公文處理的基本原則 -文秘文書

公文處理的基本原則 -文秘文書

實事求是的原則　　　　公文處理工作必須要發揚深入實際、聯系群眾、調查研究、認真負責的工作作風，因為公文的出發點和最后的目的就是要解決實際的問題，它是公務活動面對實際問題必須借助的方法、工具之一。如果不深入實際，調查全面真實的情況，只是閉門造車，必然陷入官僚主義、形式主義和文牘主義的泥沼，使公文成為脫離實際，堆滿了官話、套話、空話、假話、大話的垃圾堆，使浮夸虛飾、生搬硬套、本本主義、瞎指揮、妄下結論的官僚主義之風侵害機關和組織的健康肌體，這樣公文處理不但無助于組織的管理，發揮不了實際的作用，甚至可能會帶來混亂和矛盾等負面效應。所以公文處理必須是一種有效的信息溝通，公文處理的實踐者應該從客觀實際出發，傾聽群眾和基層的呼聲，如實地反映真實情況，不先入為主，不任意夸大和縮小問題，不掩飾矛盾，既報喜也報憂。同時，公文處理的實踐者要能對搜集上來的各種情況和材料的性質、真偽、是非、可行性做出準確的分析判斷推理，運用科學的方法論從客觀事實中得出正確的結論。能夠發現問題，提出問題，分析問題，最終還是要落在能有效地解決問題。所以在公文處理實踐中，最重要的是要能指出解決問題的具體方法、手段、途徑、措施。　　　　精簡的原則　　　　精簡是使公文處理活動能夠更加準確、便捷、高效的保證。“繁文褥節”一直是困擾公文處理活動實現高效的突出問題。黨和政府的有關領導曾一再要求“ 八股”，倡導“搬文山，填會海”，但這些問題始終未能得到很好的解決。今天商品經濟社會對于公文處理活動的時效性要求更高，質量要求更嚴，因此必須要化繁為簡，刪繁就簡。首先，文章要寫得短一些，精一些，公文的格式、結構、種類都要力求簡化。其次，公文的運轉處理程序的環節要力求精簡，減少不必要的層次和工作環節，合并一些環節和手續，隨著逐步改善加工手段，有效地控制程序，減少出現差錯的機會，最終實現逐步簡化過程。第三，公文處理的實踐者必須從觀念上破除那種陳腐的以為繁瑣、層次多必有效的舊觀念，樹立起精簡的意識，認識到簡便易行的程序、責任到人的工作安排、規范功用強的方法、工具，才是保證公文處理便捷有效的正確方法。　　　　高效的原則　　　　效率和質量是相依相伴的，效率高不僅依賴于快節奏、高時效，更取決于公文處理的高質量，只有將每項工作、每個環節都做到準確、細致、嚴謹、周到，使公文處理這一系統工程、群體行為能夠按質完成，所有人員都能各司其職，公文處理的高效才有可能實現。公文處理的質量涉及到了公文處理活動構成的各個要素，涉及到了工作過程的每個環節，涉及到了評估審核的指標體系。首先，質量的高低不僅要依靠設備、物質、材料、工具等硬的因素，也要依靠人的主觀努力、信息的保證和制度的完備等很多軟的因素，只有在兩個方面都達到高的質量，效率才能真正有保證。否則，只是片面的強調速度，強調快，強調客觀設備條件、物質條件是否具備，就有可能“欲速則不達”，出現只重物而不重人的傾向。　　　　　　來源：中華秘書網

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