必須愛護會議室設施，保持會議室清潔。用后應將會議產生的'煙蒂入缸、廢紙和垃圾入簍，關閉空調和電燈電源等。
（二）任何部門和個人未經辦公室同意，不得攜帶會議室的各種設施另做他用。
（三）任何部門和個人未經辦公室同意不得攜帶會議室的各種設施另做他用。
會議室管理制度9
學校會議室是學校進行會議、接待來賓、舉辦各種活動的重要場所。為保證學校會務、對外接待及重要活動的'正常開展，提高會議室的使用效率，制定本方法。
一、會議室由管理員負責統一管理，內容包括開門、保管室內配備的各種設施用具，愛護好室內衛生，操作有關設備（如空調、電燈）等。
二、會議室桌椅必需擺放整齊，室內潔凈、衛生、寧靜、舒適,嚴禁擅自動用室內電器、隨地吐痰、大聲喧嘩、亂丟果皮、紙屑等。
三、凡列入學校一周工作支配上使用的會議室，必需確保其正常使用，不得發生臨時擠占等影響其使用的狀況。
四、學校會議室實行預約制度。學校各部門使用會議室，一般應提前1天向管理員提出申請，以便合理支配使用。若科室支配的會議與學校臨時性重要會議或活動發生沖突，應以學校會議或活動為先。
五、會議室使用部門要愛惜室內設施和物品，節省使用紙杯、茶葉等公共用品，節省用電，并留意室內環境衛生。會議結束后，應準時關閉空調和電燈。任何人員不得隨便移動或損壞室內家具、物品，不得隨地吐痰和亂扔雜物等。
六、管理員對學校會議室，常常檢查室內設施、設備完好狀況，做好防火
防盜工作，確保財產安全完整。同時要督促保潔人員室內清潔衛生等工作。
七、會議或接待結束后，應準時對會議室進行整理、打掃，并關閉空調、電燈等。
會議室管理制度10
醫院會議室是進行醫療決策、學術交流、教育培訓等重要活動的場所，其管理制度的重要性體現在：
1. 提高效率：規范的管理制度能確保會議室資源有效利用，避免沖突和浪費。
2. 維護秩序：明確的'會議紀律有助于保持會議的專業性和有效性。
3. 保障安全：通過安全與保密管理，保護醫院及患者信息安全，防止意外發生。
4. 提升形象：整潔有序的會議室環境體現醫院的專業水平和管理水平。
會議室管理制度11
學校會議室是學校舉行會議、接待賓客、舉辦各種活動的重要場所。為保證學校會務、對外接待及重要活動的正常開展，提高會議室的使用效率，制定本辦法。
一、會議室由管理員負責統一管理，內容包括開門、保管室內配備的各種設施用具，保護好室內衛生，操作有關設備（如空調、電燈）等。
二、會議室桌椅必須擺放整齊，室內干凈、衛生、安靜、舒適,嚴禁擅自動用室內電器、隨地吐痰、大聲喧嘩、亂丟果皮、紙屑等。
三、凡列入學校一周工作安排上使用的.會議室，必須確保其正常使用，不得發生臨時擠占等影響其使用的情況。
四、學校會議室實行預約制度。學校各部門使用會議室，一般應提前1天向管理員提出申請，以便合理安排使用。若科室安排的會議與學校臨時性重要會議或活動發生沖突，應以學校會議或活動為先。
五、會議室使用部門要愛護室內設施和物品，節約使用紙杯、茶葉等公共用品，節約用電，并注意室內環境衛生。會議結束后，應及時關閉空調和電燈。任何人員不得隨意移動或損壞室內家具、物品，不得隨地吐痰和亂扔雜物等。
六、管理員對學校會議室，經常檢查室內設施、設備完好情況，做好防火
防盜工作，確保財產安全完整。同時要督促保潔人員室內清潔衛生等工作。
七、會議或接待結束后，應及時對會議室進行整理、打掃，并關閉空調、電燈等。
會議室管理制度12
一、會議室使用登記手續
1、凡需用會議室的部門及人員須提前在會議登記表上做預約登記手續；
2、會議室預約登記手續在會議室門上；
3、會議結束后請將《會議紀要》呈送運營中心。
二、會議室的使用規定
1、大會議室一般用于公司例會、事業部例會之用。
2、小會議室用于部門例會及接待客戶之用。
3、會議結束后將桌椅放回原位置并將窗戶、電燈等關閉。
三、會議室環境衛生要求
1、注意保持會議室的環境衛生；
2、嚴禁在會議室吃東西；
3、嚴禁在會議室及桌面，堆放與會議室配套物品無關的設施；
4、嚴禁將茶杯或較堅硬的'利器放在會議桌面上，以免劃傷桌面，茶杯應放在下面的中間空檔中；
5、嚴禁在會議室吸煙；
6、嚴禁在會議室處理與工作無關的事情。
會議室管理制度13
1、會議室，接待室是酒店舉行會議，接待客戶的場所，為加強管理，規范酒店會議室、接待室的`使用，給員工營造一個良好的工作環境，制定本制度。
2、酒店所有員工非接待客人和參加會議，不得隨意進入接待室和會議室。
3、酒店各個部門如需要使用會議室，要提前去總經理辦公室申請。
4、接待室有專門負責引見、招待、接送來賓。
5、任何員工不得隨便移動會議室，接待室的家具及物品。
6、任何員工不得隨便使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。
7、任何員工不得隨便拿走接待室的報刊，雜志等資料。
8、愛護接待室、會議室的設施。
9、會議結束，要整理會場，保持清潔。
酒店會議室管理制度準備
1、會議開始前半個小時，將開水咖啡準備好，其他設備要調好。
2、打開會議室門，服務員在門口迎接客人。
3、根據客人要求，將指示牌放在指定位置。
酒店會議室管理制度服務
1、會議開始后，服務員站在會議后的后面。
2、保持會議室安靜，服務員不能大聲說話，東西輕拿輕放。
3、會議中間休息時，要盡快整理會場，補充更換各種用品。
酒店會議室管理制度清理會場
1、會議結束后，仔細檢查一遍會場，看是否有客人以往的東西和文件等。
2、會后將水具，設備整理好。
會議室管理制度14
人民醫院會議室管理制度旨在規范醫院內部會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議的有序進行，減少資源浪費，促進醫院各部門間的溝通與協作。通過明確的規則，可以保障會議的.質量，提升決策的有效性，同時也能體現醫院的專業化管理水平。
內容概述：
1.會議室預訂：確立預訂流程，包括申請、審批、確認和取消等環節，以避免會議沖突。
2.會議準備：規定會議資料的準備、設備的檢查與調試、會場布置等要求。
3.會議進行：設定會議議程、時間管理、參會人員行為規范，確保會議高效進行。
4.會議記錄：明確會議記錄的格式、內容要求，以及記錄的保存與分發。
5.會議后續：規定決議執行、反饋機制、會議效果評估等事項，確保會議成果落地。
6.設施維護：制定會議室設備的保養、清潔和報修程序，保證設施的正常運行。
會議室管理制度15
公司會議室使用管理規定xxx集團總部會議室管理使用規定為加強公司會議室科學化管理、規范化使用，確保各類會議順利有序召開，提高會議室利用率，特制定集團總部會議室管理規定如下：
一、會議室基本情況：
二、會議室安排：
由行政部統一負責。各部門如需借用會議室，提前一天向行政部提出申請，告知會議人數、會議時間、會務聯系人等基本信息，并在簽字認可（見附表）。若各部門會議與公司臨時性重要會議發生沖突時，須保證公司級會議優先使用；部門之間會議發生沖突時，由各部門之間自行協商解決；外單位借用召開會議與公司或部門會議發生沖突時，須保證客戶方使用優先。使用方如因故取消會議，須及時通知綜合辦公室取消會議室安排。
三、會議室準備：由辦公室按會議要求提前做好會議室內設施設備、會務方面的準備工作，室內保持干凈整潔，桌椅排放整齊，按會議需要備好茶杯及飲用水。會議室內席卡擺放及座次的安排由會議使用方負責。外單位借用本公司會議室，由借用方負責席卡座次安排，本公司不提供會議用品，若借用方須擺放會標、席卡、鮮花、水果等，可由辦公室代辦，費用由借用方支付。
四、會議室設備實施：會議室的照明、空調、投影、音響等設備使用管理由辦公室專人負責，如若使用投影儀、音響設備，應提前通知辦公室做好調試、試用準備。使用人員應愛護會議室的'會議室設備設施，不得損壞公物，會議室配置的設備、桌椅未經許可，不得隨意搬動挪作它用。會議結束后，及時通知辦公室檢查會場，關好電腦、投影儀、門窗、空調、燈光等設備，待辦公室會務人員查看后方能離開。如因與會者使用不慎而造成的損失，由使用者承擔。
五、會議室衛生：會議期間應保持整潔；會議結束后，使用部門應及時清理會場，所移動過的桌椅等設施還原，保持會議室整潔如初。
六、會議室管理：辦公室會務管理員須嚴格執行會務管理各項規章制度，努力做好服務及協調工作，保障各類會議、接待活動的正常進行。
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