工程檔案的管理制度

時間：2024-12-14 16:56:27 管理制度我要投稿

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工程檔案的管理制度

　　在日常生活和工作中，制度的使用頻率逐漸增多，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編精心整理的工程檔案的管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

工程檔案的管理制度

工程檔案的管理制度1

　　1目的

　　1.1為了建立健全集團公司開發項目工程資料管理，完整、準確、系統地管理好工程資料檔案，充分發揮工程資料檔案在投資、開發工作中的重要作用，為公司提高工程管理和投資效益提供更好的服務。

　　1.2工程資料是指整個建設項目從前期、開工、施工、竣工及驗收、備案全過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括在此過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。

　　2工程資料的歸檔范圍

　　2.1對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的資料，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　2.2工程資料的具體歸檔范圍應符合《建設工程文件歸檔范圍和保管期限表》的要求。

　　3工程文件材料的質量要求

　　3.1工程資料應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備（不能代簽或打印）。

　　3.2復印、打印文件材料及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固度應符合規定的質量要求。

　　3.3工程資料應為原件，復印件必須注明原件的存放地，經辦人并加蓋原件存放單位的公章。

　　3.4工程資料的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

　　3.5工程資料的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。

　　4工程施工過程中的資料檢查：

　　工程部資料員在工程施工過程中不定期檢查（每月必檢一次）施工單位、監理單位的質量驗收和安全資料，及時檢查資料是否按國家質量/安全驗收規范、地方主管部門相關文件要求編制，與施工現場是否同步，原材料、試件等是否按規范留置、送檢，發現有缺漏的，列出缺漏清單，督促施工、監理單位及時補齊。

　　必須檢查的施工階段：項目開工前；基礎、主體等各分部工程驗收前；竣工驗收前二個月。

　　5工程資料的接收：

　　5.1遞件單位提供給工程部的工程資料（工程技術文件、來文、圖紙、資料）由部門資料員統一接收，并應填寫《工程資料接收記錄》和《收文登記表》。

　　5.2工程部或其它部門從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交資料員，并應登記。

　　5.3對接收的工程資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。

　　5.4對接收的工程資料應及時建立工程資料接收總登記臺賬和分類臺賬（簿式臺帳和電子臺帳）。

　　5.5對各單位提供的不符合規定的檔案資料文件，資料室有權退回歸檔單位，歸檔單位應按資料室的有關要求進行整改，直至提交符合規定要求的歸檔資料。

　　5.6凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關歸檔規定者，不能進行工程決算、工程款支付，各項工程款的付款必須由資料室對竣工資料簽收合格后支付。

　　5.7工程檔案在工程項目竣工驗收后一個半月內由施工單位向建設方提交完整、準確、并經各參建方有關負責人簽章的工程技術檔案資料。

　　5.8施工方要按合同約定的份數移交工程竣工資料到公司資料室，在取得資料室資料員接收資料的確認簽字后，才能與公司成本部、財務部進行結算工作。移交歸檔材料必須填好移交清單，一式兩份，移交人和資料室接收人雙方在移交清單上簽字，各自保存一份，以備存查。

　　5.9凡歸檔的文件材料，如不符合有關規定和標準的，資料室有權不接收。

　　5.10凡不按歸檔范圍、時間、要求歸檔的，資料室有權追查。

　　6工程資料的發放

　　6.1分發外單位和部門的工程資料（工程技術文件、發文、圖紙、資料）由部門資料員統一辦理。

　　6.2呈送上級單位的工程資料由工程部（項目部）確定發放單位、部門及份數。

　　6.3工程部分發的圖紙資料應編制《圖紙資料分發清單》，分發的圖紙資料至少預留一份，連同《圖紙資料分發清單》原件存檔。

　　6.4為避免工程資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定專人領取，并電話或書面通知部門資料員，剖門資料員填寫《圖紙資料發放領取登記表》。

　　7設計變更、工程聯系單管理規定

　　7.1設計變更、工程聯系單統一由部門資料員按設計變更、工程聯系單中所指定的部門及時分發并建立簽收記錄。

　　7.2設計變更、工程聯系單原件一律及時歸檔保存。

　　8工程資料的保管

　　8.1及時將收集的資料、圖紙等，整理分類、編寫目錄，裝訂成冊，在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。

　　8.2歸檔的資料要完整、系統、準確。

　　8.3資料按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

　　8.4做好資料的“防火、防盜、防潮、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。

　　8.5保存的工程資料每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理。

　　9聲像資料管理辦法

　　9.1工程施工聲像資料主要是指施工過程管理活動中直接形成的，具有保存價值的`照片、影片、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。

　　9.2公司應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。

　　9.3照片檔案要求

　　9.3.1技術要求

　　9.3.1.1建設工程聲像檔案歸檔內容是指整個工程建設過程，從原貌、施工到竣工驗收等一系列活動中，用照片、錄像等形式現場采集的有保持價值的工程聲像素材以及后期整理成果。

　　9.3.1.2錄制、拍攝的內容必須真實、準確、完整，與實際工程相符。

　　9.3.1.3應按照工程施工順序進行拍攝，保持畫面之間的有機聯系。

　　工程項目如果為多個單位工程，各單位工程的名稱必須標示清楚，各單位工程的內容應保持完整和連續。

　　工程照片必須是原版、原件，底片與正片相符，底片不得磨損、劃傷、有污漬，膠卷、相紙應選擇質地良好的產品。

　　（1）照片應當主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準確，無污染，被攝主體不能有明顯失真變形現象。

　　（2）照片規格為6英寸光面彩色照片，無需過塑，同時附照片對應的元數據光盤和文字說明。照片文字說明包括拍攝照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。

　　（3）數碼照片應當使用不低于800萬像素的數碼相機拍攝，圖像格式為JPEG格式，不能進行壓縮、修改、添加、合成、挖補等編輯處理（為提高畫面質量、增強畫面效果所做的技術后期處理除外）。手機拍攝、電腦合成的照片不能作為歸檔的照片。

　　9.3.2編制要求

　　9.3.2.1分類：同一工程項目內按照建設程序、問題等進行分類。

　　9.3.2.2排列：按照分類方案，結合時間和重要程度等進行排列。

　　9.3.2.3編號：照片號是固定和反映每張照片在整個工程項目照片中的代碼，同一個工程項目的照片應連續編號，從“1”開始按順序編號。

　　9.3.2.4入冊：應按照分類、排列順序將照片固定在芯頁上，組成照片冊。應使用國家規定的標準照片冊。

　　9.3.2.5說明：分單張照片說明和組合照片說明兩種。

　　（1）單張照片說明的格式：每張照片要對應填寫一張著錄卡片，采用橫寫格式，分段書寫。其格式如下：

　　照片號（底片號）：即照片的編號

　　參見號：由檔案保管單位填寫

　　題名：簡明概括、準確反映照片的基本內容

　　時間：用8位阿拉伯數字表示，如20111013

　　地點：工程所在地點

　　攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位

　　（2）每張照片要對應填寫一張著錄卡片，題名的正確書寫：工程名稱＋（棟、標段）十部位（詳細施工內容）

　　（3）組合照片說明的填寫：

　　一組（若干張）聯系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片總說明。

　　組合照片總說明應概括揭示該組照片所反映的主要信息內容及其他需要說明的事項。總說明中應指出所含照片的起止張號和數量。組合照片一般不宜越冊。

　　（4）照片冊卷內目錄

　　卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。

　　（5）照片冊脊背

　　卷盒封面無須填寫，照片夾脊背的“案卷號”欄留空。“題名”欄填寫業主和工程名稱，“年度”填寫移交時所屬年份，脊背要求用70g牛皮紙打印好后粘貼。

　　9.3.2.6裝具：使用符合GB/T 11821—1989/20xx標準的6英寸照片檔案冊。照片說明、卷內目錄、照片檔案冊脊背統一用黑白激光打印機打印。

　　9.4視頻檔案要求

　　9.4.1技術要求

　　9.4.1.1工程錄像檔案資料應當主題明確，主題明確、內容真實、連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩。專題片一般按整個項目時間順序制作。

　　（1）工程錄像檔案資料應當使用專業級別攝像機，配以合適穩固的腳架，記錄信號為數字方式，清晰度在2k（1920×1080像素）以上。

　　（2）錄像檔案資料應配有相應的文字說明，反映錄制時間、地點、內容、人物、背景及拍攝者。

　　9.4.1.2建設工程聲像檔案素材全部做完后，應填寫聲像檔案卷內目錄。

　　9.4.1.3錄像資料需剪輯，根據工程項目等級制作成工程簡介視頻短片或專題片，視頻短片配解說字幕、背景音樂，專題片還須人工配音。字幕、圖像畫面要同步準確。視頻短片或專題片輸出格式為高清格式，像素1920×1080，編碼格式為HD H、264 MPEG—4 AVC VIDEO或HD H264 QUICKTIME VIDEO，總比特率不能低于30mbps，幀速率每秒25幀或50幀。

工程檔案的管理制度2

　　1．總則

　　1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》的要求，特制定本制度。

　　1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。

　　1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。

　　2工程檔案管理制度

　　2.1檔案資料管理

　　2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。行政部集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

　　2.1.2工程建設中，各種技術資料交由行政部統一管理發放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。

　　2.1.3設備到貨后，由技術部匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（歸檔的發給施工單位的）統交行政部統一管理，造冊登記并建立收發明細帳。各單項工程總體驗收由技術部對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由技術部對竣工資料簽收合格后支付。

　　2.1.4購置技術資料、圖書、標準由行政部門統一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續。

　　2．2歸檔文件的質量規定

　　2.2.1凡合同、協議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）。

　　2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、設計修改通知單（含工程聯系單）等表格和數據均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復印件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

　　2.2.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

　　2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。2.2.5書寫規定

　　A）書寫字跡工整，圖樣清晰。

　　B）書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

　　C）文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發的有關規定。

　　3工程文件收發及管理規定

　　為加強工程文件收發管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

　　3.1工程文件接收

　　3.1.1各單位提供給技術部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由行政部統一接收；上級黨政主管機關所發的行政及黨務方面的文件也由行政部統一接收。

　　3.1.2技術部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的'工程文件，一律交行政部。

　　3.1.3設備文件，技術部匯同有關部門對設備開箱驗收后，及時將設備資料立卷歸檔；設備文件資料由行政部統一歸口發放給有關單位。

　　3.1.4技術部對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。

　　3.1.5登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數后，應按技術部領導審定的工程文件及時分發給有關單位和部門。

　　3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，并認真執行密級文件資料的借閱規定。

　　3.2工程文件資料發放

　　3.2.1分發外單位和部門的工程文件資料由行政部統一辦理。

　　3.2.2呈送上級單位的工程文件由技術部領導確定發放單位和數量。

　　3.2.3為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，并書面通知行政部；行政部按指定名單發放工程文件資料。4行政部門檔案管理職責

　　參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。并負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。

　　由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。

　　設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。

　　監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理文件。試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍

　　負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。

　　負責提交全部機組建設期間的工程聯系單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調試單位歸檔范圍。

　　負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設計單位歸檔范圍

　　負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單。

　　負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實執行竣工圖編制的有關規定。負責提交設計總結。

　　負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質量監督部門（質量監督中心站與質量監督站）監理部門歸檔范圍

　　負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：

　　對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件，行政部有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。

　　本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續：

　　6檔案、資料借閱制度

　　5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。

　　5.2借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經部門經理簽字同意即可。

　　5.3絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內容提供利用。

　　5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批準方能借閱。

　　5.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。

　　5.6借閱時間在兩周以內，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續借手續的，行政人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。并嚴格按經濟責任制考核辦法執行。

　　5.7凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調離手續。同時行政部如因工作需要有權將檔案、資料調回行政部。

工程檔案的管理制度3

　　一、目的

　　為規范公司的工程項目檔案管理，防范與掌控合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特訂立本規定。

　　二、工程項目檔案歸檔范圍

　　本規定所指工程項目檔案是指過去和現在，公司在工程項目的設計、實施、竣工等過程中形成的具有保管價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其緊要包含：中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，采購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術資料，緊要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

　　三、資料員及其職責

　　部門經理指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱、交接等工作。其緊要職責包含：

　　1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；

　　2、檔案材料的保管；

　　3、檔案材料的查借閱、催還；

　　4、項目結束后與綜合部相關負責人完成檔案資料的交接。

　　四、檔案的立卷、收集、整理

　　1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。

　　2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。

　　3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和適時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必需在檔案移交清單上進行登記。

　　4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

　　5、在檔案的次頁設“合同概要”“緊要事件備要”，緊要內容包含：合同標的價金，對方單位，聯系人，緊要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員搭配。

　　五、檔案的`管理

　　1、對工程項目檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按確定次序排列和存放。

　　2、每月對檔案進行一次清理。

　　3、清除不必需保管的材料。

　　4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。

　　六、檔案要求

　　1、文件必需為原件、正文，符合文件格式。

　　2、必需齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。

　　3、傳真件應復印一份歸檔。

　　七、檔案的保管

　　1、檔案管理人員應妥當保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

　　2、全部檔案應專柜存放，加鎖。

　　3、全部檔案不得任意查閱、變訂，不得置于公共場所。

　　八、檔案的查借閱

　　1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱登記表方可查閱。

　　2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經項目經理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

　　3、借閱人對所借之檔案必需妥當保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等等，不能任意亂放，以免遺失。

　　4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要適時追查，并報告項目經理適時處理。

　　九、有下列行為者，視情節輕重，予以違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

　　2、擅自向外界供應、抄摘檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、對檔案沒有適時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

　　5、未按手續借閱、外帶及越級借閱。

工程檔案的管理制度4

　　1、所有的工程設備檔案由工程組文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類檔案應按系統分類：強電、弱電、空調、機管，統一存放檔案盒并貼上標簽。

　　3、檔案及圖紙是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。需銷毀的資料應由總工程師及系統工程師組成鑒定小組研究后決定。

　　4、借閱檔案須經相應系統的工程師以上人員批準，文員登記并指定歸還日期，由文員按期追還，需續借的要重新登記。

　　二、維修檔案管理制度

　　1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統一管理。

　　2、設備維修檔案按強電、弱電、機管、空調、裝修分類。

　　3、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

　　4、文員根據返回工程組的維修單，當天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

　　5、文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

　　6、文員每月對維修檔案記錄表、維修單等進行整理，并分類歸檔。

　　7、維修檔案作為評估大廈設備運行情況的根據，應妥善保存。

　　保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由總工程師、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。

　　工程檔案的管理制度 4

　　為了更好的規范工程資料、文件、設計圖紙的保管、發放和使用，根據公司檔案資料及圖紙數量的實際情況，本著為工程服務的原則，合理利用檔案資源，達到施工、存檔兩不誤的目的，制定本細則。

　　一、收集范圍

　　從工程項目建議書始到工程竣工決算止所有與工程有關的，具有保存價值的文字、資料、圖紙、圖標、聲像各種載體的文件材料等。

　　二、工程資料、檔案的保管

　　1、認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》及公司的有關制度，嚴守公司檔案管理制度和保密守則，保護公司的合法權益。

　　2、及時將收集的文件、資料、圖紙等，整理分類，編寫目錄，裝訂成冊，在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。

　　3、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

　　4、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

　　5、做好檔案的.“防火、防盜、防潮、防蟲、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。

　　6、保存的工程檔案每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

　　三、工程資料、檔案借閱

　　1、有關單位查閱檔案，應出示單位證明及本人證件，檔案管理員要做好登記手續。

　　2、本單位職工查閱檔案，檔案管理員同樣要做好查閱登記手續。

　　3、檔案一般只供查閱，不予外借。如因工作需要確需外借，需經部門經理批準并約定歸還日期，由管理員按期追還，需續借的要重新登記，借閱人應做好外借檔案保管工作。

　　4、原件原則上不外借。

　　5、查閱、借用檔案，應保證檔案完好無損，嚴禁撕損、涂改、抽頁、沾污（包括劃線、畫圖等、檔案資料。

　　6、允許復印的檔案，應在登記時注明復印的名稱和份數。

　　四、施工圖紙的接收、登記

　　1、施工圖紙從設計院出圖審查后，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設計合同規定接收設計院分發的施工圖紙，準確核對后，按專業分類、編號，并將目錄輸入微機。

　　2、工程施工過程出現的變更文件等相關設計文件的內容必須先到檔案室登記備案，由檔案室登記發放。

　　五、施工圖紙的發放、借閱

　　1、招標代理公司所需圖紙，必須從檔案室按借閱程序借出，招標結束后，3日內送還檔案室，延期管理員要盡快督促還回。施工圖紙的發放由管理員按中標通知書通知有關單位領取。

　　2、施工單位等部門的圖紙接收人為公司負責人。 3、圖紙發放由資料室辦理發放手續，接收人核查無誤后進行簽字、領取。

　　4、對于已領取圖紙的施工單位，不得再向檔案室借閱該部分圖紙。

　　5、公司其他科室需在資料室借閱的圖紙，借用人在資料室進行借閱登記，由各自部門領導簽字認可，借閱時間最長不得超過七天。

　　6、檔案室存檔的圖紙原則上不予借出,特殊情況下如需借閱,經公司主管經理批準后,方可借閱。

　　7、圖紙變更單執行上述規定。

　　六、作廢圖紙的處置

　　對施工中由于變更等原因而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報主管領導審查，由主管領導發布變更通知，資料室通知各使用部門將舊圖紙交回資料室后，按領用程序重新領用新圖紙。回收的作廢圖紙，按有關規定進行處理。

　　七、工程竣工后

　　根據建設局檔案室及質檢站有關的要求，由檔案室對圖紙、資料進行整理、移交、備案。

　　八、相關記錄表式

　　1、收文登記表

　　2、發文登記表

　　3、借閱登記表

　　4、廢圖回收登記表

工程檔案的管理制度5

　　為做好工程檔案管理工作，保證工程檔案的完整、準確、系統和有效利用，特制定本制度。

　　一、工程檔案工作要與工程建設同步。

　　二、工程資料的編目必須完整，字跡清楚，內容真實，不修正涂改，不弄虛作假，并確保及時性、連貫性。

　　三、工程項目建設過程中，建設、監理、施工單位應在各自職責范圍內做好工程文件資料的形成積累、整理、歸檔、監理審查和保管工作。

　　四、各參建單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理工程檔案資料。

　　五、工程資料簽字要齊全，禁止他人代簽或一人多簽，禁止用不確定的語言或模棱兩可的語句進行定性評定。

　　六、做好工程聲像資料。參建單位應指定專人負責各自產生的照片、膠片、錄像等聲像材料的`收集，工程建設重要階段、重大事件事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

　　七、施工單位隨時檢查有關檔案材料的收集和整理情況，對于各階段各類檔案達不到要求的，要限期整改，整改后仍不合格的，施工單位不退還工程質量保證金。

　　八、按照《工程檔案管理條例》及相關規范和規定進行整理、立卷、歸檔。

工程檔案的管理制度6

　　一、總則

　　1、為了加強tq－04標段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發揮檔案在經營管理、施工生產中的作用，根據《江蘇省高速公路建設項目檔案管理規范》以及有關各類檔案管理的規定、規范、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設項目檔案的完整性、準確性、系統性，達到“建一流交通工程，創一流工程檔案”的目標。

　　2、檔案工作是企業管理、施工生產管理、技術管理的重要組成部分，各分部應根據分管業務內容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項工作做為考核本分部工作的一部分。

　　3、檔案管理體系與職責

　　經理負責檔案的全面工作，工程技術檔案，由項目總工主管。項目經理部誠懇接收通啟高速公路建設總指揮部的指導和檢查。

　　（一）主管經理

　　1、組織經理部、分部技術部門，貫徹執行本制度的各項規定，并負責監督檢查。

　　2、負責檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。

　　3、布置和檢查各項工作的同時要布置和檢查檔案文件材料的'形成和歸檔。

　　（二）檔案管理室

　　1、檔案管理室由工程部負責，貫徹執行本制度統一管理檔案。

　　2、負責檢查和協助各分部及有關資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。

　　3、對各分部檔案管理的質量好壞，給予獎勵和處罰。

　　4、參加建設項目竣工及重要設備開箱的文件材料驗收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。

　　5、工程技術檔案由項目總工負責，由工程部主任根據《公路工程竣工驗收辦法》或合同中規定要求進行收集組卷，移交通啟高速公路建設項目檔案室，并辦理移交手續。

　　（三）各分部

　　1、各分部接收檔案管理室的業務指導和檢查，在工作中接收主管領導和檔案管理室負責人的領導。

　　2、檔案管理員對接收的檔案進行分類，編號，登記，統計和日常必要的整理。

　　4、經理部、分部應加強對檔案工作的領導，由分部經理領導分管分部此項工作。并應將檔案工作納入工程計劃管理之中，納入施工管理及考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責，納入經濟責任制，建設項目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質量評定會，參加設備開箱、參加各單項驗收和工程項目總驗收。

　　二、文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交

　　1、高速公路建設項目文件材料要字跡清楚，圖畫整潔，簽署完備，文件材質優良，不得用易褪色的書面材料書寫、繪制。歸檔文件材料應為原始件。

　　2、做好施工記錄、檢驗試驗記錄、交工驗收記錄和各種表格匯總簽證施工組織設計、圖紙會審記錄，施工日志，變更設計報告，設計變更通知單，開工報告，施工技術總結等，按規定在工程竣工驗收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，由施工單位負責人審核簽字。

　　3、在職責范圍內做好與高速公路建設項目有關的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設項目文件材料歸檔范圍內及保管期限表》的要求將具有查考利用價值的各種形式與載體的文件均收集齊全。

　　4、高速公路建設項目形成的全部文件在歸檔前必須進行系統整理。其分類組卷做到科學合理，充分保持卷內文件有機聯系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設項目檔案、案卷質量標準》的要求，分類編號方法依據《江蘇省高速公路建設項目檔案分類編號表》執行。

　　5、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。

　　歸檔的案卷質量必須符合下列十條標準。

　　（1）、歸檔文件、齊全完整；

　　（2）、分類清楚，保持聯系；

　　（3）、題名確定，容易查找；

　　（4）、卷內排列，系統條理；

　　（5）、保管期限準確；

　　（6）、密級劃分恰當；

　　（7）、藍圖折疊，符合要求；

　　（8）、卷皮書寫，正楷整法；

　　（9）、案卷裝訂，整齊美觀；

　　（10）、聲像資料，清楚清晰。

　　6、在高速公路建設項目完成后三個月內將項目檔案文件向建設單位移交、歸檔。

　　7、向管理單位移交時應辦理檔案移交手續，明確檔案移交的內容，案卷數，圖紙份數，并有完備的清點、簽字等交接手續。

　　8、負責對全部工程歸檔文件的匯總整理，并根據江蘇省高速公路檔案分類編號體系完成案卷的編目工作。

　　附：1、工程檔案管理流程圖

　　2、工程檔案管理組織機構圖

工程檔案的管理制度7

　　1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類檔案應按系統：土建、強電、弱電、空調、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進行分類管理。

　　3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽。編制檔案目錄，內容應與檔案盒外標簽一致。

　　4、外單位交來圖紙由各系統工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統歸檔；圖紙有誤，則聯系交圖單位更正。

　　5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，用途不明的資料應交工程部經理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的資料應由工程部經理、主管及技術人員組成鑒定小組研究后決定。

　　6、借閱檔案需經相應系統的主管(工程師)以上人員批準，確定歸還日期，需續借的'要重新登記。

　　7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔、保存。

工程檔案的管理制度8

　　1、項目設兼職資料員，負責文件的接收、發放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發文登記。

　　2、部門使用的資料由各部門專人發放并負責保管；長期保管的文件應需交由資料員統一保管。

　　3、全部文件必需依照檔案管理及項目有關規定進行收集、發放、整理、編目和保管。

　　4、檔案、資料要保持乾凈，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

　　5、存檔資料必需為原件。

　　6、涉及到經濟方面的'設計更改其它形式的文件，必需向經營部門供應一份原件進行保管。

　　7、合同文件由經營部門掌控、保管和發放。

　　8、不得私自借閱或讓他人任意查看，不得任意攜帶外出。對檔案文件內容不得任意向外泄露。

　　9、對已歸檔的文件借閱時，必需辦借閱手續，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續。

　　10、作廢文件不統一收回，但應在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。

　　11、管理人員因工作調動或其他原因不在項目工作時，應有職能部門資料員收回其持有的全部文件。

　　12、工程竣工驗收后，項目應適時將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。

工程檔案的管理制度9

　　一、總則

　　第一條為了加強管理，完善文書檔案管理工作，使其更好地為公司的各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及省建設廳的有關規定，結合公司實際，在堅持集中統一管理的原則基礎上，特制定本辦法。

　　第二條文書檔案工作是企業管理工作的組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作，必須高度重視。

　　二、文書的管理

　　第三條文件的傳送和借閱

　　1、上下級及平行單位對我公司發、送、報的文件，統一由綜合辦公室編號、登記、簽批送閱意見。各部門收到的文件也要送綜合辦公室編號、登記。

　　2、傳閱的文件由文書負責傳遞，一般文件要在三天內傳閱完畢，急件要在一天內傳閱完畢。

　　3、凡領導批辦的文件，承辦單位和承辦人應按期辦理完畢，將辦理結果填寫后及時歸還。

　　4、因工作需要借閱的文件，辦理借閱手續后一周內歸還，閱文時不得在文件上涂抹、寫字、作標記。查閱有關秘密文件，必須經總經理審批，否則不外借。

　　三、檔案的管理

　　第四條由綜合辦公室設專人負責文件、資料的歸檔、管理及利用。

　　第五條文件、資料的歸檔范圍：上級文件、公司所發文件、業務報表、財務報表、原始憑證、各類合同、協議、預決算成果報告書、照片、圖像、聲像、證書、實物、公司人員外出考察、學習、開會的材料及其它有保存價值的資料。

　　第六條對接收的檔案資料，管理人員應及時進行加工、整理、選冊、分類、排架等科學化管理，統籌規劃，組織協調，統一建檔。

　　第七條按公司檔案形成規律編制總賬、分類目錄、底圖目錄和其它必須的檢索工具，加蓋檔案專用章。檔案分為短期（五年）、中期（十五年）、長期三種。

　　第八條各部門應積極協助檔案管理人員做好相關檔案的收集、整理工作，將簽訂項目的合同、協議書及成果報告書等資料交綜合辦公室檔案管理人員歸檔，任何部門或個人不得長期保存應歸檔材料，因拒絕交檔案給公司造成直接或間接經濟損失的，由所在部門或個人承擔相應責任。同時，各部門應建立項目檔案光盤管理制度，便于查閱。

　　第九條檔案管理應符合檔案保護技術要求，認真做好防盜、防火、防塵等預防工作。

　　第十條檔案管理人員職責：

　　1、樹立良好的職業道德，忠于職守，不斷提高專業知識及業務水平，認真負責的做好檔案管理工作。

　　2、積極主動的為公司各部門提供服務，充分實現檔案的實用價值，提高檔案的'利用率。

　　3、嚴格遵守保密制度及檔案管理有關規定，嚴格查（借）閱手續，提高警惕，嚴防檔案泄密或丟失。

　　四、檔案的形成與歸還時間

　　第十條文件材料的歸檔要求：

　　1、必須完整準確。

　　2、所用紙張必須符合國標、部標規定。

　　3、字跡工整、嚴禁草體、錯別字。

　　4、必須按一定的程序進行審批。

　　第十一條文件材料的歸檔時間：

　　1、當年的外來文件及公司制發文件，在該年底整理歸檔。

　　2、財務憑證材料，每年整理歸檔一次。

　　3、各類合同、協議、預、決算成果報告書，在合同執行結束后即整理歸檔。合同、協議、委托方提供的技術資料裝訂成冊；成果文件保存書面資料一套，電子版文件刻錄光盤一套，計算書手稿裝訂成冊，計算、校對、審核人員簽字齊全。

　　4、照片、圖像、聲像、證書、實物及中心人員外出考察、學習、開會帶回的材料應及時整理歸檔。

　　第十二條檔案借閱的規定：

　　1、凡公司員工均可借閱本人職責范圍內的檔案材料，如超越本人職責范圍，需經總經理批準。

　　2、查閱檔案必須登記，由分管綜合辦公室主任簽字，寫明要查閱的檔案卷號名稱及用途。

　　3、查檔人員與檔案員應對所查閱的檔案進行認真清點，當面核對，歸還時也應認真清點，發現破損或缺頁時，要落實責任，報告領導，及時處理。

　　4、查檔人需長期使用檔案時，需經總經理批準后，予以復印。

　　五、附則

　　第十二條本管理制度在執行過程中可根據公司發展的實際情況，通過股東會議予以修訂。

　　第十三條本管理制度自頒布之日起執行。

　　六、保密制度措施

　　第1條為保證本公司執業信譽，在公眾中樹立良好的職業形象，維護客戶和本公司的利益，根據《中華人民共和國保守國家秘密法》及國家有關法律、行政規章、部門規章、規范化文件，結合我公司實際情況，制定如下制度。

　　第2條本公司工程造價咨詢人員均應遵守執行本制度。

　　第3條工程造價咨詢項目的清查、核實、審計、估算階段完成以后，各工程造價咨詢成員的工作底稿、有關的數據資料，應無保留地交與報告復核人。報告復核人應將工程造價咨詢報告及咨詢業務中產生的所有原始資料整理后，交與項目負責人。工程造價咨詢報告及所有工作底稿經項目負責人審查后，再由報告復核人整理歸檔，未歸檔的資料及時銷毀。

　　第4條工程造價咨詢人員除非得到客戶的書面許可或依法律、法規要求公布的，不得將任何資料和情況提供或泄露給第三者。

　　第5條工程造價咨詢人員不得在公共場所和家屬、子女、親友及任何第三者面前談論與工程造價咨詢項目有關的情況。

　　第6條工程造價咨詢人員不得攜帶工程造價相關資料游覽、參觀、探親、訪友，不得在公共場所展示客戶資料。

　　第7條工程造價咨詢人員不得在不利于保密的地方存放和使用有關工程造價咨詢資料。

　　第8條工程造價咨詢人員不得泄露本公司的工作方針、經營原則、發展規劃及有關經濟活動和內部掌握的政策和策略。

　　第9條工程造價咨詢人員未經同意不得將未完成的工程造價咨詢工作帶回家作業。

　　第10條工程造價咨詢人員不得擅自將本公司工程造價咨詢依據資料外借。

　　第11條工程造價咨詢人員查閱有關的工程造價咨詢檔案，須經本公司業務負責人同意辦理相關手續后方可查閱。

　　第12條工程造價咨詢人員不得泄露本公司開發重要社會活動的情況。

　　第13條工程造價咨詢人員除非接受有關主管部門或協會檢查不得將本公司的造價管理制度、操作規范、工作底稿范本等科研成果提供或泄露給本公司以外的單位或個人；在與同行經驗交流，或向公開媒體投稿時應就披露的內容事先征得負責人書面同意，除工作需要，不得將上述資料私自帶出公司，不得擅自復制、抄錄。

工程檔案的管理制度10

　　為規范和加強公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產監督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。

　　1、安全生產檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

　　2、數據電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收和儲存的信息。

　　3、公司安全管理部負責公司安全生產檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產的檔案管理工作進行監督、檢查。負責根據公司的相關規定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統計等相關規章制度。負責公司各類安全生產記錄的分類、編號和備案工作。

　　4、各部門分別負責本部門職責范圍內的安全生產檔案（臺賬）管理工作。統一使用公司制定的格式進行安全生產記錄。

　　5、各項目部負責本項目部安全生產檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產管理活動中形成的各類記錄。

　　6、各項目部的安全生產管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產管理體系文件》及相關制度履行相應職責。

　　7、安全生產委員會或安全生產領導小組人員名單及變動記錄。

　　8、安全生產組織機構、安全生產管理網絡圖等。

　　9、安全生產責任制度、安全生產管理制度（云南省安全生產條例規定的11項制度必須建檔）等文件。

　　10、與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規程和使用規程。

　　11、上級有關安全生產監督管理部門制定和下發的`制度性文件、通知、通報等。

　　12、安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關資格證書）。

　　13、年度安全生產工作總結和計劃、階段性專項安全生產工作總結。

　　14、安全生產責任書、安全生產責任目標分解、執行、考核記錄。

　　15、安全生產教育培訓臺賬包括以下方面內容：

　　16、安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業人員教育）、學習、活動資料；

　　17、危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；

　　18、根據安全生產工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；

　　19、重大危險源的檢測、評估、監控報告或記錄；

　　20、針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發生的事故特征、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內容；

　　21、重大危險源監督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯系人、聯系方式；

　　22、職業健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業衛生培訓證明（復印件）；

　　23、職業健康管理制度，職業病防治法律、法規、規范、標準、文件；

　　24、年度職業健康計劃和實施方案，個人防護用品發放（使用）記錄，職業健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝像資料）等；

　　25、用人單位職業監護檔案，職工個人職業健康監護檔案，接觸職業危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業健康檢查表），職業病人登記表，職業病人診斷證明等；（如果有）

　　26、相關方單位資質及簽訂的安全協議（合同）、安全告知等；

　　27、相關方特種作業人員資質證明（復印件）；

　　28、外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；

　　29、專業安全檢查、季節性檢查、重大節假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；

　　30、專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　31、日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　32、隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；

　　33、重大事故隱患治理方案，包括以下內容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務、采取的方法及措施、經費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業技術人員（或專家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；

　　34、其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。

　　35、生產安全事故管理檔案包括以下方面內容：

　　36、按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。

　　37、安全工作費用投入過程中相關票據復印件等。

　　38、《安全生產、職業健康及消防工作責任書》規定的其它臺賬。

　　39、法律法規規定的其他需要記錄、建立臺賬的內容。能夠證明安全生產過程管理的其他記錄資料等。

　　40、安全生產檔案（臺賬）紙質文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認手續完備；

　　41、各項目部要求確定專人負責安全生產檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；

　　42、各項目部安全生產檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產檔案（臺賬）裝訂成冊；

　　43、檔案（臺賬）以數據電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。

　　44、各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產記錄（記錄管理人由單位、各部門根據崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；

　　45、記錄的填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應說明理由，并將該項用雙斜杠劃去；

　　46、各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；

　　47、記錄填寫應與運行活動同步進行，不得后補或編造。

　　48、各部門負責本部門的運行記錄的發放；記錄發放范圍僅限公司范圍內；記錄發放部門應填“發文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。

　　49、記錄表格需經部門負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關部門記錄管理人負責登記發放。

　　50、各部門的記錄需借閱或復制者要經相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。

　　51、記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負責人審核，經安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數量等信息。

　　52、對于保存期限內需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。

　　53、各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據記錄的類型整理、標識，便于查閱并可追溯相關活動。

　　54、記錄應存放于通風、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。

　　55、文書檔案保管期限按照公司相關文件管理規定或《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》要求的《文書檔案保管期限表》執行。

　　56、公司安委辦對各項目部安全生產檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。

　　57、按照公司《安全生產、職業健康及消防工作責任書》涉及安全生產檔案、臺賬、記錄管理工作的內容進行檢查考核。

工程檔案的管理制度11

　　一、收集范圍

　　從項目建議書到項目竣工決算，所有與項目有關的具有保存價值的文字、資料、圖紙、圖標、聲像文件和資料。

　　二、工程資料、檔案的保管

　　1、認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》及公司的有關制度，嚴守公司檔案管理制度和保密守則，保護公司的合法權益。

　　2.對收集的文件、資料、圖紙等進行整理和分類。及時把目錄編好，裝訂成冊。在保管過程中，嚴格遵守接收、查閱、借閱、歸還檔案的登記制度。

　　3、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

　　4.文件應分類存放，并在相應的文件盒上貼上標簽。

　　5、做好檔案的'“防火、防盜、防潮、防蟲、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。

　　6、保存的工程檔案每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

　　三、工程資料、檔案借閱

　　1、有關單位查閱檔案，應出示單位證明及本人證件，檔案管理員要做好登記手續。

　　2、本單位職工查閱檔案，檔案管理員同樣要做好查閱登記手續。

　　3、檔案一般僅供參考，不允許外借。因工作需要確需借閱的，應經部門經理批準并約定歸還日期，管理員應按期歸還。如需續貸，應重新登記，借款人應妥善保管貸款檔案。

　　4、原件原則上不外借。

　　5、查閱和借閱檔案時，應保證檔案的完好，嚴禁撕毀、涂改、摘抄書頁、污損(包括標記、繪制)等。，檔案。

　　6、允許復印的檔案，應在登記時注明復印的名稱和份數。

　　四、施工圖紙的接收、登記

　　1、施工圖紙從設計院出圖審查后，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設計合同規定接收設計院分發的施工圖紙，準確核對后，按專業分類、編號，并將目錄輸入微機。 2、工程施工過程出現的變更文件等相關設計文件的內容必須先到檔案室登記備案，由檔案室登記發放。

　　五、施工圖紙的發放、借閱。

　　2、建設單位及其他部門的圖紙接收人為公司負責人。

　　3、圖紙發放由資料室辦理發放手續，接收人核查無誤后進行簽字、領取。

　　4、對于已經收到圖紙的施工單位，不允許從檔案室借閱這部分圖紙。

　　5.需要公司其他部門在資料室借閱的圖紙，由借閱者在資料室登記，并由各自部門領導簽字批準。最長借閱時間不得超過七天。

　　6、檔案室存檔的圖紙原則上不予借出，特殊情況下如需借閱，經公司主管經理批準后，方可借閱。 7、圖紙變更單執行上述規定。

　　六、作廢圖紙的處置

　　對于施工中因變更而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報主管領導審核，主管領導簽發變更通知單。資料室將通知各使用部門將舊圖紙歸還資料室，然后按照收集程序重新使用新圖紙。回收的無效圖紙按相關規定處理。

　　七、工程竣工后，根據建設局檔案室及質檢站有關的要求，由檔案室對圖紙、資料進行整理、移交、備案。

　　八、相關記錄表式

　　1、收文登記表

　　2、發文登記表

　　3、借閱登記表

　　4、廢圖回收登記表

工程檔案的管理制度12

　　第一節行政檔案管理制度

　　一、文件檔案工作用辦公室總負責，各部門協助管理。

　　二、文件檔案的處理

　　（一）各類公文材料收文由辦公室統一處理。辦公室由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、付閱、分辦、催辦、收集、立卷等工作。

　　（二）各類文件檔案得整理、利用、統計、保護工作由辦公室統一負責，以確保檔案的完整及價值的發揮。

　　（三）政府部門下發的蓋紅章的文件正本必須交辦公室存檔。

　　（四）各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等編號、分類登記造冊，交辦公室統一保管。

　　（五）各部門的各類專業檔案，如工程技術檔案、財務檔案、人事檔案等由各部門自行管理。各部門應在立檔后，將總目錄及卷內目錄交辦公室一份，以便查閱、利用。

　　（六）各類文件檔案要妥善保管，任何人不得擅自攜帶機要文件回家或去公共場所，避免泄露、丟失等不安全事故發生。

　　一、各部門上報的行文，要按照公司統一規定的'格式執行，具體詳見《關于行文程序的管理規定》。

　　二、各類公文辦理程序

　　（一）一般下級報上級部門的請示類文件，應在三天之內回復，緊急文件應當天回復。

　　（二）上級對下級的指示類文件，應按指示精神在規定的期限內辦理，處理結果及時向有關領導匯報。

　　第二節工程技術檔案管理制度

　　一、工程技術檔案管理由工程檔案管理小組負責實施。

　　二、管理機構及職能

　　（一）組織機構：

　　1、北京東麗溫泉房地產開發有限公司成立以總工程師為首的工程檔案管理小組，該管理小組由下列人員組成：

　　組長：總工程師

　　組員：開發部、經管部、工程部、材料設備部的經理及各部門指定的檔案員。

　　2、參與本項工程的其它公司均要指定專人分管檔案工作，并建立相應的檔案機構和管理制度，配備能勝任的檔案工作人員，以保證高質量地管理好本項工程的檔案材料。

　　（二）職能

　　1、總工程師負責整個工程的檔案管理工作，組織制定本項工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件，組織審查、接收各單位編制的檔案文件。在檢查匯總后由有關部門向城建檔案館移交。

　　2、勘測設計單位應做好工程項目的勘測、設計文件的收集整理工作，并按要求向建設單位工程部移交檔案。

　　3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內的施工技術文件和竣工圖，匯總后經監理單位審核合格后移交建設單位工程部。

　　4、監理單位負責工程監理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設單位工程部，并負責審核施工單位的竣工文件。

　　三、管理內容與要求

　　（一）歸檔辦法：

　　（二）管理要求：

　　（三）竣工圖的編制：

　　（四）歸檔范圍、收集保管單位、保存期限（見附表）（五）工程檔案使用：

　　（六）匯總上報：

工程檔案的管理制度13

　　第一節目的

　　為了規范工程文件資料管理，明確工程中有關文件資料的范圍、接收、分發、回收、存檔的具體工作程序，劃分各部門的職責，確保各有關方均能及時獲得，順利進行工作，以利工程建設和竣工移交，特制定本資料管理制度。第二節適用范圍

　　本管理制度適用于房地產開發項目的全過程（前期、中期、后期）。

　　第二節職責

　　1.負責本部門文件和工程圖紙的歸檔管理。

　　2.負責項目施工組織設計、施工方案、環境控制措施等文件的初審、監督實施及相關文件的歸檔管理。

　　3.負責項目施工的收集、積累、完整、準確的掌握，負責項目施工過程中竣工資料的收集和整理。

　　4、管理工程文件的領用、回收、整理、移交文件。

　　5、負責施工單位、監理公司、質檢單位等的相關工程文件，進行回復、收集、歸檔。

　　6、負責本公司總工辦、施工單位等相關部門文件資料的收集、傳遞、回復、歸檔。

　　第三節管理內容及要求

　　一、文件資料的接收、分發

　　1、對施工方、監理方、總工辦等相關單位或部門發送至我部門的文件資料進行整理、分類、歸檔。

　　2、將整理完畢的圖紙資料，經有關主管領導批準后按規定的份數分發至相關單位，并做好發放記錄。二、標識、版本更新、設計變更

　　1、設計及材料、設備文件均應在每張圖上做明顯狀態標識，以確認是否為有效版本。

　　2、名稱相同的改版文件，如是整卷冊（整袋）改版的則在圖紙袋上加注版次，如是對前版文件某一張（某幾張、某一部分）進行改版的，要在文件袋上清楚的注明將前卷冊文件哪一張（哪幾張，哪一部分）作廢更換。

　　3.工程部對發給工程部的設計變更通知進行分類、編號和登記。原始文件應按相關要求歸檔并發放到相關單位，并保存收發記錄。

　　三、圖紙資料的補遺和索賠

　　1、圖紙資料如遇交付清單不符或短缺，難以辯認等問題時，工程部應立即通知總工辦，由總工辦函告設計方限期補齊和更換。

　　2、如圖紙資料末按合同日期提供，工程部應及時上報公司相關部門，督促落實。

　　四、圖紙不符的處理

　　1、收到圖紙資料，如果認為該圖紙資料與工程項目不符不能執行應注明原因，及時將圖紙資料送還總工辦。

　　2.如果問題涉及甲方提供的材料和設備的制造商..工程部及時督促總工辦材料采購人員協調解決，并負責聯系材料設備廠家處理。

　　五、對單位、分部（分項）工程的`有關要求

　　1.工程部所有文件按單位工程或分部(子項目)工程進行分類，并在項目施工組織過程中不斷補充和完善。單位分部(分項)工程竣工驗收，應在分部試運前編制，并作為竣工試運的必要條件，凡不符合要求的不予驗收。

　　2、文件應齊全、規范、完整、符合要求，歸檔文件資料要字跡清晰，圖面整潔。編制文件資料應使用微機打印或黑墨水或藍黑墨水書寫。

　　3、完成后移交給相關單位和部門。竣工資料的編制、整理、審查、移交和驗收，有關人員合格，檔案管理人員逐項檢查。所有資料合格后，由工程部保管，歸檔文件應為原件。

　　六、施工、調試文件的審查。

　　當施工方、調試方的施工專業文件資料、資質文件資料及工程合約等準備就緒時，應由施工方、調試方單位負責人或法人代表審核、蓋章（簽字）確定，資料文件上報交監理方審核、確定后交工程部審核備案。

　　七、工程文件資料的借閱、復印

　　1、工程文件資料需要借閱時，應由借閱人填寫《工程文件資料借閱申請單》，經借閱人所屬部門或單位負責人核準，簽字確認，工程文件資料借閱“即借即還”不得將文件資料帶至文件資料借閱指定區域之外。

　　2、工程文件資料原則上不允許復印，因工程需要必須復印時，由當事人填寫《工程文件資料復印申請單》經借閱人所屬部門或單位負責人核準，簽字確認，方可復印。復印件按照受控文件控制要求執行。

　　八、工程技術檔案資料編制要求

　　1、工程技術資料主要劃分為五類：

　　①工程質量保證資料；

　　②工程分部分項（觀感質量評定）評定資料；

　　③工程技術資料；

　　④施工管理資料；

　　⑤竣工資料（竣工圖）。

　　2、工程技術資料的編制，應隨施工進度反映工程質量。新工藝的實施，新結構的試驗，地基檢測，現場安全，文明施工，工程相關的照片，音像資料，能夠反映工程的實施情況。資料應按有關規定裝訂，每冊資料應有名稱、目錄、頁碼、說明，以便查找核實。凡引用復印資料必須有復印時間，日期，復印人簽字，復印單位的公章，并注明原件存放的位置和索引。

　　3.工程技術資料的編制過程:工程技術資料應采用全國統一的格式和形式。

　　對于工程質量保證資料、工程分部分項評定資料和工程技術資料，施工單位應先按有關規定編制和填寫，然后報監理單位審核。根據現場實際情況，由監理公司審核確認相關資料，然后由監理公司向建設單位工程部申報。施工單位對監理單位上報的工程技術資料進一步審核，按資料類型交相關負責人，包括綜合辦公室(材料部、造價部)專業工程師審核簽字，并存檔備查，再回復監理單位。施工單位不需要確認的工程資料，可由工程部歸檔后歸還。

　　施工管理資料和工程竣工資料由施工單位向監理單位申報，經監理單位審核后，報施工單位審核、歸檔并移交社會檔案管理中心。

　　4、工程技術資料應隨施工進度同步收集、整理、整編，應做到齊全、準確、真實、可信，不得弄虛作假，對確認歸檔的資料，不得涂改、刪除、更換，工程資料由工程部專人負責。

　　九、工程部檔案資料入檔序目

　　1、工程招投標資料

　　a、招標文件；

　　b、招標答疑；

　　c、標外文件；

　　d、商務標；

　　e、技術標；

　　f、中標通知書

　　2、工程竣工資料由施工單位按當地檔案部門規定順序整理。如：前期資料及設計變更圖紙會審記錄（原件）、各種檢驗實驗資料、分部分項自檢資料、竣工驗收資料、竣工驗收備案表（原件）等。

　　3、竣工圖（有竣工圖章內容齊全）