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外語學(xué)院學(xué)生會部門制度 -管理制度
人事制度
（一）人事任免
1．(1)招聘新干事：
學(xué)生會干事招聘在新生來校報到之后的第一到第二個星期之間進(jìn)行，新生了解了學(xué)生會各個部門工作職能后，填意向表，參加面試選拔；
(2) 面試合格者進(jìn)入學(xué)生會為見習(xí)干事，見習(xí)期為45天。合格者轉(zhuǎn)為學(xué)生會干事，并舉行轉(zhuǎn)正儀式正式由學(xué)生會接納。存在以下情況的不予以轉(zhuǎn)正:
1）45天內(nèi)無法適應(yīng)學(xué)生會生活（由部長主席團討論決定）
2）自愿退部者
3）不能與本部及學(xué)生會成員融洽相處（參照成員內(nèi)部互評，評分遠(yuǎn)低于平均分者視為不能與他人融洽相處）
4)符合免職情況的(見(一)3)
2．成員有以下情形之一的，應(yīng)當(dāng)予以任職
（1）新錄用人員（不含職務(wù)變更的人員）試用期滿合格的;
（2）經(jīng)主席團認(rèn)可，在學(xué)生會內(nèi)部轉(zhuǎn)換職務(wù)或升降職位。
（3）其他原因經(jīng)分團委書記和主席團認(rèn)可轉(zhuǎn)換職務(wù)或升降職位
3. 成員有下列情況之一的，應(yīng)當(dāng)予以免職
（1）無故未出席部門例會達(dá)兩次以上(包含兩次)
（2）未完成部門所分配任務(wù)達(dá)兩次及以上
（3）在學(xué)生會活動中，出現(xiàn)重大失誤（由主席團及秘書部討論決定）
（4）有其他不良行為導(dǎo)致?lián)p害學(xué)生會形象者，視情節(jié)輕重，予以降職或勸退。
（5）一學(xué)期內(nèi)有一門或以上不及格科目，且學(xué)分績點不滿2．3者，或有兩門或以上不合格科目者，出于對成員的關(guān)懷，予以勸退。
（6）嚴(yán)重違反學(xué)生會制度。違反校紀(jì)校規(guī)。
（7）時間精力無法分配得當(dāng)，不能或者不接受任務(wù)達(dá)五次及以上者，予以勸退。
（8）不能與本部及學(xué)生會成員融洽相處。
4.職務(wù)升遷
1)副部長由部長提名報主席團同意。
2)部長委任采取答辯方式。在學(xué)生會工作一年及以上部員有資格參加面試。正常情況下每學(xué)年末一次。由分團委書記主席團共同面試。(非學(xué)年末原部長離職達(dá)4個及以上時，可緊急啟動答辯。)
考核制度
考核原則：考核應(yīng)公正、公開，考核評定應(yīng)參考上級、下屬、同事及自身的鑒定意見。
1.人員考核制度
（1）見習(xí)干事考核：試用期一般為45天；考核制度可參照外語學(xué)院部員考核制度(附錄1)
（2）學(xué)生會的考核一般在每學(xué)期期末進(jìn)行；
（3）考核分為三種：學(xué)生會各部門內(nèi)進(jìn)行互評（附錄1）（包括部員對部長及部長對部員的考評）、部長互相考核、主席團對部長考評；
2.部門考核制度
（1）秘書部對部門進(jìn)行考核。考核內(nèi)容包括：
i. 例會中，部員的出勤率。是否有無故缺席、遲到和早退現(xiàn)象；
ii.例會中，有無圍繞學(xué)生會工作展開，有無說笑等現(xiàn)象
iii.各部門應(yīng)及時客觀地上交各自文本檔案和電子檔案。包括活動小結(jié)及簡報；
iv.各部門對學(xué)生會辦公室的值班情況。各部對學(xué)生會辦公室工作條件的遵守情況。
以上各項考核成績由秘書部統(tǒng)計后逐月公布。
（2）由主席團對各部進(jìn)行期末考評
（3）由學(xué)生代表對各部進(jìn)行學(xué)期末考評（以學(xué)代會方式）
以上各項考核成績由秘書部統(tǒng)計后于學(xué)期初公布。
工作調(diào)動和退出
1.在擔(dān)任學(xué)生會某部門工作期間，確實須調(diào)整工作部門的須經(jīng)主席團同意，遞交調(diào)動申請書后方可調(diào)動；見習(xí)干事在見習(xí)期間，可向部長申請調(diào)動，由現(xiàn)部長與意向調(diào)向部門部長，見習(xí)干事三方面談。由兩位部長共同決定。
2.在擔(dān)任學(xué)生會某部門工作期間，確有原因需終止學(xué)生會工作的成員，要向主席團提出書面申請，遞交退部申請，說明具體原因，由主席團同意方可退部。
3.部長如需調(diào)動或退出學(xué)生會工作的須向主席團遞交申請，要求參照以上兩條
4.調(diào)動申請書和退部申請書都須由主席團簽名，才能生效
工作制度
(一) 工作理念
學(xué)生會須充分發(fā)揮學(xué)院與學(xué)生之間的橋梁與紐帶作用，強化服務(wù)意識，積極進(jìn)取，樂于奉獻(xiàn)，為學(xué)院和學(xué)生的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
(二)工作機制
本著共同奉獻(xiàn)的精神，學(xué)生會成員之間建立平等、協(xié)作的關(guān)系，機構(gòu)由主席團、部長、副部長及干事構(gòu)成。
（三）會議制度
（1）主席團會議兩周舉行一次，由主、副主席組成，主要討論學(xué)生會整體工作運轉(zhuǎn)及長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)
（2）部長會議兩周舉行一次，由各部部長及主、副主席組成集中討論解決全局性問題和具體任務(wù)的布置，統(tǒng)一步驟，協(xié)同工作。
（3）考勤
a)學(xué)生會成員不得無故缺席、遲到或早退。確有原因者，須向主席團說明請假，再由主席團將請假名單告知秘書部，秘書部負(fù)責(zé)匯總。任何會議或活動凡遲到15分鐘以上的，視為缺席（請假單格式見附錄2）。
b)每次部長例會各部長都須簽到。部門的例會會由秘書部派與的會議記錄人來負(fù)責(zé)考勤。
（四）學(xué)生會辦公室工作條例
為了加強對院學(xué)生會辦公室的管理，方便院學(xué)生分會各部門之間的交流與合作，給院學(xué)生分會提供一個良好的辦公環(huán)境，特制定以下條例：
1．愛護(hù)室內(nèi)公物，妥善保管辦公用品、檔案等。禁止擅自挪用辦公室物品，如有特殊必要情況，應(yīng)在會議登記表上加以說明。
2．借用辦公室召開會議，須提前約定，由辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)。會后，由開會部門恢復(fù)辦公室的整潔關(guān)掉所有的電源開關(guān)，防火防盜加強安全防范意識。如其后使用辦公室部門發(fā)現(xiàn)辦公室未被恢復(fù)整潔應(yīng)及時告知秘書部。否則由其后使用部門負(fù)責(zé)。
3．非我院學(xué)生會成員不得使用辦公室，不得在辦公室內(nèi)進(jìn)行與我院學(xué)生會工作無關(guān)的活動。
4．辦公室刊物由辦公室統(tǒng)一管理，不得損壞，不得擅自帶走。
5．辦公室鑰匙一律不得另配。
6．禁止在辦公室內(nèi)大聲喧嘩、打牌、抽煙、喝酒等有損學(xué)生會形象的行為。
財務(wù)制度
1．學(xué)生會任何部門成員在購買學(xué)生會活動用品之前，必須于秘書處領(lǐng)取采購單（見附錄3），并認(rèn)真填寫，尤其是“物品用途”一欄。（日常工作所需用品由秘書處統(tǒng)一采購）
2． 采購單填寫完整后，須交予秘書部部員，秘書部人員會針對實際情況給出意見，以避免不必要的浪費。秘書部做好統(tǒng)計后，會發(fā)還給部門。申購單由秘書部指定部員保管，用以發(fā)還報銷款項時核對
3．舉辦大型活動，各部門另還需向秘書部呈交一份采購預(yù)算,超出預(yù)算的金額將不予報銷，預(yù)算需有部長簽字。
4．申請報銷的活動經(jīng)費在100元以下的,須經(jīng)此部門的分管主席簽字同意,100元以上需經(jīng)分團委書記審批方可報銷;
5．采購時，應(yīng)向商家索取采購發(fā)票，超市購物還應(yīng)當(dāng)索取購物清單，發(fā)票的客戶欄一律填寫“東華大學(xué)”，否則不予報銷。發(fā)票中“品名規(guī)格”一欄，應(yīng)當(dāng)盡可能填寫完整。如所購物品較多，可只填寫辦公用品，但要在采購單上詳細(xì)地注明采購的物品，其中列出所購物品的名稱，數(shù)量，單價，金額；
6．打印復(fù)印同樣必須填寫采購單，并且詳細(xì)填寫“復(fù)印內(nèi)容”、“復(fù)印份數(shù)”等信息。經(jīng)部長簽字后交與秘書處征求秘書處意見。
7．預(yù)算及發(fā)票等憑證必須統(tǒng)一由部長親自交予秘書部。報銷的發(fā)票等憑證一般在當(dāng)月15日交于秘書部，再由秘書部統(tǒng)一到分團委書記處報銷。
8．秘書部會在月末將報銷的錢款發(fā)還給部門；
9．采購務(wù)必堅持節(jié)儉原則。
另注：根據(jù)小額申購，大額預(yù)算的原則，若金額不超過200元，以申購單的形式來報銷。若超過200元，請本部門財務(wù)負(fù)責(zé)人員做一個財務(wù)預(yù)算。預(yù)算要由分團委主席審核同意，簽名后才能生效。如特殊情況臨時購買，請在發(fā)票上注明事由。
學(xué)生會成員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)我會各項制度，并嚴(yán)格按照相關(guān)制度履行權(quán)利和義務(wù)。
附錄1
部員考評制度
1. 例會出席率高，缺席不得超過1次。
2. 例會遲到不得超過2次。
3. 參與活動態(tài)度積極，每次都參與到本部的活動中，并且也積極幫助其他部門的學(xué)生會活動。
4. 對于部長交代的任務(wù)都能有效率地完成，夠完成的出色。
5. 是否有活動構(gòu)想，能否做到經(jīng)常與部長交流。
6. 是否在執(zhí)行任務(wù)的時候考慮周到，遇到緊急情況能以集體的利益為先。
7. 對本部乃至整個學(xué)生會的發(fā)展有無建議。
8. 是否能與部門內(nèi)部成員處理好關(guān)系。
9. 成績績點不小于2.3。
附錄2
請假單
XX席，我因XX原因不得不缺席我部X 月X日X時的XX 活動。造成學(xué)生會的不便，深感抱歉。希望XX主席能給予準(zhǔn)假。
此致
敬禮
XX部
XXX
X年X月X日
附錄3
采購單
在秘書處批準(zhǔn)采購前，申請人（部門）必須認(rèn)真填寫下列內(nèi)容
部門
經(jīng)辦人
采購理由及用途
購物清單及預(yù)計單價
預(yù)計合計
預(yù)計購物時間、地點
部門主管簽字確認(rèn)
分管主席簽字確認(rèn)
秘書部意見
以下為經(jīng)辦人采購?fù)戤吅筇顚?br />
實際詳細(xì)購物清單
物品名稱
單價
數(shù)量
小計
金額
合計
備注
打印復(fù)印申購單
申請部門：
復(fù)印/打印人：
紙張顏色：
份數(shù)：
復(fù)印/打印內(nèi)容：
部門部長簽字：
秘書部簽字：
備注：
請節(jié)約用紙
外語學(xué)院學(xué)生會
2008年9月
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